Czy po peanach na cześć WINDOWS i absolutnym zachwycie nad MS-EXCELem nasze odczucia na temat MS-WORD for Windows będą podobne? To było pierwsze i podstawowe pytanie nurtujące nas od paru tygodni. Odpowiedzi prosimy szukać na końcu tego artykułu.

PolWin 1.2

Już w trakcie testowania MS EXCEL-a otrzymaliśmy nową wersję programu do uzyskiwania polskich liter w Windows 3.0 - PolWin firmy MSP. Przypominamy, że PolWin pozwala otrzymywać polskie znaki (kilka krojów) na ekranie (CGA, Hercules, EGA, VGA) i na wydruku (drukarki igłowe i laserowe). Wersja 1.2 różni się od wcześniejszej przede wszystkim możliwością wyboru układu klawiatury. Mamy dwie klawiatury, maszyny do pisania według normy PN 79 i programisty. Stosując klawiaturę programisty, polskie znaki uzyskujemy z „martwym" klawiszem. Jest to klawisz „folki", umieszczony w lewym górnym rogu klawiatury. Najczęściej używany do tego celu klawisz ALT jest wykorzystywany przez Windows. Po zainstalowaniu PolWinu polskie znaki będą się pojawiać w Windows 30 i we wszystkich aplikacjach pracujących w tym środowisku wykorzystujących jego zasoby liternicze. Dłuższa, lepiej opracowana jest ulotka informacyjna zawierająca również rysunki klawiatur i odpowiedzi jak rozwiązać niektóre problemy mogące się pojawić przy instalacji i pracy z PolWinem. Poza tym w wersji 1.2 poprawiono procedury generowania polskich liter w MS-Windows. Dzięki PolWinowi również w Word for Windows piszemy po polsku.

To jest to!

Tak zaczyna się opis reklamowy na opakowaniu MS WORD-a for Windows, dużo większym od dotychczasowych pudełek z produktami Micro-softu. Dlaczego? Może dla przyciągnięcia uwagi? Podręczniki też są większe. A jest ich sporo:

• Installation Guide - krótka instrukcja instalacyjna

• User's Reference - wszystko oWORD-ie

• Pocket Guide - poradnik kieszonkowy

• Sampler - zawiera opisy załączonych przykładowych dokumentów i wzorców (tzw. templates)

• Getting Right to Word - czyli jak korzystać w WORD-ie z tekstów opracowanych za pomocą innego edytora

• Printer Guide - poradnik drukarek.

Jeżeli nie wspomnieliśmy o .tym wcześniej, pragniemy zaznaczyć, że MS-WORD for Windows to kolejny program przeznaczony dla środowiska okienek, tym razem jest to procesor tekstów. Na miejsca

Po sprawdzeniu, czy nasz sprzęt spełnia wymogi producenta, tzn. czy mamy MS-Windows, 1-2 MB pamięci operacyjnej RAM i minimum 3,2 MB wolnego miejsca na twardym dysku, przystąpiliśmy do instalacji. Po pierwsze, okazało się, że dyskietki instalacyjne wcale nie muszą być w napędzie A. My mieliśmy je w B. Dodatkowo producent w pakiecie umieszcza dyskietki instalacyjne 3,5-calowe 1,44 MB i 5,25-calowe 1,2 MB. Jest to duże ułatwienie. Po drugie, instalacja nie wymaga uruchomienia programu Windows. Odbywa się pod DOS-em. Po trzecie, dyskietki należy wkładać, zgodnie z nazwami podawanymi przez program instalacyjny SETUP, np. „Setup", „Conversions", „Utilities", „Learning/ Writing Aids", a nie numeracją.

W trakcie instalacji należy określić dwie dodatkowe opcje: - czy potrzebna będzie translacja dokumentów przygotowanych za pomocą innych edytorów - program SETUP wyświetli listę zawierającą m.in. nazwy WordStar, WordPerfect, MS-Word for DOS, DisplayWrite. W przypadku odpowiedzi twierdzącej do MS-WORD-a zostaną dołączone odpowiednie procedury;

- czy potrzebne będą filtry grafiki importowanej ze zbiorów o formacie: PCX, TIFF, CGM, AutoCAD ADI, HPGL, Lotus Graphics PIC, itd. Należy pamiętać, że filtry zajmują miejsce w pamięci..

Gotowi

Według podręcznika wystarczy wywołać program WINWORD w katalogu programu (proponowana przez SETUP nazwa tego katalogu to także WINWORD), by pojawiło się okienko z MS-WORD. Niepotrzebne jest wywołanie MS-Windows. Mało tego. Zakończenie MS-WORD-a powoduje przejście do MS-Windows. My postanowiliśmy działać zgodnie z wcześniej przyjętymi zasadami. W okienku PROGRAM MANAGER-a MS-Windcws utworzyliśmy nową grupę Word 1.1. Następnie w tej grupie utworzyliśmy dwa obiekty: Word 1.4 wywołujący MS-WORD oraz Word Tutorial wywołujący podprogram edukacyjny MS-WORD-a (tys. 1).

