Negocjacje z dostawcami to gra - wie o tym każdy szef działu IT. Nie każdy jednak zdaje sobie sprawę z tego, że ta gra zaczyna się znacznie wcześniej i nie kończy się wraz z podpisaniem umowy.

Na każdym kroku tej gry na menedżera IT czyha wiele pułapek. Każdy błąd oznacza opóźnienie projektu, problemy z poziomem świadczonych usług, a w skrajnych przypadkach nawet poważne awarie systemów informatycznych. Zapytaliśmy kilku dyrektorów działów informatyki, konsultantów i przedstawicieli firm teleinformatycznych o najpopularniejsze uchybienia popełniane przez menedżerów, kupujących usługi IT. Oto pięć najczęściej wymienianych błędów.

Niecierpliwość - to błąd, który przynajmniej raz popełnił każdy z szefów IT. Użytkownicy naciskają na szybką realizację projektu, w budżecie została rezerwa, którą trzeba wykorzystać przed końcem roku... Przyczyn pośpiechu są tysiące. Brak odpowiedniego rozpoznania potrzeb biznesowych, złe zdefiniowanie katalogu usług, nieprzygotowanie działu IT do rozmów z oferentami czy wreszcie narzucanie dostawcom nierealnych terminów realizacji - wszystko to prowadzi do niepowodzenia. Jak mówi jeden z konsultantów: "Dokumentację do przetargu można skompletować nawet w ciągu jednej nocy". Pytanie tylko, czy przygotowana w ten sposób oferta będzie w jakikolwiek sposób odpowiadać potrzebom?

Nadmierna oszczędność - czyli kierowanie się przy zakupach produktów i usług informatycznych wyłącznie ceną. Cena, zwłaszcza dla dostawców, to pojęcie względne. Większość z nich doskonale opanowała sztukę ukrywania prawdziwej ceny kupowanych rozwiązań w kosztach utrzymania lub aktualizacji systemu, aneksach dotyczących kosztów dodatkowych poprawek albo w cenie sprzętu.

Niewolnicze przywiązanie do tego wskaźnika prawie zawsze prowadzi do odrzucenia najbardziej wartościowych ofert. Dobrą strategią jest odrzucanie ofert skrajnych.

Błąd nie dotyczy jedynie początkowych negocjacji. Także później klienci mają wiele okazji do uzyskania od dostawcy dodatkowych upustów. Na dłuższą metę jednak klient prawie zawsze traci na takiej strategii.

Lenistwo - niechęć przed zasięgnięciem opinii na temat potencjalnego kontrahenta i jego pozycji rynkowej. Błąd wielu menedżerów, którzy polegają na referencjach podsuwanych im przez dostawców, wskutek czego podpisywali kontrakt na zakup systemu, którego projekt nie wyszedł poza etap wstępnych założeń. Albo angażowali firmę, która właśnie przechodzi poważną reorganizację, była zajęta obsługą innego wielkiego kontraktu bądź za wszelką cenę chciała zdobyć pierwszą referencję. Zakup systemu wymaga dokładnego zapoznania się z ofertą i oferentem. Zwłaszcza w przypadku długofalowych umów bardzo ważne jest wzajemne dopasowanie kupującego i dostawcy zarówno pod względem kompetencji, jak i kultury organizacyjnej.

Niechęć przed przyznaniem się do błędu - wiele projektów zakończyło się niepowodzeniem nie tyle z powodu źle podpisanej umowy, ile ze względu na lęk przed przyznaniem się do błędu. Wskutek tego przedsiębiorstwa brnęły dalej w niekorzystny kontrakt, zamiast w porę przekonać dostawcę do renegocjacji umowy. Z każdym miesiącem wycofanie się jest z punktu widzenia obu stron coraz trudniejsze. Zresztą ten błąd można popełnić, nawet mając w kieszeni najlepszy kontrakt. Otoczenie biznesowe i relacje wewnątrz przedsiębiorstw zmieniają się niemal z dnia na dzień. W związku z tym zmieniają się także oczekiwania i potrzeby względem produktu czy usługi. Tylko uwzględniając (w rozsądnych granicach) te zmiany można w pełni dopasować system do potrzeb. Inaczej po jakimś czasie przedsiębiorstwo ma problem z przypomnieniem sobie, po co właściwie wdrażaliśmy ten system?

Uzależnienie - pochodna wszystkich poprzednich błędów nieuchronnie prowadzących do spadku poziomu świadczonych usług.

Błąd polegający na zbyt pośpiesznym lub niedostatecznie przemyślanym zaangażowaniu się w duży projekt. Każdą usługę należy wprowadzać stopniowo, jak najdłużej zachowując możliwość manewru i ewentualnej wymiany dostawcy. Tam gdzie to tylko możliwe, należy zaczynać projekt od pilota. To najpewniejsza podstawa do rzetelnej weryfikacji oferty. A także dobry sposób na rozpoznanie mocnych i słabych stron zarówno dostawcy, jak i kupującego.