Wdrożenie podpisu elektronicznego w urzędzie to wyzwanie nie tyle techniczne, ile przede wszystkim organizacyjne i proceduralne.

Wzajemne zaufanie co do przekazywanych dokumentów elektronicznych jest warunkiem niezbędnym do realizacji wizji e-urzędu. Nie tylko dlatego że e-urząd powinien być w domyśle sprawniejszy i bardziej przyjazny interesantom, ale także ponieważ korespondencja urzędowa może stanowić dowód w ewentualnych sprawach spornych toczonych przed sądem.

Tak postawione warunki spełniają dokumenty elektroniczne podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym - równoważnym podpisowi ręcznemu, gdy obie strony wyrażają na to zgodę, z wyjątkiem sytuacji, w których przepisy stanowią inaczej. Wdrożenie w urzędzie systemu umożliwiającego podpisywanie dokumentów elektronicznych to jednak wyzwanie, przy czym problemy natury technicznej można by nawet uznać za mniej znaczące.

Podstawowe kwestie, jakie ujawniają się już na etapie studiów wstępnych, dotyczą raczej styku sfery technicznej z materią proceduralną. Dla ułatwienia, zagadnienia te zostaną omówione w podziale na cztery obszary, w których powstaje najwięcej interpretacyjnych i metodologicznych znaków zapytania: (1) przyjmowanie i wysyłanie korespondencji (2) obsługa Archiwum Elektronicznego, (3) obieg wewnątrz urzędu dokumentu elektronicznego oraz odpowiadanie na pisma. Omówiony zostanie także (4) podział wdrożenia na etapy.

Przyjmowanie i wysyłanie korespondencji

Sieć wewnętrzna urzędu jest nośnikiem służącym do wymiany dokumentów urzędowych, głównie korespondencji, ale jednocześnie służy jako sposób dostępu do baz danych o szczególnym znaczeniu, np. o mieszkańcach, kontrahentach, podatnikach itp. W tym kontekście podstawowy problem z wdrożeniem podpisu elektronicznego powstaje w związku z tzw. instrukcjami kancelaryjnymi. Narzuciły one urzędom obowiązek wyłączenia z sieci wewnętrznych urzędu komputerów podłączonych do Internetu, przy czym nie zakazują przełączania ww. komputerów między obiema sieciami.

W praktyce przepisy te umożliwiają przyjmowanie na nośniki lokalne danych z Internetu i ich wstępną obróbkę, np. sprawdzenie za pomocą programu antywirusowego, wykonanie weryfikacji poprawności itp., a następnie - po przełączeniu komputera do sieci wewnętrznej - udostępnienie danych urzędnikom. Na tej podstawie można już sporządzić wstępny opis funkcjonowania podpisu elektronicznego na takim stanowisku:

Przyjęcie dokumentu elektronicznego z Internetu lub na innym nośniku informatycznym dostarczonym przez petenta z jednoczesnym jego sprawdzeniem pod kątem zawirusowania.

Należy zwrócić uwagę, że ustawodawca nie narzucił urzędowi obowiązku przyjmowania dokumentów w dowolnych formatach przekazanych przez petenta. W takiej sytuacji obowiązuje zasada zgody obu stron (petenta i urzędu) co do formatu przekazywanych danych. A zatem to urząd powinien określić dokładną strukturę plików, jakie będzie przyjmować, albo wskazać aplikacje, przy których użyciu przekazywane dokumenty powinny być sporządzane.

Jest to związane z możliwością obróbki danego dokumentu elektronicznego przez urzędników na posiadanym przez urząd sprzęcie komputerowym i oprogramowaniu. To ważne z praktycznego, ale i formalnego punktu widzenia, bowiem w przypadku otrzymania pliku, który nie jest możliwy do "obróbki" przez urząd, może on być odrzucony bez potwierdzania jego przyjęcia - jako niezgodny z obowiązującymi przepisami i umową stron. Dla porządku: analogiczna zasada obowiązuje w odniesieniu do wysyłania dokumentu elektronicznego przez urząd do petenta.

Weryfikacja podpisu elektronicznego dołączonego do dokumentu. Po pozytywnej weryfikacji podpisu (certyfikatu) należy także zarchiwizować klucze pobrane z Urzędu Certyfikacji (przez Internet). Umieszczenie tej czynności w procedurze umożliwi ponowną weryfikację dokumentu w dowolnym czasie, nawet w razie późniejszej utraty certyfikatu przez petenta. Na tym etapie weryfikacji należy także poddać elektroniczne znaki opłaty skarbowej, jeżeli takie zostały dołączone.

