Jak powinna wyglądać dobra biblioteka wie każdy, kto miał okazję zetknąć się z amerykańskim uniwersytetem. Mieści się w olbrzymim, wielopiętrowym, przestronnym gmachu. Na każdym piętrze wzdłuż ścian ustawione są długie stoły z fotelami lub małe biurka odgrodzone od siebie przepierzeniem. Jest to tzw. open stack library. Każdy może podejść do półki, wyjąć tyle książek ile chce, znaleźć te, które są mu potrzebne, złożyć je na pierwszym lepszym stole i pracować.

Jeden katalog

Wszystkie biblioteki uniwersyteckie są bliźniaczo do siebie podobne. W każdej z nich egzemplarz tej samej książki ma identyczny numer. Jeśli książka została wyprodukowana w Ameryce, to jej numer jest wydrukowany na stronie przedtytułowej, razem z wydawcą i innymi informacjami bibliograficznymi. Zanim trafi na jakąkolwiek półkę posiada już numer, pod którym zostanie skatalogowana w Bibliotece Kongresu Stanów Zjednoczonych. Numery te nadawane są w taki sposób, by książki z jednej dziedziny trafiały na tę samą półkę. Łatwiej je potem znaleźć. Jeśli ktoś się interesuje np. fizyką ciała stałego, to wszystkie potrzebne książki znajdzie ustawione w tej samej kolejności w każdej amerykańskiej bibliotece. W istocie, każda taka biblioteka stanowi jakby fragment Biblioteki Kongresu.

W open stack library każda książka ma wszytą taśmę magnetyczną z numerem i sygnałem alarmowym, który ją chroni przed złodziejem. Jeśli chcemy ją wypożyczyć, ściągamy ją z półki, niesiemy na parter do recepcji i oddajemy bibliotekarzowi razem z naszą magnetyczną kartą biblioteczną. Bibliotekarz ręcznym czytnikiem odczytuje numer książki i numer karty. Potem rozmagnesowywuje sygnał alarmowy. Możemy przenieść książkę przez elektroniczną bramkę i zabrać do domu.

Błogosławieństwo czy przekleństwo?

W znacznej części świata nie ma więc problemu z porządkowaniem książek. Nie ma rewersów, osobnych szuflad z kartami czytelników i rejestrem wypożyczonych tomów. Nie czeka się na bibliotekarza, który nosi książki po piętrach i nie lubi, gdy ktoś zamówi książkę po to tylko, żeby ją szybko przewertować. Bibliotekarze mają też łatwiejszą pracę. Zajmują się akwizycją nowych tomów i przesyłaniem informacji bibliograficznych. Nie muszą pilnować i wydzielać książek, bo robi to komputer.

Istnieje wiele systemów komputerowego zarządzania biblioteką. Każdy z nich kosztuje kilka milionów dolarów. Jeśli się źle wybierze, straty są ogromne. Jednak nawet doświadczeni bibliotekarze popełniają czasem takie błędy.

W Stanach Zjednoczonych pojawił się kilka lat temu system BLISS, czyli "błogosławieństwo". Dziś trudno się dowiedzieć czegoś bliżej na jego temat. Jest to sprawa bolesna. System BLISS kupiło kilka uniwersytetów, w tym - podobno - Columbia i Johns Hopkins. Każdy uniwersytet wydał po kilka milionów dolarów i otrzymał software, który działał z błędami. Właściciele BLISSa nie potrafili błędów usunąć i wkrótce ich firma zbankrutowała. Uniwersytety poniosły znaczne straty i musiały kupić zupełnie inny system. Podobne problemy grożą każdemu, kto pospiesznie ulegnie namowom sprytnych sprzedawców. Wybór systemu to trudne zadanie.

Dziś na rynku amerykańskim działa 8 firm: Ameritech (dawniej OCLC), CARL Systems, Data Research Associates (DRA), Geac, Innovative Interfaces Inc. (III), NOTIS Systems, Unisys oraz VTLS (Virginia Tech Library System). Doświadczeni bibliotekarze twierdzą, że niektóre z tych firm będą musiały splajtować. Które - nie potrafię zgadnąć, gdyż jest to sprawa nieprzewidywalnej popularności na rynku. Najpewniejszy jest w zasadzie system najbardziej popularny, ponieważ jego producent co miesiąc otrzymuje największe wpływy od swych użytkowników i najszybciej potrafi dostosować się do ich wymagań. Z czasem te wymagania stają się standardem przyjętym w całej sieci komunikujących się z sobą bibliotek.

On-Line Catalog

Komputerowy system zarządzania biblioteką pełni przede wszystkim trzy funkcje.

