Fabryka informacji
-
- Andrzej Gontarz,
- 28.02.2005
W magazynach wysokiego składowania firmy Archiwa Śląskie można na własne oczy przekonać się, że informacja rzeczywiście stała się dzisiaj towarem. I to nawet w dosłownym tego słowa znaczeniu.
W magazynach wysokiego składowania firmy Archiwa Śląskie można na własne oczy przekonać się, że informacja rzeczywiście stała się dzisiaj towarem. I to nawet w dosłownym tego słowa znaczeniu.
Na olbrzymich regałach znajduje się ogromna liczba dokumentów papierowych - circa ponad 100 kilometrów, gdyby ułożyć je jeden za drugim. Wkładane do tekturowych pudeł zwanych "archiboksami" rozwożone są do miejsc przechowywania specjalnymi wózkami widłowymi (zwanych fachowo komisjonującymi). Magazyn ten został zbudowany wiele lat temu na potrzeby centrum zaopatrzenia Pewexu. Potem był wykorzystywany przez jedną z sieci handlowych zaopatrującą supermarkety. Teraz na tych samych regałach stoją teczki z dokumentami.
Każdy jeżdżący w magazynie wózek jest wyposażony w terminal komputerowy i czytnik kodu kreskowego. System informatyczny wyznacza zadania dla operatorów. Chodzi o to, by w maksymalnym stopniu wykorzystać przejazd wzdłuż jednego szeregu regałów - zlecenia są bowiem grupowane w ten sposób, by z jadącego od regału do regału wózka po kolei wkładano lub wyjmowano pudła z dokumentami. Każda czynność jest rejestrowana w systemie przez odczytanie kodu kreskowego z "archiboksu".
Komunikacja między wózkami a komputerem optymalizującym pracę operatorów odbywa się drogą radiową. Ekranujące ściany magazynu oraz inne, bardziej wyrafinowane zabezpieczenia mają uchronić przed nieuprawnionym przechwyceniem sygnału. Zresztą, gdyby nawet komuś się to udało, to i tak niewiele by się dowiedział. Operatorom wózków przekazywany jest bowiem tylko numer pudła, które mają odwieźć lub przywieźć. Nie wiadomo, co się w nim znajduje.
Ten sam dokument pobrany z jednego "archiboksu" może po wykorzystaniu zostać włożony do zupełnie innego, a potem przy kolejnym zapotrzebowaniu znowu być przełożony do jeszcze innego. Gdzie się znajduje aktualnie, wiadomo dzięki wpisaniu go do zasobów systemu informatycznego śledzącego całą jego drogę, począwszy od chwili jego pojawienia się w archiwum.
System IT umożliwia również skompletowanie dokumentów na temat jednej, konkretnej osoby czy sprawy. Nie ma potrzeby przechowywania na półkach dokumentów w porządku alfabetycznym czy chronologicznym, fizycznie mogą być porozrzucane po różnych miejscach. Wystarczy, że istnieje możliwość szybkiego ich odszukania i możliwość jeszcze szybszego stworzenia tzw. teczki wirtualnej, której zostaną przypisane pliki z wszystkimi potrzebnymi informacjami.
Dokumenty na taśmie
Praca nad obróbką i udostępnianiem dokumentów trwa non stop. Na trzy zmiany zatrudnionych jest 600 osób. Codziennie do Archiwów Śląskich przychodzi ok. 60-70 tys. dokumentów. Każdy z nich musi zostać opisany, zeskanowany i wprowadzony do systemu. Do tego celu została stworzona specjalna linia technologiczna wykorzystująca zaawansowane narzędzia informatyczne.
Pomieszczenia w działach przetwarzania dokumentów przypominają halę fabryczną. Długie rzędy równo ustawionych stanowisk komputerowych oddzielonych od siebie niskimi ściankami działowymi. Przy każdym z nich - jak przy taśmie produkcyjnej - pracownicy pochyleni nad klawiaturami, zajmujący się po kolei każdym nadesłanym dokumentem. Dokonują jego kategoryzacji, wpisują dane identyfikacyjne, przygotowują do skanowania, opracowują po zeskanowaniu itp. Tutaj wyraźnie widać, że systemy komputerowe nie są w stanie eliminować całkowicie pracy ludzi, nie potrafiąc działać całkowicie automatycznie. Wręcz przeciwnie, taśma komputerowa, zwana w niektórych przypadkach systemem elektronicznego obiegu dokumentów czy też systemem workflow, potrzebuje również swoich robotników. Każda czynność związana z obróbką dokumentów na każdym stanowisku jest skrupulatnie odnotowywana w systemie IT. Dzięki temu wiadomo, kto co zrobił, czy się nie pomylił i jak efektywnie pracował. Każdy dokument jest identyfikowany za pomocą kodu kreskowego. Dzięki temu można dokładnie prześledzić jego drogę i sprawdzić stan pracy nad nim na poszczególnych etapach obróbki. Dzięki temu można także łatwiej skorygować ewentualne błędy popełnione przez pracowników przy jego opracowywaniu.
Archiwalny outsourcing
Magazyny wysokiego składowania w firmie Archiwa Śląskie.
