Koszty pod kontrolą

Duży wpływ na budżet przedsiębiorstwa mają koszty związane z korzystaniem z usług telekomunikacyjnych. W przypadku firm z segmentu SOHO/SME ich kontrola jest z reguły stosunkowo prosta i nie wymaga stosowania zaawansowanych systemów lub metod. Sytuacja komplikuje się w przypadku firm o rozbudowanej hierarchii - zatrudniających kilkaset, kilka tysięcy pracowników - w których tego typu koszty są ogromne, toteż ich redukcja nawet o 10% ma duże znaczenie.

Duży wpływ na budżet przedsiębiorstwa mają koszty związane z korzystaniem z usług telekomunikacyjnych. W przypadku firm z segmentu SOHO/SME ich kontrola jest z reguły stosunkowo prosta i nie wymaga stosowania zaawansowanych systemów lub metod. Sytuacja komplikuje się w przypadku firm o rozbudowanej hierarchii - zatrudniających kilkaset, kilka tysięcy pracowników - w których tego typu koszty są ogromne, toteż ich redukcja nawet o 10% ma duże znaczenie.

Czynnikiem istotnie komplikującym zarządzanie usługami telekomunikacyjnymi w dużych organizacjach jest natura pracowników, bardzo często nadużywających przydzielone im usługi. Prostym przykładem tego zjawiska jest wykorzystywanie firmowych telefonów komórkowych do celów prywatnych. Oczywiście, najprostszym sposobem ograniczenia tego zjawiska jest przydzielenie odgórnych limitów miesięcznych. Jednak - jak pokazują analizy wielu firm - nie jest to najlepsza metoda optymalizacji kosztów.

Drugim ważnym problemem jest kwestia wyboru dostawcy usług - w czasach silnej konkurencji oferty i plany taryfowe operatorów podlegają ciągłym zmianom. Elastyczne dostosowywanie się do tych zmian może w konsekwencji prowadzić do znaczących oszczędności (szczególnie w skali dużej organizacji). Oczywiście, w przypadku firm zatrudniających kilka tysięcy pracowników tego typu działanie nie jest możliwe bez zastosowania odpowiednich narzędzi.

Do rozwoju nowej dziedziny rozwiązań teleinformatycznych, których podstawowym celem jest zarządzanie i optymalizacja kosztów telekomunikacyjnych organizacji, w dużym stopniu przyczyniła się ekspansja telefonii komórkowej, komplikującej znacznie zarządzanie takimi kosztami.

Generalnie wszystkie rozwiązania przeznaczone do zarządzania i optymalizacji kosztów usług teleinformatycznych można podzielić na dwie podstawowe kategorie:

  • pasywne systemy wspomagania decyzji - wykorzystujące informacje o strukturze firmy, charakterze pracy poszczególnych pracowników oraz ofercie rynkowej dostawców usług telekomunikacyjnych/operatorów i na ich podstawie wskazujące konkretne rozwiązania;

  • aktywne systemy zarządzania - oprócz informacji dostarczanych systemom pasywnym dysponują odpowiednim interfejsem do operatora/dostawcy usług, co umożliwia dynamiczne zarządzanie usługami i kosztami.
Początkowe wersje systemów pasywnych były niezwykle proste. W wielu przypadkach decyzja pochodziła z wbudowanej listy możliwych decyzji. Przykładem najprostszych decyzji optymalizacyjnych jest wspomniane wcześniej zastosowanie limitów minut/kosztów dla konkretnych pracowników (wysokość limitu jest uzależniona od stanowiska i charakteru pracy). Innym przykładem jest rozwiązanie, polegające na przydzieleniu określonych kwot pieniężnych pracownikom i powierzenie im wyboru dostawcy usług (zakłada się, że pracownik wybierze ofertę optymalną w stosunku do zapotrzebowania).

Obecne systemy są jednak bardziej skomplikowane - uwzględniają wiele różnych czynników, np. wyniki pracy poszczególnych pracowników i ich korelacje z wykorzystanymi zasobami minut rozmów itp. Jak twierdzą analitycy, tego typu rozwiązania służą przede wszystkim odpowiedniemu kształtowaniu decyzji firmy w zakresie wyboru operatorów i ofert oraz odpowiedniej alokacji dostępnych zasobów usługowych. Obecnie jest to powszechnie stosowany model: duża firma jest w stanie wynegocjować z operatorem atrakcyjne warunki, a następnie na podstawie odpowiednich analiz optymalnie przydzielać zasoby.

