Nie stać nas na tanie rzeczy

Z Andrzejem Piechowiakiem, dyrektorem Wydziału Informatyki Urzędu Miasta Poznania, rozmawia Sławomir Kosieliński.

Z Andrzejem Piechowiakiem, dyrektorem Wydziału Informatyki Urzędu Miasta Poznania, rozmawia Sławomir Kosieliński.

W jakim stopniu systemy informatyczne działające w urzędzie spełniają oczekiwania urzędników? Czy wymagają nieustannych szkoleń, czy też są do opanowania "z marszu"?

Nie stać nas na tanie rzeczy

Andrzej Piechowiak, dyrektor Wydziału Informatyki Urzędu Miasta Poznania

Rynek stał się na tyle konkurencyjny, że możemy wymagać od kandydatów do pracy w magistracie podstawowej znajomości obsługi komputera. Natomiast już pracujących obligujemy do samokształcenia się, wpisawszy do karty obowiązków pracownika wykazywanie się umiejętnością korzystania z aplikacji biurowych. Oczywiście, gdy w grę wchodzi nauka poszczególnych modułów naszego zintegrowanego systemu informatycznego, sukcesywnie szkolimy urzędników. Zakładamy, że ci przeszkoleni nauczą następnych. Jeśli zaś pojawiają się nowe aplikacje, to doświadczonym pracownikom wystarczą: prezentacja, przypomnienie dotychczasowych funkcji i wytłumaczenie wprowadzonych zmian.

Odnoszę wrażenie, że urzędnicy mają często do czynienia z taką sytuacją. Wszakże nieustannie na barki samorządu spadają nowe zadania. Jakie to pociąga ze sobą skutki dla istniejącego systemu informatycznego?

Nade wszystko należy się wykazać zdrowym rozsądkiem i umiejętnością przewidywania. Onegdaj zagwarantowaliśmy sobie w umowie z firmą COIG - wykonawcą Zintegrowanego Systemu Informatycznego Wspomagającego Zarządzanie Miastem (ZSIWZM), że będziemy dysponować nieograniczoną liczbą licencji. Nowy pracownik? Proszę bardzo - ma od razu gotowe stanowisko pracy. Czasami pomaga łut szczęścia, jak to miało miejsce przy oprogramowaniu potrzebnym do obsługi świadczeń rodzinnych. Cztery miesiące staraliśmy się o zgodę Urzędu Zamówień Publicznych na rozbudowę naszego systemu w trybie z wolnej ręki. Akurat zbiegło się to w czasie z pilną potrzebą stworzenia aplikacji w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie. Nic dziwnego, że dołączyliśmy to zadanie do pakietu spraw zleconych COIG, dzięki czemu uniknęliśmy jakichkolwiek kłopotów w tej materii. Podstawą jest bowiem takie projektowanie głównego systemu informatycznego, żeby działał on na wydajnej i skalowalnej platformie bazodanowej - w naszym przypadku Oracle.

Nie wszystkich stać na takie rozwiązania.

Ale nas nie stać na rzeczy tanie. Ten, kto stosuje wyłącznie kryterium ceny, nie podoła zmianom, jakie wprowadza nieprzewidywalne i niezalgorytmizowane prawo. Lepiej zainwestować w rozwiązania droższe i sprawdzone, niż zaoszczędzić jednorazowo parę groszy, by wkrótce wydać tysiące w trakcie eksploatacji. I jeszcze jedno; zawsze trzeba zacząć od dobrej organizacji pracy i właściwego przygotowania projektu. W pracach nad modułem świadczeń rodzinnych brał udział wieloosobowy zespół projektowy, w skład którego wchodzili m.in. miejscy informatycy i pracownicy MOPR. Wspólnie określiliśmy wszystkie za i przeciw. Potem nasza rola - Wydziału Informatyki, ograniczyła się do nadzorowania wdrożenia.

Myślę, że można się pokusić o stworzenie rankingu modułów samorządowego systemu IT, bez których nie wyobraża sobie pracy urzędnik. Co byłoby na pierwszym miejscu?

Zdecydowanie system ewidencji ludności. Do tego zasobu odwołują się wszystkie inne moduły zintegrowanego systemu, bez niego nie można po prostu zarządzać miastem.

Gdyby podobne pytanie zadać mieszkańcowi Poznania, myślę, że wskazałby na system, który umożliwiłby mu załatwienie od ręki np. wymiany dowodu osobistego. Ale na razie jest to niemożliwe, toteż należy się cieszyć z tego, co już zrobił Poznań na polu elektronicznego rządu: z rejestracji działalności gospodarczej czy też z systemu naboru do szkół ponadgimnazjalnych. Niestety, wciąż jest niewielu chętnych do korzystania ze zdalnego dostępu do urzędu.

Mieszkańcy traktują ten kanał dostępu bez specjalnych emocji. Dopóki taniej będzie pójść do urzędu niż wykorzystać podpis elektroniczny, dopóty liczba osób, które w ten sposób załatwiają swoje sprawy nie przekroczy kilkunastu procent. Ludzie muszą uwierzyć, że to im się opłaca. Niemniej naszym obowiązkiem jest systematycznie rozbudowywać naszą platformę informacyjną, rozumianą jednakże jako miejsce do załatwiania spraw administracyjnych i biznesowych. Nie można usług e-gov sprowadzać - tak jak się to zwykle czyni - do wyścigu, ile jest dostępnych elektronicznych formularzy. To banał. Liczy się to, co jest w środku, czyli zarządzanie procesami. Cóż, zdecydowanie trudniej jest zdefiniować właściwie procesy i określić krok po kroku procedury niż wystawić w Internecie kilka formularzy.

W czym pokłada Pan nadzieje na polepszenie, i tak dobrej, pracy urzędu?

Najpierw organizacja, potem informatyzacja. Oto moja recepta. Niektórzy urzędnicy nie potrafią wytłumaczyć, dlaczego przygotowują po cztery kopie jakiegoś dokumentu. Działają machinalnie, wybiórczo, schematycznie. Zacznijmy zatem optymalizować procesy i zbierać dobre praktyki w skali całego kraju, co powinno przynieść z czasem widoczną poprawę w zarządzaniu gminami.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200