Każdy dokument zostaje opisany i oznaczony kodem kreskowym. Wszystkie są skanowane i wprowadzane do systemu informatycznego. Dzięki temu uprawnieni pracownicy Telekomunikacji Polskiej mogą mieć do nich dostęp z dowolnego miejsca w Polsce. W ten sposób korzystają z nich zarówno doradcy handlowi ze wszystkich okręgów w kraju, jak i konsultanci Błękitnej Linii pracujący w dowolnym call center na terenie Polski. Najpóźniej po dwudziestu czterech godzinach od wpłynięcia do kancelarii każdy dokument jest udostępniany w wersji elektronicznej w sieci.
Do obsługi archiwum Telekomunikacji Polskiej został stworzony dedykowany system zarządzania procesami biznesowymi, informacją i dokumentacji, bazujący na technologii firmy FileNet. Przesyłanie danych odbywa się po wewnętrznej, korporacyjnej sieci TP. System przetwarzania dokumentów w Archiwach Śląskich jest w pełni odseparowany od Internetu. Poprzez sieć wewnętrzną odbywa się również przyjmowanie zamówień od pracowników Telekomunikacji na udostępnienie dokumentów, których elektronicznych kopii nie ma jeszcze w systemie.
Obowiązkowej digitalizacji podlegają bowiem tylko dokumenty nadchodzące na bieżąco od kwietnia ub.r. Wcześniejsze zasoby archiwalne znajdują się w teczkach abonentów w magazynie wysokiego składowania. W razie potrzeby jest wyjmowany z nich konkretny dokument, skanowany, opisywany i wprowadzany do systemu. Średnio trwa to ok. dwóch godzin. W niektórych sytuacjach wymaganych przez prawo udostępniany jest oryginał dokumentu. Dzieje się to jednak bardzo rzadko, w 2-3 promilach przypadków. Zazwyczaj pracownikom Telekomunikacji wystarczy dostęp do obrazu dokumentu w sieci.
W 2003 r. do Archiwów Śląskich przekazano wszystkie zasoby archiwalne z ponad 300 archiwów lokalnych TP SA. Było to ponad 12 mln teczek abonentów zawierających 560 mln dokumentów księgowych. Przez cztery miesiące codziennie przyjeżdżał do Katowic co najmniej jeden tir wypełniony dokumentacją. Teraz wszystkie dokumenty związane z obsługą abonentów znajdują się w jednym miejscu, a pracownicy TP SA z całego kraju mają zapewniony dostęp online do ich wersji elektronicznych oraz w razie potrzeby możliwość skorzystania z papierowego oryginału.
Podejście do dokumentów stosowane w Archiwach Śląskich jest inne niż w typowej archiwistyce. W tradycyjnych archiwach liczą się przede wszystkim zespoły dokumentów. Pojedynczy dokument traktowany jest jako wyraz większej całości. Jest wytworem ludzkiej myśli, wytworem kulturowym, a więc do jego odczytania potrzebny jest szerszy kontekst. Nie służy jak towar do jednorazowego użytku, lecz ma świadczyć o stanie ducha epoki, ukazywać przebieg procesów dziejowych, uzmysławiać warunki podejmowania decyzji politycznych czy ekonomicznych itp.
W zbiorach archiwalnych na potrzeby rynkowe dokument jest narzędziem do pracy - wyjmowanym z półki w razie potrzeby i po wykorzystaniu odkładanym. Nieważne, w którym miejscu na regale będzie się znajdował - najważniejsze, by można było do niego łatwo i szybko trafić. Do realizacji tego zadania coraz bardziej skuteczne okazują się rozwiązania informatyczne.
Konkretna faktura konkretnego abonenta telefonicznego służy do wyjaśnienia konkretnej sprawy związanej z płatnościami. Nikt jej nie bada, nie wyjaśnia, nie szuka przyczyn jej powstania i wynikających z jej zaistnienia konsekwencji. Co najwyżej w systemach CRM robione są zestawienia statystyczne i analizy służące zwiększeniu konkurencyjności firmy na rynku. Do tego jednak też potrzebny jest zbiorczy dostęp do pojedynczych dokumentów, a nie znajomość kontekstów ich wytworzenia na poziomie pojedynczego dokumentu. Tym bardziej, że w coraz większym zakresie dokumenty rynkowe tracą swój niepowtarzalny, indywidualny, jednostkowy charakter. To produkty standardowe, masowe, o tych samych cechach i parametrach.
Na wystawianej przez system billingowy fakturze nie ma już nawet podpisu czy pieczątki księgowej - dane osoby odpowiedzialnej są wpisywane automatycznie. A w tradycyjnym archiwum bardzo ważny jest autor dokumentu.
Oczywiście, dostęp do zasobów archiwalnych firm może być również cennym źródłem wiedzy historycznej czy informacji ważnych z wielu innych przyczyn. Wymaga to jednak możliwości kojarzenia i porównywania wielu różnych źródeł danych. Odpowiedź na pytanie, "kto do kogo dzwonił i to z kim potem rozmawiał", może być, jak powszechnie wiadomo, kluczowa dla wyjaśnienia wielu ważnych spraw. Dostęp do takich informacji nie jest jednak łatwy. Chroni je m.in. ustawa o ochronie danych osobowych. Chronią je również same firmy, dla których wiedza o zachowaniach swoich klientów jest strategicznym zasobem z biznesowego punktu widzenia. Tymczasem faktury po ustawowym, wymaganym przez prawo okresie przechowywania są po prostu niszczone. Informacje są przetwarzane w takim stopniu, na ile jest to potrzebne firmie. Inne przetwarzanie staje się po prostu nieuzasadnione ekonomicznie.