Pierwszą jest check-out registration, czyli kontrola wypożyczania. Komputer musi mieć w pamięci dane na temat wszystkich książek i wszystkich czytelników. Dane te muszą być dostępne w rozmaity sposób: ile książek brakuje, komu dziś upływa termin oddania książki, które pozycje wprowadzono w ostatnich 2 latach, itp. Jest to proste zadanie wykonywane przez wykorzystanie bazy danych. Przed zakupem programu trzeba jednak pamiętać, że biblioteka będzie rozwijać się i system za 10 lat musi opanować na przykład 3 miliony tomów. Warto także wiedzieć, że np. NOTIS działa w zasadzie tylko z komputerami IBM, a VTLS najlepiej pracuje na Hewlett-Packardach.

Drugą funkcją jest podawanie wiadomości bibliograficznych - czyli on-line cataloging. Pod tym względem, oferowane systemy różnią się znacznie od siebie. Niestety trudno otrzymać wyczerpujące i wiarygodne informacje na temat sposobu ich działania. Znane są tylko ogólne zasady. Informacje dotyczące każdej pozycji w bibliotece rozbite są na segmenty, nazywane "tags". Pełnią one funkcję podobną do "key words" w naukowych abstraktach. Poszukiwanie książki polega na przeglądaniu "tagów" i odszukaniu tych wszystkich pozycji, które spełniają warunki postawione w pytaniu. Jak program sobie radzi z porządkowaniem tych informacji nie jest jasne ani dla użytkownika, ani najczęściej dla bibliotekarza. Program wykorzystuje jakiś tezaurus, podobny do systemu klasyfikacyjnego używanego przez Bibliotekę Kongresu. Musi jednak robić znacznie więcej, gdyż w przeciwnym razie wystarczyłoby chodzić wzdłuż półek z książkami. Jeśli np. wczyta się hasło "Poland" to program powinien podawać nie tylko tytuły prac geograficznych, opisujących Polskę jako kraj, ale także np. tytuły książek napisanych przez Polaków oraz tytuły książek na temat polskiej historii, muzyki, architektury, nauki itp. Rzecz jasna, książki te będą należeć do różnych działów w Bibliotece Kongresu - do działu literatury, historii, muzyki, itp.

Trudno znaleźć optymalne rozwiązania. Jeśli program działa na zbyt licznych zbiorach to podaje za dużo tytułów, z których żaden czytelnik nie jest w stanie skorzystać. Widać to na załączonej ilustracji. Znalezienie 10 tys. pozycji zabrało komputerowi blisko 5 minut. Spis jest zbyt długi, by go pokazać na ekranie lub wydrukować.

Z drugiej strony, jeśli system działa na zbyt małych zbiorach i odrzuca pewne pozycje, to użytkownik nie dowie się, np. jaki rodzaj publikacji dotyczący Polski jest szczególnie popularny. Nie będzie też wiedział czy Polska ma np. sławnych pianistów, socjologów, rodziny kupieckie, czy nowy system podatkowy. Będzie musiał zadawać wiele pytań typu: "Poland and piano", "Poland and taxes" i ostatecznie straci jeszcze więcej czasu.

Trzecią funkcją jest komunikowanie się z innymi bibliotekami. Zakupiony system musi być w stanie wykonać "on-line search" w katalogu innej biblioteki. Korzyści z zainstalowania komputerowego katalogu polegają bowiem głównie na tym, że poszczególne biblioteki łączą się w system i każda z nich specjalizuje się w zakupie literatury wybranego rodzaju. Pozostałe korzystają z systemu poczty elektronicznej i zbierają informacje na temat tego, co znajduje się w innych bibliotekach. Tu potrzebne są specjalne funkcje komputerowe, niezbyt dobrze jeszcze opracowane.

Stawia się różne żądania: 1) kompatybilność używanych systemów, 2) zbieranie danych bibliograficznych na temat nas interesujący w katalogu innej biblioteki oraz automatyczne przesyłanie tych wiadomości co jakiś czas do naszej biblioteki, 3) windowing, czyli możliwość jednoczesnego manipulowania na własnym ekranie danymi pochodzącymi z naszej biblioteki oraz danymi z biblioteki, z którą się komunikujemy, 4) imaging, czyli możliwość zobaczenia na ekranie fotokopii spisu treści lub strony tytułowej wybranej publikacji, znajdującej się w posiadaniu innej biblioteki. Najważniejszy jest oczywiście pierwszy warunek. Czwarty jest na razie spełniany tylko przez nieliczne, małe i bogate biblioteki.

