''Oszczędzają bogaci i nam się opłaci'' - to hasło mogą wziąć sobie do serca małe i średnie firmy, gdy mowa o możliwościach obniżenia opłat za korzystanie z usług telekomunikacyjnych.

Bogaci to oczywiście duże koncerny i przedsiębiorstwa, gdzie dbanie o optymalizację wydatków na telekomunikację jest już rutynowym zadaniem osób odpowiedzialnych za funkcjonowanie działów teleinformatyki. Tymczasem zarówno dla tych gigantów rynku, jak i zupełnie małych podmiotów gospodarczych wydatki na usługi telekomunikacyjne stanowią zauważalną pozycję po stronie kosztów. Jej ograniczenie może w istotny sposób zaważyć na ogólnym wyniku finansowym. Co istotne, nie chodzi tutaj o proste oszczędności na zasadzie "dzwońmy jak najmniej". Takie podejście bazuje na mylnym traktowaniu kosztów telekomunikacyjnych jako jeszcze jednym koszcie prowadzenia biznesu. Tymczasem wydatki na te usługi należy postrzegać jako inwestycję. Wprowadzenie zaś nowych rozwiązań i usług telekomunikacyjnych może pozwolić firmie działać efektywniej, docierać na nowe rynki, oferować inne niż dotychczas produkty.

Środki uwolnione dzięki takiej optymalizacji można wydatkować na coś innego, również leżącego w obszarze telekomunikacji czy teleinformatyki. Poziom wydatków może zatem pozostać na podobnym poziomie, a przedsiębiorstwo może pozwolić sobie na rzeczy, z których do tej pory nie mogło skorzystać z braku wolnych środków. To także podniesienie jakości i poziomu bezpieczeństwa stosowanych rozwiązań. Zyskują więc wszyscy, poza operatorami, dla których optymalizacja kosztów po stronie klientów oznacza zmniejszenie marż i zysku.

Za sprawą przemian rynku telekomunikacyjnego i rosnącej na nim konkurencji można wybrać alternatywnych operatorów bądź renegocjować umowy z dotychczasowymi. Należy również stosować rozwiązania technologiczne pozwalające na obniżenie kosztów. W szczególności są to tzw. bramki GSM, czyli urządzenia, dzięki którym dzwoniąc z firmy na numery komórkowe, nie korzysta się z pośrednictwa telefonii stacjonarnej, ale od razu łączy się z siecią komórkową. To również odpowiednie oprogramowanie lokalnej centrali telefonicznej, dzięki której rozmowy długodystansowe kierowane są najtańszą "drogą", do operatora, który w danej sytuacji oferuje najlepsze warunki (np. w zależności od pory dnia).

Trudno oczywiście wymagać od firmy, aby cały czas śledziła, jak zmienia się oferta operatorów, by wybrać optymalną w danej chwili. Dlatego wielu poprzestaje jedynie na podpisaniu umowy z operatorem alternatywnym. Działają już jednak wyspecjalizowane firmy, które taką wiedzę - zapisywaną następnie automatycznie w oprogramowanie centrali telefonicznej - sprzedają w abonamencie.

W przypadku usług telefonicznych można w ten sposób uzyskać oszczędności sięgające połowy dotychczas ponoszonych kosztów. Chodzi nie tylko o to, aby osiągnąć oszczędności, ale by były one na możliwie dużym poziomie. Przy czym sytuacja na rynku telekomunikacyjnym zmienia się na tyle dynamicznie, że proces optymalizacji musi być procesem ciągłym.

W przypadku rynku usług transmisji danych, który w przeciwieństwie do telefonii właściwie od początku był rynkiem konkurencyjnym, możliwe do uzyskania oszczędności nie są ani tak łatwe, ani oczywiste jak w przypadku transmisji głosu. Jednak również tutaj rosnąca liczba ofert i nieustające zmiany technologiczne każą weryfikować to, co się wykorzystuje, z tym, co jest dostępne na rynku. Podobnie w przypadku telefonii komórkowej, z uwagi na oligopolistyczną strukturę tego rynku, konkurencja jest ograniczona i oferty operatorów są do siebie bardzo podobne. Wydatkowanie już kilku tysięcy złotych miesięcznie stwarza jednak możliwości negocjowania warunków.

Zdumiewająco sporo można także oszczędzić, sprawdzając dokładnie wykorzystanie usług poprzez analizę billingów i porównanie ich z własnymi rejestrami. Ewentualne pomyłki w rozliczeniach prawie zawsze są na niekorzyść klienta, zwłaszcza w przypadku ofert specjalnych, czy rabatów dla konkretnej firmy. Często bowiem informacje z indywidualnie podpisanych umów nie docierają do systemów billingowych operatora.

W przypadku średniej wielkości podmiotów może opłacać się skorzystać z usług wyspecjalizowanych firm, które oferują usługi audytu i doradztwa telekomunikacyjnego. Przejrzą one billingi, zanalizują dotychczasowe charakterystyki wykorzystania usług telekomunikacyjnych, zajrzą do podpisanych umów z operatorami. Co ciekawe, niektóre z tych firm nie chcą pieniędzy za swoje usługi. Wystarczy im procent od oszczędności.