Start

Przed wywołaniem MS-WORD-a sprawdziliśmy, który z podręczników najlepiej nadaje się na przewodnika dla początkującego użytkownika. Polecamy „Pocket Guide". Krótkie zwięzłe opisy sprawiają, że pierwsze kroki nie zniechęcają do korzystania z tego programu. Dlaczego mówimy o zniechęceniu? Dlatego, że ten program ma tyle możliwości i nowinek w stosunku do innych edytorów, że trudno je od razu ogarnąć. Ponadto gorąco polecamy rozpocząć naukę od podprogramu edukacyjnego, tzw. tutorial. Łagodnie wprowadza w rozliczne opcje MS-WORD-a.

Po wywołaniu MS-WORD-a na ekranie pojawia się okienko o wyglądzie jak na rys.2, oczywiście bez wierszyka. W pierwszym wierszu wyświetlana jest nazwa bieżącego dokumentu. W drugim pojawia się MENU głównych funkcji MS-WORD-a. W trzecim znajduje się „tasiemka" (ang. ribbon), której ikony mają wpływ na formatowanie czcionki wybranego fragmentu tekstu. Przewidziane opcje to: krój czcionki (ang. Font), gęstość zapisu (Pts), wytłuszczenie (Bold), kursywa (Italics), małe duże litery (K -smali capitals), ciągłe podkreślenie (U - continuous underline), podkreślenie wyrazów (W - word underline), podwójne podkreślenie (D - do-uble underline), małe literki górne

(+ - superscript) i dolne (= - sub-script), pokazanie wszystkiego (* -show all).

W czwartym wierszu widać tzw. linijkę łącznie z ikonami decydującymi o formacie paragrafów wybranego fragmentu tekstu. Są to opcje: stylu, równania do lewego (skład w chorągiewkę) i prawego marginesu strony tekstu, środkowanie, justowania, odstępu między liniami (interlinia), odstępu między paragrafami, tzw. tab stopów, wcięć tekstu. Sama linijka jest w centymetrach i pokazuje, gdzie są tzw. tabsy (punkty tabulacji), lewą i prawą indentację.

U dołu okienka znajduje się tzw. status bar, czyli wiersz z następującą informacją: numer strony na wydruku, numer sekcji, numer strony i liczba stron, pozycja kursora, numer linii i kolumny oraz dodatkowe wskaźniki.

Wzorce

Tworzenie nowego dokumentu komendą FILE NEW rozpoczyna się od określenia wzorca tego dokumentu. Wzorce znacznie ułatwiają redago- wanie dokumentu. Firma Microsoft załącza kilkanaście wzorców, które można wykorzystać do projektowania własnych. Rozróżniane są następujące typy dokumentów: notatki, listy, raporty, firmówki, broszurki, artykuły, dokumenty prawne, teksty techniczne. Przerabianie dostarczonych wzorców jest dokładnie opisane w książeczce „Sampler - Example Documents and Templates". Np. wzorzec notatki ma zakodowane wstawianie nazwiska właściciela programu jako autora notatki, pyta o adresatów i wstawia ich nazwiska w odpowiednie miejsce oraz podstawia bieżącą datę jako datę dokumentu (rys.3). Po dostosowaniu tego wzorca do naszych potrzeb otrzymaliśmy notatkę, jak na rys.4.

Pola

Na rys. 3 część tekstu podana jest w nawiasach. Są to tzw. pola dopuszczające wstawianie informacji do dokumentu. Nowe pole wstawiane jest do dokumentu za pomocą funkcji IN-SERT FIELD, zaś funkcja VIEWFIELD CODES przełącza wyświetlanie kodów pól (rys.3) lub wyników (rys.4). W książeczce „Pocket Guide" podana jest pełna lista pól dostępnych w MS-WORD. Formatowanie

Są cztery etapy formatowania tekstu lub jego fragmentu. Pierwszy polega na określeniu rodzaju i typu czcionki, drugi na określeniu wyglądu paragrafu. Trzeci odnosi się do kontroli wyglądu strony wydruku sekcji, czwarty do wyglądu strony całego dokumentu. Sekcja to fragment dokumentu, dla którego określamy inne parametry wyglądu strony. W opcjach sekcji znajduje się podział strony na kolumny.