Wysyłanie potwierdzenia przyjęcia dokumentu petentowi. Obecnie na rynku funkcjonuje usługa Kurier Elektroniczny, lecz nie jest ona prawnie zrównana z "listem poleconym", chociaż taką funkcję miała pełnić. Usługa ta opiera się na zasadzie zaufania obu stron do strony trzeciej, a zatem wymaga dodatkowej umowy między urzędem a petentem na jej stosowanie, co jest sensowne tylko dla firm przesyłających do urzędu większą liczbę korespondencji, w regularnych odstępach czasowych. Celem ochrony prawnej urzędu wydaje się zasadne wysyłanie potwierdzenia otrzymania dokumentów elektronicznych tradycyjną drogą, chyba że petent określi to inaczej.

Przekazanie dokumentu do archiwum elektronicznego wraz z plikami podpisów (jeżeli występują osobno) i kluczami. Przekazanie ww. danych do Archiwum Elektronicznego może się odbywać w zależności od platformy programowej eksploatowanej w urzędzie w formie: przekopiowania plików na odpowiednie serwery lub replikacji odpowiednich baz danych. Oczywiście jest to możliwe po "przełączeniu" stanowiska komputerowego obsługującego korespondencje urzędu z sieci internetowej do wewnętrznej lub przeniesieniu omawianych danych za pomocą dowolnego nośnika (dyskietka, CD-ROM).

Dodatkowe potwierdzenie odrębnym e-podpisem (kontrasygnatą) złożonym przez urzędnika, poświadczające poprawność weryfikacji podpisu. Istnieje także możliwość wykonania kopii papierowej otrzymanego dokumentu z jego jednoczesnym uwierzytelnieniem na potrzeby wewnętrzne urzędu.

Obsługa Archiwum Elektronicznego

Archiwum Elektroniczne powinno mieć możliwość obsługi podpisanych elektronicznie dokumentów nie tylko w momencie ich wprowadzania lub w czasie ważności certyfikatów, ale przez cały czas przechowywania dokumentów w archiwum. Wymusza to przestrzeganie następujących reguł:

• dokumenty elektroniczne muszą być archiwizowanie wraz ze skojarzonymi z nimi podpisami elektronicznymi;
• wraz z dokumentami muszą być archiwizowane także klucze pobrane z Urzędu Certyfikacji w celu weryfikacji podpisu (klucze Urzędu Certyfikacji z czasem są zmieniane);
• dokumenty powinny być udostępniane przez archiwum wyłącznie w trybie "tylko do odczytu" w celu zabezpieczenia się przed zmianą dokumentu, a co za tym idzie, utratą ważności podpisu elektronicznego.

Jednocześnie należy zwrócić uwagę na potrzebę włączania zarchiwizowanych dokumentów elektronicznych do normalnego obiegu korespondencji w urzędzie, tzn. umieszczenie ich (lub odnośników do nich) w odpowiednich rejestrach, przekazywania na poszczególne merytoryczne stanowiska, dekretowania i składowania kontrasygnat.

Ustawodawca nie określił szczegółowo zasad archiwizowania dokumentów elektronicznych. Biorąc jednak pod uwagę procedurę archiwizacji dokumentów papierowych, sensowny byłby jeden z dwóch sposobów postępowania:

• archiwizowanie dokumentów na nośnikach trwałych (np. CD-ROM) z uwzględnieniem spraw, których dotyczą (zgodnie z Rzeczowym Wykazem Akt), i dołączaniem ich do poszczególnych teczek aktowych. Spowoduje to wprawdzie, że do archiwum urzędu trafiać będzie bardzo duża liczba nośników, lecz jednocześnie bardzo ułatwi to wyszukiwanie konkretnego dokumentu wraz z dokumentami skojarzonymi;
• archiwizowanie całości lub wybranego fragmentu Archiwum Elektronicznego. Taka forma wymusza stosowanie dodatkowych mechanizmów klasyfikacji poszczególnych plików w celu ich łatwiejszego zlokalizowania.

Bez względu na przyjęte rozwiązania należy zaznaczyć, że ww. nośniki danych będą przekazywane do archiwum zakładowego i przechowywane tam przez określony czas oraz mogą być udostępniane osobom uprawnionym na takich zasadach, jak dokumenty papierowe.