Aby systemy teleinformatyczne w dużych przedsiębiorstwach były skuteczne i wydajne, konieczne jest wprowadzenie pewnych standaryzacji. Dlatego, oprócz ujednolicenia i zautomatyzowania zarządzania mocą obliczeniową serwerów (utility computing) czy przestrzeniami pamięci masowych (Storage Area Network oraz wirtualizacja), często niezbędne jest wprowadzenie automatycznego zarządzania najwartościowszym zasobem firmy - informacją.

Information Lifecycle Management (ILM), czyli zarządzanie cyklem życia informacji, to spojrzenie na wartość danych z biznesowego punktu widzenia - automatyczne zarządzanie nimi w czasie na różny sposób, w zależności od tego, jak zmienia się ich wartość dla przedsiębiorstwa. Rozwiązanie to ma zwiększyć efektywność przedsiębiorstwa przy jednoczesnym obniżeniu kosztów.

Zarządzanie to, jak nietrudno się domyślić, oparte jest na sztuce kompromisu. Dane mogą być przechowywane na różnych rodzajach nośników - szybkich i bezpieczniejszych, ale droższych (macierze SCSI lub FC) lub wolniejszych i gwarantujących mniejsze bezpieczeństwo (macierze SATA, biblioteki taśmowe), ale zdecydowanie tańszych. Oprogramowanie zarządzające będzie miało zdefiniowane polityki, według których będzie realizować migracje danych. Według teoretycznych założeń w rozwiązaniach ILM ryzyko utraty danych ma być sprowadzone do zera, przy czym odzyskanie tych danych z nośników wolniejszych po prostu dłużej potrwa.

Kilka przykładów

Najprostszy przykład zarządzania danymi jest następujący: sklep internetowy przyjmuje zamówienie, klient podaje swój adres i numer karty kredytowej. Wszystkie dane dotyczące zamówienia mają bardzo wysoki priorytet i zanim nie zostanie ono zrealizowane, powinien być do nich bardzo szybki dostęp. Gdy zamówienie będzie zrealizowane, a sklep otrzyma od kuriera potwierdzenie dostawy, wartość danych dotyczących zamówienia drastycznie spada i z reguły będą one wykorzystywane tylko do celów analitycznych. Firma może też potrzebować tych danych do późniejszych rozliczeń lub rozpatrzenia reklamacji, ale dostęp do nich może być zdecydowanie wolniejszy, niż podczas realizacji zamówienia. Dlatego taki rekord (pojedynczy rekord, a nie cały plik bazy danych) może być przeniesiony na wolniejszy (i tańszy nośnik). Ale jednocześnie nie na tyle wolny, aby dostęp do tych danych trwał godzinami. Klient może kontaktować się ze sklepem w sprawie jakiegoś problemu i spodziewa się szybkiej obsługi - jeśli wystarczająco dbamy o klienta, musimy mu ją zagwarantować.

Drugi przykład może wywołać uśmiech na twarzach osób znających realia polskiej służby zdrowia. Niemniej, w wielu szpitalach na świecie funkcjonują takie systemy. Na autostradzie ma miejsce wypadek, jest wielu rannych. Wiozące ich karetki elektronicznie przekazują do szpitala podstawowe dane pacjentów. W tym momencie szpital ma czas na uzyskanie dostępu do wszystkich danych tych pacjentów i wyświetlenie ich na monitorowych ścianach w poszczególnych salach operacyjnych. Dane pacjentów zawierają informacje o przebytych chorobach, uczuleniach, przyjmowanych lekach itp. Lekarze prowadzący operację doskonale wtedy wiedzą, na co sobie mogą pozwolić. W tym przypadku bez sprawnego, scentralizowanego zarządzania danymi niemożliwe byłoby przekazanie informacji o poszczególnych pacjentach do najbliższego szpitala, do którego za chwilę dojadą. Przekazanie tych danych do szpitala nie musi być wybitnie szybkie (rzędu paru minut), ale za to powinno być w 100% gwarantowane i stabilne.

Trzeci przykład dotyczy archiwizacji poczty elektronicznej. Badania przeprowadzone przez wiele firm analitycznych pokazują, że ogromna część "wiedzy" firm mieści się w otrzymywanych przez pracowników e-mailach. Wielokrotnie wartościowe załączniki z korespondencji nie są zapisywane przez odbiorcę tam, gdzie powinny być przechowywane tego typu dokumenty. Dlatego zachodzi konieczność odpowiedniego zarządzania otrzymywaną korespondencją - odpowiedniego jej przechowywania (e-maile oddzielnie, a załączniki oddzielnie), filtracji i indeksowania, aby później wyszukiwarka znalazła poszukiwaną informację czy dokument bez konieczności przekopywania się przez np. setki identycznych listów, tyle że rozmieszczonych na różnych kontach pocztowych.

Przede wszystkim strategia

Przymierzając się do wdrożenia rozwiązania ILM, będziemy musieli bardzo precyzyjnie określić, a następnie wdrożyć strategię zarządzania danymi, obejmującą cały cykl ich życia - od powstania (lub pozyskania) do ewentualnego usunięcia. Podstawową czynnością, którą będzie musiała wykonać każda firma, decydująca się na wdrożenie ILM, jest bardzo dokładne i konsekwentne określenie biznesowej wartości posiadanych (i stworzonych w przyszłości) danych oraz zaobserwowanie, jak zmienia się ona w czasie.

Konieczne będzie przede wszystkim usystematyzowanie danych - określenie poszczególnych rodzajów danych i osób (ewentualnie grup osób) za nie odpowiedzialnych, ich głównych cech (jak bardzo są krytyczne dla prowadzonego biznesu, jak długo powinny być przechowywane, w których okresach, jak szybki powinien być do nich dostęp i jaką gwarancją dostępu powinny być objęte, czy istnieją uregulowania prawne, które określają te parametry). Niestety, na razie procedury analizowania i systematyzowania danych odbywają się ręcznie. W przyszłości, według założeń, czynności te mają także być wykonywane automatycznie.