Firmy zajmujące się przetwórstwem miedzi w Grupie Impexmetal będą korzystać ze wspólnego systemu wspomagającego zarządzanie.

W skład tzw. grupy miedziowej Impexmetalu wchodzą trzy firmy: Hutmen - produkująca pręty, rury i kształtowniki z mosiądzu, brązu i miedzi, Huta Metali Nieżelaznych Szopienice - zajmująca się produkcją taśm i blach miedzianych oraz Walcownia Metali Dziedzice - produkująca pręty i rury z mosiądzu oraz krążki monetarne. W ramach realizowanej przez Impexmetal strategii zarządzania spółkami zależnymi od pewnego czasu prowadzone są działania zmierzające do konsolidacji grupy miedziowej.

W tym celu następują zmiany właścicielskie. Niedawno Hutmen przejął większościowy pakiet udziałów w Hucie Szopienice. Do końca 2004 r. podobny proces zostanie przeprowadzony w przypadku Walcowni Dziedzice. Kierownictwo firmy podjęło decyzję, że równolegle z konsolidacją kapitałową powinna przebiegać integracja systemów informatycznych tych trzech zakładów.

Wszystko po kolei

Od czterech lat w Hutmenie eksploatowany jest z powodzeniem system IFS Applications. W tym czasie zostały wdrożone moduły: finanse, dystrybucja, kadry i płace oraz produkcja. Zakład ma wieloletnią historię związaną z informatyzacją poszczególnych sfer działalności. Podobnie bogatą tradycję ma Huta Szopienice, w której funkcjonuje duży dział informatyki. Wykorzystywane są tam jednak - napisane przez pracowników zakładu - własne systemy do obsługi produkcji. Obszar finansów obsługuje dedykowany system opracowany przez firmę zewnętrzną. Przeznaczone na swoje potrzeby aplikacje wykorzystywane są także w zakładzie w Dziedzicach.

"Tych systemów nie da się zintegrować. Prezentują różny poziom technologiczny i funkcjonalny. Dlatego podjęto decyzję, żeby wykorzystać nasze doświadczenia i wdrożyć w Szopienicach i Dziedzicach system IFS Applications. Rozwiązanie będzie co prawda wspólne, jednak planujemy jego zróżnicowanie ze względu na odmienność potrzeb tych zakładów. Podstawą decyzji o wyborze dla wszystkich spółek IFS Applications było osiągnięcie przez Hutmen oczekiwanych korzyści z wdrożenia systemu ERP, zwłaszcza w obszarze produkcji" - tłumaczy Jan Tkocz, pełnomocnik ds. modernizacji systemu zarządzania i kierownik Działu Informatyki w Hutmenie.

Ze względu na ograniczenia czasowe projekt został podzielony na etapy. W pierwszym etapie jest planowane uruchomienie systemu IFS Applications w zakresie finansów, środków trwałych, obsługi zaopatrzenia, sprzedaży i gospodarki magazynowej. Zaczną one funkcjonować produkcyjnie w styczniu 2005 r. Łączna liczba użytkowników nowego systemu wzrośnie do 430 osób. Dopiero po zakończeniu tego przedsięwzięcia rozpoczną się prace nad wdrożeniem w zakładach w Szopienicach i Dziedzicach modułu odpowiedzialnego za produkcję, a także modułu kadrowo-płacowego i remontów. "To o wiele trudniejsze od wdrożenia finansów czy dystrybucji. Mamy jednak kilkuletnie doświadczenie, a działalność obydwu zakładów jest w istocie podobna do naszej" - opowiada Jan Tkocz.

Terminal na koszty

Firma zdecydowała się na centralną eksploatację systemu IFS Applications. Pozwoli to ograniczyć koszty związane z zakupem niezbędnej infrastruktury. Rozproszenie systemu wpłynęłoby także na wzrost kosztów związanych z jego utrzymaniem. System będzie pracował na dwóch serwerach IBM (p630 i p650) połączonych w klaster. To podniesie poziom bezpieczeństwa i zwiększy ich wydajność.

Większy problem wiąże się z dostarczeniem odpowiedniego sprzętu użytkownikom końcowym. Znaczna część komputerów w zakładach w Szopienicach i Dziedzicach ma parametry niewystarczające do eksploatacji systemu ERP. Kierownictwo firmy nie chce jednak prowadzić kosztownego projektu wymiany kilkuset komputerów. Zdecydowano się więc na rozwiązanie serwerów terminali. W tym celu na potrzeby każdego zakładu zostanie uruchomiony serwer działający pod kontrolą Windows 2003.

Właśnie problemy związane z dostępem terminalowym budzą największe obawy zespołu projektowego. "Nie posiadamy doświadczeń eksploatacyjnych pracy w sieci rozległej. Mamy wiedzę teoretyczną, ale praktyka może okazać się zupełnie inna. Przed produkcyjnym startem systemu wszystko musi zostać solidnie przetestowane. Dlatego planujemy wydłużenie okresu testowania. W tym czasie szkolenia pracowników będą odbywały się na lokalnych stacjach roboczych w poszczególnych spółkach, połączonych centralną bazą danych w Hutmenie" - wyjaśnia Jan Tkocz.

Korzyści instant

Hutmen oczekuje, że korzyści wynikające z wykorzystania wspólnego systemu pojawią się bardzo szybko po zakończeniu projektu. Przede wszystkim będą wynikać z dostępu kadry kierowniczej w trzech zakładach do tych samych informacji. Z kolei dla Huty Szopienice i Walcowni Dziedzice nowy system oznacza dostęp do bieżącej informacji o kosztach materiałowych, które mają kluczowe znaczenie dla osiągnięcia sukcesu w branży hutniczej. Wdrożenie systemu obsługującego produkcję pozwoli też uzyskać rzeczywiste dane o koszcie tzw. przerobu - zarówno w odniesieniu do maszyn, jak i pracowników. "To właśnie w wąskim - ok. 20% ceny produktu - obszarze kosztów przerobu odbywa się konkurencja w branży hutnictwa i przetwórstwa metali nieżelaznych" - wyjaśniają przedstawiciele firmy.

Szczegółowe informacje o rentowności produkowanych wyrobów pozwolą na zracjonalizowanie polityki alokacji produktów w ramach trzech firm wchodzących w skład grupy miedziowej. Obecnie pewne produkty produkowane są zarówno w Hutmenie, jak i Dziedzicach. Teraz decyzję, gdzie mają być wytwarzane, będzie można podjąć na podstawie precyzyjnych kryteriów ekonomicznych.

W przyszłości Impexmetal rozważa integrację funkcjonujących obecnie trzech odrębnych działów informatyki. Proces integracji zespołów IT nie jest jednak przyspieszany, aby zmiany organizacyjne nie przyczyniały się do zwiększenia zamieszania wynikającego z integracji systemów informatycznych.

"Wdrożenie nowego systemu to czubek góry lodowej. W zakładach w Szopienicach i Dziedzicach wraz z nowym systemem ERP zacznie funkcjonować nowy sposób zarządzania. Pracownicy z jednej strony będą musieli wziąć odpowiedzialność za jakość informacji wprowadzanych do niego, z drugiej, nauczyć się korzystać z danych w nim zawartych. To ogromna zmiana i wielkie wyzwanie" - kończy Jan Tkocz.