W niewielkich projektach wszyscy członkowie zespołu dobrze się znają, a niejasności można wyjaśnić, rysując rozwiązanie na kartce A4. W projekcie na wielką skalę, a takim jest wdrożenie systemu Oracle w Telekomunikacji Polskiej, niezbędne są już intranetowe serwisy umożliwiające współpracę poszczególnych zespołów projektowych, elektroniczne repozytoria dokumentów i zaawansowana metodologia wdrożenia. Jeśli dodamy do tego, że projekt toczy się w trzech językach, angażując ponad tysiąc osób, to łatwo już zrozumieć, dlaczego czasem ciężko się połapać, kto właściwie czym się zajmuje.

Wdrożenie Oracle E-Business Suite w Telekomunikacji Polskiej to część globalnego projektu grupy France Telecom nazwanego New Convergence (convergence można przetłumaczyć jako "zbliżanie" lub "upodabnianie"). Celem projektu jest wprowadzenie we wszystkich firmach należących do grupy FT jednolitych zasad działania, opartych na najlepszych praktykach wypracowanych przez poszczególne firmy. Wdrożenie systemu Oracle w TP jest wdrożeniem pilotażowym. To właśnie w Polsce zostanie po raz pierwszy wdrożona dostosowana do potrzeb grupy France Telecom wersja aplikacji Oracle, z której będą korzystać pozostałe spółki grupy zlokalizowane na pięciu kontynentach. Również w Polsce powstanie modelowa struktura organizacyjna, w której wszystkie operacje finansowo-księgowe wykonywane są przez centrum usług wspólnych (shared service centre). W Polsce jest to Centrum Operacji Księgowych zlokalizowane w Lublinie, powstające równolegle z wdrażaniem nowego systemu.

Tyle tła korporacyjnego. Reszta to zmaganie się z wprowadzeniem w życie setek zagadnień i pomysłów zaszytych w aplikacjach Oracle E-Business Suite w jednej z największych polskich firm.

Metodologia, struktura i Internet

W Grupie TP pracuje ok. 30 tys. pracowników, a w całej grupie France Telecom ok. 80 tys. W projekt wdrożenia Oracle E-Business Suite zaangażowanych jest ponad tysiąc osób. Zarządzanie wdrożeniem na taką skalę wymaga zupełnie innych metod zarządzania projektem niż typowe wdrożenie systemu ERP. W przypadku wielkich projektów działanie ad hoc, bez odpowiedniej metodologii, jest prostą drogą do porażki.

Zarządzanie tym projektem nie byłoby w ogóle możliwe bez wykorzystania specjalistycznego oprogramowania. Korzystamy z rozmaitych narzędzi, m.in. pakietu Microsoft Project i serwisów intranetowych obsługujących najważniejsze podprojekty. Serwisy intranetowe są repozytoriami dokumentów i skarbnicami wiedzy o życiu projektu. Jednym z najpopularniejszych serwisów jest tzw. mordownik, czyli lista kontaktowa osób pracujących w projekcie połączona z galerią ich zdjęć.

Całym projektem New Convergence zarządza zespół posiadający swą siedzibę w Paryżu, któremu w tym zakresie podlega kierownictwo TP, któremu z kolei podlega lokalny szef projektu. Wszystkie osoby pracujące w ramach projektu w Polsce podzielone są na cztery zespoły. Zespół Process & Applications (proces i aplikacje) odpowiedzialny jest za stworzenie zestawu kompletnych procesów biznesowych, które zostaną odzwierciedlone w systemie ERP. Zespół Development & Infrastructure ma dostarczyć rozwiązania informatyczne, czyli dostosować aplikację zgodnie z przyjętymi przez P&A rozwiązaniami procesowymi. Departament Zarządzania Zmianami ERP czuwa nad poprawnym przebiegiem radykalnych zmian oraz koordynacją kluczowych podprojektów związanych z wdrożeniem systemu Oracle, a poza tym zajmuje się komunikacją w projekcie i szkoleniami. Zespół Centrum Operacji Księgowych w Lublinie, czyli przyszły główny użytkownik systemu, zajmuje się weryfikacją i testowaniem wdrażanych rozwiązań.

Na styku dwóch kultur

Ponieważ projekt w TP jest projektem pilotażowym dla całej grupy FT, uczestniczą w nim liczne zespoły francuskie. Językiem projektu jest język angielski, ale znajomość francuskiego wydatnie pomaga, szczególnie w dogłębnym zrozumieniu francuskiego podejścia do zarządzania projektami. Francuzi pracują dużo i intensywnie, jednak często zajmują się kilkoma wariantami rozwiązania jednocześnie. Nie jest to ten sam styl pracy, jaki przyjął się w Polsce. Często dochodzi na tym tle do nieporozumień i zabawnych sytuacji. Jeśli jakieś zagadnienie ma dwa możliwe warianty rozwiązania i wokół nich buduje się strategię działań, Francuzi potrafią odrzucić obydwa i znaleźć trzeci, zupełnie różny od wcześniej rozważanych. Cóż, taka jest specyfika pracy w środowisku międzynarodowym. Podejrzewam, że strona francuska też mogłaby coś ciekawego na temat polskiego stylu pracy powiedzieć...

Nie zawsze różowo...

Zmiana przeprowadzana na dużą skalę w ogromnej organizacji nie może być łatwa. W TP nieoczekiwane przeszkody na drodze zmian organizacyjnych można napotkać w miejscach niespotykanych dla mniejszych firm. Ze względu na skalę przedsięwzięcia i fakt, iż każdy z dyrektorów pionów odpowiada za poprawne zrealizowanie zadań podległej mu struktury, naturalną rzeczą jest powstawanie tarć na styku pionów z innymi dużymi strukturami. Obecnie w TP równolegle z projektem wdrożenia systemu informatycznego toczy się projekt modyfikacji struktury zarządzania, mający na celu m.in. usprawnienie zarządzania firmą.

We wdrożeniu systemu Oracle, podobnie jak we wdrożeniu każdego innego systemu ERP, biorą udział przedstawiciele wszystkich departamentów i pionów, bo w końcu to oni będą użytkownikami i beneficjentami wdrażanych rozwiązań. I tu również okazuje się, że zaangażowanie całej organizacji w aktywne prace wdrożeniowe wymaga od zespołu wdrożeniowego bardzo dużo energii. Innym, często pojawiającym się problemem "projektowej rzeczywistości", jest zmaganie się z aktualnością dokumentów i zarządzanie ich wersjami.

... ale za to ciekawie

Różnorodność i zmienność, jaką oferuje praca w projekcie wdrożenia na tak wielką skalę, daje unikalne możliwości pracy w złożonym środowisku. Wszystko dzieje się w zawrotnym tempie i nieraz ciężko połapać się, kto czym się zajmuje. Wysiadają sprawdzone w mniejszej skali rozwiązania zarządzania projektami - taki projekt można porównać do budowy Airbusa A380, może tylko efekt prac nie będzie tak spektakularny. No, a jeśli coś poleci, to najwyżej stołki mało skutecznych menedżerów.

Paweł Mamcarz jest koordynatorem podprojektów w projekcie New Convergence w Departamencie Zarządzania Zmianami ERP w Telekomunikacji Polskiej.