Duża biblioteka nie kupuje systemu obsługi komputerowej bez szczegółowego wyliczenia swych żądań. Te żądania są przedstawiane w dokumencie liczącym kilkanaście stron. Porównuje się odpowiedzi wszystkich możliwych dostawców i dodatkowo sprawdza się ich wiarygodność. Sprytne uniwersytety robią coś ponadto, choć nie jest to całkiem legalne. Dowiadują się nieoficjalnie o sytuację finansową każdej z firm oferujących software biblioteczny. Przyjaciele w szkole businesu potrafią zwykle odpowiedzieć na to pytanie, używając sobie tylko znanych metod i zachowując anonimowość.

Ponadto istnieją specjalistyczne czasopisma na temat komputerów w bibliotece, np. Library Resources and Technical Services oraz biuletyny dostępne za pośrednictwem BITNET-u: LISTSERV@UHUPVM1 oraz PACSL@UHUPVM1.

Czego potrzebuje czytelnik?

Rzeczą najważniejszą jest jednak, by biblioteka nie rozczarowała swych czytelników. System informacji bibliograficznej musi być wygodny i fizycznie dostępny dla każdego. Trzeba więc zainstalować kilkadziesiąt terminali dla publiczności i do każdego z nich dołączyć drukarkę z papierem. Można za tę usługę brać pieniądze, ale nie wolno z niej zrezygnować. Komputerowy system informacji bibliotecznej warto zainstalować tylko pod warunkiem, że będą z niego korzystać czytelnicy a nie bibliotekarze.

Dla czytelnika najważniejsza jest łatwa obsługa, czytelna informacja, szybka odpowiedź, wyczerpujące dane i nowe wskazówki merytoryczne. Są to wymagania trudne do pogodzenia.

Łatwość obsługi zapewnia czytelne MENU i możliwość powrotu do niego w dowolnym momencie. Ten drugi warunek wymaga wbudowania opcji przerwania poszukiwań (jeśli np. trwają zbyt długo). Tego istniejące systemy zwykle nie mają. Czytelna informacja to głównie sprawa wydruku nazwiska autora i tytułu książki wersalikami. Nie każdy system zapewnia tę opcję, choć łatwo ją zrealizować.

MENU w większości systemów wygląda tak samo i obejmuje:

- poszukiwanie według nazwiska autora (z ewentualnym skrótem);

- poszukiwanie tytułu;

- poszukiwanie według przedmiotu;

- poszukiwanie tytułów wedle haseł połączonych spójnikami Boole'a: "and", "or", "but not".

Na zamówienie można otrzymać dodatkowe funkcje, które dla czytelnika są bardzo przydatne - edycję i listowanie.

Gdy przygotowujemy sobie bibliografię, to często z góry ograniczamy liczbę tomów, z których będziemy korzystać. Wiemy np., że musimy wykonać jakąś pracę przez tydzień. Nie potrzebujemy więc 100 tomów tylko 10. Bez funkcji EDIT, by uzyskać listę 10 książek trzeba wydrukować 100. Zabiera to czas i niepotrzebnie marnuje papier. Przydatna jest więc możliwość otwarcia pliku na terminalu i przenoszenia tam pozycji, z których chce się korzystać.

Przydatna jest też funkcja drukowania danych w tabeli, czyli listowanie. Jeśli chcemy znaleźć 10 pozycji na półkach, to nie są nam potrzebne całostronicowe dane na temat każdej książki, a tylko 3-kolumnowa tabela z nazwiskami, skrótem tytułu i numerem katalogowym pozycji. Wtedy chodzi się od półki do półki z jedną kartką, a nie ze zwojem papieru.

Informacje o tym, czy wybrana pozycja stoi na półce, czy została wypożyczona zwykle jest podawana razem z fiszką tej pozycji. Nie chodzi się więc po piętrach na darmo. Trudno natomiast uzyskać informację o tym, jakie książki z danej półki zostały wypożyczone. Dla czytelnika jest to bardzo ważne. Jeśli się studiuje jakieś zagadnienie i korzysta z "open stack", to trzeba wiedzieć, jakich książek brakuje na półce, bo zostały wypożyczone. Łatwo taką informację uzyskać z komputera, ale jeśli się o nią z góry nie poprosi, to firma oferująca software żąda dodatkowej opłaty za "specjalne wymagania".

Duże biblioteki uniwersyteckie w Polsce stoją dopiero przed zakupem systemów elektronicznego katalogowania. Trzeba się modlić, żeby porozumiały się ze sobą i kupiły jeden system, stawiając rozsądne, ale twarde wymagania producentowi.