Elektroniczna komunikacja w firmach wciąż żyje w ogromnej niezgodzie z wymaganiami prawnymi. Na dnie tej przepaści znajdują się zagadnienia związane z zarządzaniem pocztą elektroniczną. Problem zna chyba każdy, kto wśród tysięcy maili próbował pilnie znaleźć ten potrzebny.

Na szczęście sytuacja szybko się zmienia. Zaawansowane systemy archiwizacji poczty elektronicznej i wiadomości wysłanych przez komunikatory internetowe prawdopodobnie będą hitem najbliższych kilku sezonów. Od jakiegoś czasu dostępne są już proste narzędzia, które udostępniają podstawowe funkcje zarządzania mailami, archiwizację na tańsze nośniki i przekopywanie się przez treści maili. Ale w porównaniu ze wzrostem liczby wysyłanych listów i potrzebami dużych korporacji, takie proste systemy to kropla w morzu potrzeb.

Według analityków z Forrester Research, światowy rynek archiwizacji poczty elektronicznej wzrośnie z 197 mln USD w 2003 r. do prawie 1 mld USD w roku 2006. Roczny przyrost ma być na poziomie 38%. Dopiero w 2007 r. ma nastąpić spadek obrotów do 917 mln USD i 660 mln USD w roku 2008.

Archiwizacja pod paragrafem

Amerykańskie ustawodawstwo zobowiązuje już firmy do takiej archiwizacji poczty elektronicznej, aby możliwe było szybkie jej przeszukanie po treści i udostępnienie odpowiednim służbom. Podczas gdy większość firm tylko archiwizuje pocztę, niewiele jednocześnie przeprowadza jej indeksowanie. Natomiast bez trudu można by policzyć te, które archiwizują treści z komunikatorów internetowych lub przechowują usuniętą przez pracowników korespondencję. Większość systemów zarządzania pocztą elektroniczną automatycznie kasuje najstarsze maile, nie bacząc na ich treść.

Są już pierwsi ukarani za działania niezgodne z ustawą. W lipcu br. amerykański sąd nałożył karę w wysokości 2,7 mln USD na firmę Philip Morris, która kasowała maile starsze niż dwa miesiące, mimo że nie miała na to zezwolenia. W 1999 r. sąd zobowiązał korporację Philip Morris do przechowywania wszystkich dokumentów i innych zapisów w związku z prowadzoną przeciwko firmie sprawą sądową. W 2002 r. okazało się, że część maili jest regularnie kasowana.

Jak widać, ustawodawstwo zrobiło przysługę producentom rozwiązań do zarządzania pocztą elektroniczną. Przy jednym ogniu swoje pieczenie może upiec wiele firm, nie tylko związanych z archiwizacją poczty, ale także oferujących profesjonalne zarządzanie dokumentami czy umożliwiających szybkie i skuteczne przeszukiwanie wszystkich treści zebranych w firmie.

Jednym z głównych zadań wspomnianych programów jest centralne przechowywanie poczty elektronicznej i wiadomości przesłanych w komunikatorach internetowych, a także indeksowanie ich treści i szybkie wyszukiwanie. Programy zarządzające oferują możliwość wyszukania konkretnej wiadomości, analizowania grup maili czy sortowania według zadanych kryteriów. Ceny za licencje niestety nie są niskie - od 25 do 100 USD za użytkownika, a dodatkowo zależą od ilości przetwarzanych danych i innych dodatkowych funkcji programu.

Zarządzanie informacją o produkcie

Kolejną formą zarządzania, która być może wkrótce zawojuje rynek, jest zarządzanie informacją o produkcie - PIM (Product Information Management). Pracują już nad tym tacy producenci oprogramowania, jak Flow Systems, Full Degree, Full Tilt, Riversand Technologies, Stibo Catalog czy Velosel, a wśród największych - IBM i SAP.

W maju IBM zaprezentował program WebSphere Product Center Version 5, efekt wcześniejszego przejęcia firmy Trigo Technologies. SAP pokazał swój produkt w lipcu, po przejęciu firmy A2i, wskazywanej wcześniej na głównego konkurenta Trigo. SAP planuje też zintegrować funkcje dotyczące zarządzania informacją o produkcie z kolejnymi wersjami swojej platformy NetWeaver. Inni producenci zapewniają, że funkcje zarządzania informacją o produkcie już wkrótce znajdą się w ich marketingowych planach.

Cóż takiego interesującego jest w haśle PIM? Mogłoby się wydawać, że to kolejna nazwa na zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie. Przedstawiciele tej branży twierdzą jednak, że nie do końca. PIM to nowa jakość tworzenia katalogów produktów, bardzo potrzebna w dzisiejszych czasach, trwających pod znakiem B2B. Od innych systemów zarządzania treścią PIM wyróżnia możliwość jednoczesnego publikowania informacji o produkcie online i drukowania jej np. w ulotkach. Systemy te funkcjonują także jako centralne repozytoria, zarówno dla danych zestrukturyzowanych (stany magazynowe, wymiary produktów), jak i nieobjętych wewnętrznymi strukturami (ulotki informacyjne o produkcie, klipy wideo, długie opisy).

Z systemów PIM wiele firm potrzebuje korzystać już teraz. Systemy te pozwalają przebierać w przepastnych źródłach informacji, czyścić te dane, zestandaryzować i uczynić finalną informację dostępną dla innych przez API czy XML. Pierwszymi odbiorcami nowych technologii będą producenci i dystrybutorzy - firmy z przepastnymi katalogami oferowanych produktów. Ale klienci mogą być także wśród firm świadczących usługi finansowe, np. dostawców kart kredytowych.