Portal korporacyjny będzie w Polkomtel SA podstawową platformą wymiany wiedzy i komunikacji między pracownikami.

Rozwiązania technologiczne mają spełniać ważną funkcję w systemie zarządzania wiedzą w tej firmie. Jednak nie samodzielnie, lecz w połączeniu z innymi, równie znaczącymi czynnikami. "Zarządzanie wiedzą powinno odbywać się w czterech wymiarach: procesowym (integracja procesów zarządzania wiedzą z procesami biznesowymi), technologicznym (profesjonalne rozwiązania portalowe), kulturowym (budowanie kultury dzielenia się wiedzą) i organizacyjnym (role specyficzne dla zarządzania wiedzą). Wszystkie je trzeba uwzględniać w jednakowym stopniu" - mówi Adam Kowalik, kierownik projektu zarządzania wiedzą. Realizację tego projektu rozpoczęto w Polkomtelu w ubiegłym roku.

Jego zakończenie przewidziane jest w roku następnym. Później zarządzanie wiedzą ma się stać elementem codziennego życia pracy w organizacji.

Obecnie główny nacisk położony jest na uruchomienie ogólno firmowego portalu. "Do jego najważniejszych funkcji zaliczyć można: informacyjną, komunikacyjną i pracy grupowej oraz integracji aplikacji biznesowych" - twierdzi Jerzy Paryska, kierownik projektu Portal korporacyjny. "W portalu silnie wbudowana jest filozofia zarządzania wiedzą. W naszych poczynaniach dominuje strategia personalizacji - łączenie ludzi z ludźmi, aczkolwiek istotne jest również podejście polegające na kodyfikacji - ułatwianie dostępu do wiedzy skodyfikowanej. Podejścia te wzajemnie się uzupełniają" - tłumaczy Adam Kowalik. "Bardzo istotnym aspektem w zarządzaniu wiedzą jest kształtowanie kultury organizacyjnej, która wspiera dzielenie się wiedzą w organizacji" - dodaje Joanna Węgrzyn, kierownik działu rozwoju kultury organizacyjnej.

Zaczęto od przeprowadzenia wstępnego audytu zarządzania wiedzą, w trakcie którego zidentyfikowano wąskie gardła związane z zarządzaniem wiedzą w różnych jego obszarach (pozyskiwanie, lokalizowanie, tworzenie, transfer, wykorzystanie, retencja wiedzy). Jednym z dalszych kroków było przeprowadzenie kierunkowego audytu wiedzy, tj. wyznaczenia istotnych z punktu widzenia interesów firmy obszarów wiedzy. W trakcie konsultacji z kadrą kierowniczą starano się znaleźć odpowiedzi na pytania: jaką wiedzą chcemy zarządzać i co z nią powinniśmy robić? W praktyce oznaczało to m.in. ustalenie wokół jakich domen, procesów biznesowych, jednostek i społeczności ma być realizowane zarządzanie wiedzą. "Dopiero na bazie tych rozstrzygnięć można myśleć o konkretnych rozwiązaniach służących zarządzaniu wiedzą i budować architekturę systemu zarządzania wiedzą" - wyjaśnia Adam Kowalik.

Ważne znaczenie ma precyzyjne zdefiniowanie korzyści, jakie ma przynieść w efekcie wdrożenie koncepcji zarządzania wiedzą. W Polkomtel SA uznano, że zarządzanie wiedzą powinno wygenerować wartość dodaną w postaci polepszenia efektywności, innowacyjności, satysfakcji interesariuszy oraz uczenia się organizacji. "Założenia projektu przekonały nas jako zarząd, że jest to inicjatywa ważna dla naszej spółki. Zdecydowaliśmy, że zarządzanie wiedzą będzie jednym ze strategicznych kierunków rozwoju organizacyjnego firmy" - mówi Krzysztof Nawrocki, członek zarządu, dyrektor ds. personalnych i administracji w Polkomtel SA.

Jednym z następnych kroków stało się ustalenie, które działania z zakresu zarządzania wiedzą mogą wpływać na stymulowanie tych obszarów wartości dodanej i jak rozwiązania te powinny być skonfigurowane. Na tej podstawie utworzono mapę konkretnych przedsięwzięć i działań, przy czym trzeba pamiętać, że każde z nich powinno mieć przełożenie na efekty biznesowe. "Teoretycy ani praktycy zarządzania wiedzą nie dopracowali się jeszcze jednego, bezdyskusyjnego, powszechnie uznawanego sposobu liczenia zwrotu z inwestycji w programy zarządzania wiedzą. Pomimo tego przyjęliśmy własną metodę liczenia zwrotu z inwestycji za pomocą różnych aproksymacji, mając na uwadze, że metoda ta nie jest w pełni idealna. Zależy nam jednak, aby wiedzieć, jakie efekty przynosi nasze działanie, i umieć wykazać jego użyteczność" - mówi Adam Kowalik.

Pomysły, praktyki, społeczności

Jednym z konkretnych działań było zorganizowanie konkursu Wizjonerzy poszukiwani! Miał on dwie edycje - wewnętrzną, skierowaną do pracowników firmy, i zewnętrzną (ogólnopolską), nastawioną na udział wszystkich zainteresowanych. Motywem przewodnim konkursu były nowe zastosowania telefonii komórkowej. W obydwu konkursach przewidziano atrakcyjne nagrody oraz uroczystości ogłoszenia wyników i nagrodzenia laureatów. Zgłoszono ponad 1500 pomysłów w konkursie zewnętrznym i ok. 100 w konkursie dla pracowników. Kilka z nich udało się wprowadzić na rynek. "Kolejną inicjatywą w ramach wymiany wiedzy wewnątrz organizacji jest trwający obecnie konkurs o nazwie «Dobre Pomysły». Jest on kierowany do pracowników i ma być cyklicznie powtarzany" - mówi Joanna Węgrzyn. Innym działaniem było ogłoszenie programu Dobre Praktyki, który adresowany był do pracowników firmy. Jeżeli ktoś miał sprawdzony sposób na realizację określonych zadań, to mógł podzielić się tą wiedzą z innymi. Tym razem nagrody przyznawano na zasadach "wiedza za wiedzę" (zwycięskie zespoły uczestniczyły w atrakcyjnych szkoleniach, konferencjach i warsztatach). Program miał dwa etapy - w pierwszym nagradzano dzielenie się wiedzą, czyli zgłaszanie dobrych praktyk, w drugim nagradzano stosowanie wiedzy innych, czyli wdrażanie dobrych praktyk. Chodziło o to, aby promować zarówno ujawnienie wiedzy, jak i jej stosowanie.

Obecnie trwa realizacja pilotażowej wersji programu wsparcia społeczności praktyków, czyli osób wykorzystujących w swej codziennej pracy tę samą wiedzę, które zwykle pracują w ramach różnych jednostek organizacyjnych i w różnych lokalizacjach geograficznych. W pilotażu programem objęte są dwie społeczności. Program zakłada wspieranie wzajemnego komunikowania się, wymiany doświadczeń, wspólnego poszukiwania rozwiązań, dzielenia się uwagami itp. W ramach programu przewidziane są dwie formy wsparcia społeczności - technologiczna (dedykowane rozwiązania portalowe) oraz organizacyjna (sesje transferu wiedzy i forum pomysłów, praktyk, doświadczeń).