Styl

Styl to sposób na zarejestrowanie zbioru formatów czcionek i paragrafów. Po nadaniu mu nazwy, styl można wielokrotnie wykorzystywać w różnych dokumentach, by uzyskiwać ten sam format tekstu. Przykładowe style to:

Normal -Tms Rmn 10 point, Flush left;

Heading 1 - Normal + Font: 12 point Helv Bold, Underline;

Space before: 12 point, Next style, Normal.

Skorowidz

Inną bardzo wygodną opcją MS-WORD-a jest skorowidz (ang. glossary). Jest to lista nazw, pod którymi kryją się teksty lub rysunki często przez nas używane. W ten sposób unikamy wielokrotnego wypisywania tej samej treści. Funkcja EDIT GLOSSARY z opcją DEFINE służy do definiowania lub zmiany każdej pozycji skorowidza, zaś z opcją INSERT - do wstawienia pozycji do dokumentu.

Indeks

Z kolei indeks to lista tematów zawartych w dokumencie wraz z numerami stron, na których zostały opisane. Wstawienie indeksu do dokumentu polega na wstawianiu pól XE pozycji indeksowych (ang. Index En-try) oraz pola INDEX. Pole XE identyfikuje temat, który ma być ujęty w indeksie i znajduje się zaraz za fragmentem tekstu dotyczącym tematu.

Pole INDEX wyznacza miejsce, gdzie ma być wstawiony indeks. Indeksy mogą być wielostopniowe, np.: Pamięć Operacyjna

- stała 45

- rozszerzona 46

oraz zawierać numer rozdziału i strony. Summary Info

Każdy dokument ma swoją metryczkę zawierającą sumaryczną informację o dokumencie (rys.5). Metryczka ma pomóc zapamiętać przeznaczenie dokumentu wraz z datą utworzenia oraz w jego odnalezieniu. Metryczka powstaje podczas zapisywania nowego dokumentu. MS-WORD sam wstawia nazwisko właściciela podane w czasie instalacji jako autora tekstu. Komenda EDIT SUMMARY INFO wyświetla metryczkę dopuszczając zmiany. Marginesy Według podręcznika marginesy to biała przestrzeń wzdłuż brzegów strony. Marginesy określają: obszar tekstowy na stronie, tzw. indentację czyli wcięcia mierzone od lewego i prawego marginesu oraz tabsy ustalane od lewego i prawego marginesu. Punkt zerowy na linijce jest równy lewemu marginesowi. Nagłówki (ang. header) i stopki (ang. footer) są drukowane poza górnym i dolnym marginesem. Miejsce potrzebne na odnośniki (ang. footnote) obliczane jest od dolnego marginesu. Zatem prawy margines jest podawany jako odległość w calach lub centymetrach od prawego brzegu strony, a nie jako np. ilość znaków od lewego marginesu. Znaczniki

Często korzystając z poradnika lub słownika zaznaczamy te miejsca, które wielokrotnie czytamy. MS-WORD również ma taką opcję. Komendą INSERT BOOKMARK wstawiamy do tekstu „zakładki" (ang. bookmark) nadając im nazwy. Następnie komendą EDIT GOTO lub za pomocą klawisza F5 szybko odnajdujemy miejsce lub fragment tekstu. Nadaje się to także do kopiowania lub przenoszenia tekstu.

Adnotacje

Adnotacje (ang. annotations) to komentarze, które recenzenci dopisują do dokumentu. Adnotacje ukazują się na oddzielnej tablicy i nie zmieniają samego dokumentu. Inicjały recenzenta są ukryte w tekście. Autor może adnotacje usunąć lub je nanieść. Komenda INSERT ANNOTATION pozwala wpisać adnotację w miejsce gdzie jest kursor (rys.6). Jeżeli chcemy zabezpieczyć nasz dokument tak, aby nikt oprócz nas nie mógł go zmienić, musimy zastosować opcję ANNOTATIONS komendy FILE SAVE AS. Wtedy inne osoby mogą nanosić jedynie adnotacje.

Tabelki

Tworzenie tabelek w MS-WORD-ie jest prawdziwą przyjemnością. Wystarczy wywołać komendę INSERT TABLE i zaczyna się zabawa. Przede wszystkim trzeba podać liczbę kolumn i wierszy tabelki, następnie parametry formatu tabelki. Reszta zależy od naszych wymagań i poczucia estetycznego. Tabelka może także funkcjonować jako prosty elektroniczny arkusz. Zarysy