Koszty pod kontrolą

Cykl optymalizacji TTCM

Dobrym przykładem rozwiązania pasywnego systemu wspomagania decyzji jest koncepcja TTCM (Total Telecom Cost Management), opracowana w Aberdeen Group. TTCM jest zespołem aplikacji, systemów oraz procesów biznesowych umożliwiających optymalizację kosztów usług telekomunikacyjnych w dużych organizacjach. W ramach swej koncepcji Aberdeen Group oferuje aplikację o komercyjnej nazwie VAT (TTCM Value Asessment Tool). Narzędzie pozwala na modelowanie potencjalnych zysków firmy po zaimplementowaniu procesów TTCM, dzięki czemu potencjalny klient może stosunkowo łatwo oszacować zasadność wdrożenia tego typu procesów. Najważniejszą zaletą koncepcji TTCM jest cykliczność procesu analizy i wspomagania decyzji. Informacje dotyczące alokacji oraz zarządzania wykorzystywanymi w organizacji usługami telekomunikacyjnymi są aktualizowane po dokonaniu analizy określonego okresu. Pozwala to na elastyczne dostosowanie do aktualnego zapotrzebowania, co w dłuższej perspektywie prowadzi do istotnych oszczędności. Cykl TTCM rozpoczyna się od monitorowania i analizy faktur. Następnie jest dokonywany zakup usług oraz ich alokacja (w ramach struktury firmy). W trakcie korzystania z usługi (o ile to możliwe) jest dokonywana analiza jakości poszczególnych usług oraz ich wykorzystania przez poszczególnych pracowników i komórki organizacji. Kolejnym krokiem jest dokonanie planu przyszłego zapotrzebowania i alokacji, a następnie wybór oferty i negocjacje z dostawcą usług.

Pewnym rozszerzeniem filozofii TTCM jest dynamiczne zarządzanie kosztami telekomunikacyjnymi - koncepcja systemów aktywnych. Systemy tego typu często nazywane są systemami TFM (Telecom Financial Management). Systemy te charakteryzują się centralną bazą ofert dostawców oraz bazą użytkowników (pracowników) - zarządzanie zasobami usługowymi jest realizowane centralnie. Dodatkowo, jeżeli interfejs pomiędzy organizacją a dostawcą usług pozwala na monitorowanie online wykorzystanych zasobów usługowych, system TFM na podstawie informacji billingowych poszczególnych użytkowników może dokonywać optymalizacji, np. przez przenoszenie niewykorzystanych zasobów (z puli dostępnych minut itp.).

Przykładem tego typu systemu jest oferta firmy Cobite (system o komercyjnej nazwie eXprts). Rozwiązanie umożliwia centralne zarządzanie usługami, prowadzące do optymalizacji kosztów. Poprzez interfejs www pracownicy mogą zgłaszać potrzeby zmian zestawu usług telekomunikacyjnych. System centralny prowadzi analizę trendów wykorzystania poszczególnych usług przez pracowników i na podstawie przechowywanych w centralnej bazie ofert stara się dobrać usługi i optymalny plan taryfowy dla pracownika. Billing poszczególnych użytkowników jest przekazywany elektronicznie i zapisywany automatycznie w centralnej bazie danych. Wszelkie przekroczenia limitów są automatycznie raportowane odpowiednim osobom za pośrednictwem poczty elektronicznej lub sms.

Na rynku telefonii komórkowej prawdziwą rewolucją jest koncepcja przenośności numerów WLNP (Wireless Local Number Portability). Pojęcie przenośności numerów oznacza uprawnienie abonenta do zachowania posiadanego numeru telefonu przy zmianie operatora sieci (dostawcy usługi), miejsca korzystania z usługi lub rodzaju usługi. W kontekście systemów TFM przenośność numerów oznacza możliwość częstych zmian operatora bez konieczności zmiany numeru, co w kontekście działalności dużej organizacji jest niezwykle istotne. Doskonałym przykładem systemu TFM dla organizacji, których pracownicy korzystają z usług telefonii komórkowej, jest rozwiązanie WMS (Wireless Management Software) firmy Traq Wireless. Jak pokazują doświadczenia niektórych firm wykorzystujących ten system, koszty usług w obszarze telefonii komórkowej można zredukować nawet o 40%. System WMS umożliwia przechowywanie 18 000 planów taryfowych różnych operatorów. Na podstawie tych planów oraz analizy charakterystyk wykorzystania usług przez konkretnych użytkowników system umożliwia prowadzenie dynamicznej optymalizacji kosztów. System posiada zaimplementowany patentowany mechanizm optymalizacyjny (Plan Expert Engine), oparty na przechowywanym w systemie profilu użytkownika (profil określa średni czas rozmów, rozkład liczby połączeń w ciągu dnia w poszczególnych godzinach, charakterystykę numerów docelowych połączeń, a także dane dotyczące innych usług, takich jak wdzwaniany dostęp do Internetu, GPRS itp.).

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200