Pojęcie zarysów (ang. outlines) znamy już z MS-EXCEL-a. Określają one strukturę dokumentu. Pozwalają szybko reorganizować dokument. Automatycznie nadają i zmieniają numery rozdziałów oraz tworzą i aktualizują spis treści (ang. Table-Of-Contents). Zarys składa się z tytułu i właściwego tekstu sekcji dokumentu. Komenda VIEW OUTLINE wyświetli na ekranie jedynie tytuły sekcji wraz z OUTLINE BAR-em i jego ikonami. Wybierając odpowiednią ikonę ze strzałką określamy poziom zarysu danej sekcji. Sprawne posługiwanie się zarysami znacznie ułatwia redagowanie dokumentu. Przeniesienie tytułu sekcji na inny poziom powoduje automatyczne przeniesienie tekstu i wszystkich podsekcji. Sposób ten jest wykorzystywany przy tworzeniu spisu treści dokumentu. Porównania MS-WORD potrafi porównać bieżący dokument z innym wskazanym przez użytkownika, przede wszystkim z inną wersją dokumentu. Wykonanie operacji UTILITIES <:OMPARE VERSIONS spowoduje wyświetlenie znaczników przy każdym paragrafie, który jest różny lub został dodany. Jedynie przeniesione paragrafy nie zostaną zaznaczone. Te specjalne znaczniki zwane REVI-SION MARKS służą do szybkiego odszukania oraz akceptacji lub odrzucenia zmian i poprawek. Trochę dynamiki

W poprzednim artykule o MS-EXCEL pisaliśmy o Dynamicznej Wymianie Danych. Wykorzystując ten mechanizm można wstawić arkusz z MS-EXCEL-a jako tabelkę do .dokumentu MS-WORD-a i mieć zawsze aktualny stan tabelki na wydruku dokumentu (rys.7). Kolejne kroki to:

- w EXCEL-u - otwarcie arkusza, zaznaczenie zakresu i kopiowanie lub wycięcie (ang. cut)

- w WORD-ie - wykonanie komendy EDIT PASTĘ LINK z opcją AUTO UPDATE.

Każda zmiana zawartości komórki w wybranym zakresie arkusza zostanie natychmiast wykazana w tabelce na dokumencie. Obrazki

Podobnie jak w EXCEL-u obrazki (grafika) można wstawiać, edytować, kopiować, usuwać. Wszystko kwestia wprawy (rys.8).

Słowniki

Kontrola pisowni przewiduje zarówno szybkie sprawdzenie całego dokumentu, jak i tworzenie własnego słownika wyrazów specjalnych, np. nazw firm współpracujących. Ponadto WORD odszuka powtarzające się wyrazy, np. do do i wyłapie nieoczekiwanie pojawiające się duże litery, np. dO.

Z kolei komenda UTILITIES THESAU-RUS udostępnia wspaniały słownik Roget'a, w którym WORD sprawdza wybrane wyrazy i wyświetla ich synonimy oraz definicje.

Ponieważ dysponowaliśmy wersją w MS-WORD-ie angielską Winworda, mieliśmy tylko słowniki w języku angielskim. Jak zapewnia Microsoft, jest możliwość dokupienia słowników w innych językach np. niemieckim, francuskim lub hiszpańskim. Niestety, jak na razie nie jest przewidywany słownik polski. Makrosy

Są. Gotowe oraz do zaprogramowania przez nas. Cała procedura jest dokładnie wytłumaczona w dodatkowym podręczniku „Technical Reference" do nabycia oddzielnie u dystrybutorów i dealerów firmy Microsoft.

Ciekawostki

„Wdowa" i „sierota" mają dla WORD-a inne niż spodziewane znaczenie. „Wdowa" to ostatnia linia paragrafu drukowana u góry nowej strony. „Sierota" to pierwsza linia paragrafu drukowana samotnie na dole strony. Obu tym zjawiskom zapobiega komenda FORMAT DOCUMENT z opcją WINDOW CONTROL

Kiedy po raz pierwszy zobaczyliśmy napis Oli, zastanawialiśmy się co Ola ma do tego. Okazało się, że nie Ola tylko Oli, czyli zero linii na inch/cal nad i pod paragrafem. Drukowanie

Świadomie o drukowaniu napiszemy tylko jedno zdanie. Reguły obowiązują mniej więcej takie jak dla EXCEL-a, łącznie z opcją obejrzenia wydruku przed

drukowaniem i dokonania ostatecznego formatowania.

Podsumowanie

Pierwszy kontakt z MS-WORD-em okazał się trudniejszy niż się tego spodziewaliśmy. Dopiero zapoznanie się z TUTORIAL-em i zrozumienie idei wzorców pozwoliło nam docenić olbrzymie możliwości tego programu. Korzystając z tego produktu Microsoftu należy zapomnieć o wielu dotychczasowych przyzwyczajeniach i rutynach np. z Chi-Writera. Jest to inna jakość pracy nad dokumentem.

Microsoft WORD for Windows 1.1 był testowany na zestawie amerykańskiej firmy UCR SYSTEM PC/AT 386, 4MB RAM, 20 MHz, z monitorem SAMSUNG SVGA, drukarką PANASONIC KX-Pll24 i myszą LOGITECH Series 9.