Dziś już trudno powiedzieć, ile wysiłku włożono, aby książka pt. "Racjonalizacja zastosowań informatyki w zarządzaniu " nie ukazała się w Państwowym Wydawnictwie Ekonomicznym. Gdy szczęśliwy autor przebrnął wreszcie przez korektę szczotek, okazało się, że... brak dotacji na wydanie książki. Wobec czego zniszczono matrycę.

Szkoda, bowiem autorka - Stanisława Ossowska - podejmuje temat ważki, uznając za racjonalizację zastosowań informatyki w zarządzaniu wszelkie działania usprawniające przebieg prac związanych z tymi zastosowaniami i poprawiające ich efekty. Jej zdaniem są one sensowne gdy usprawniają zarządzanie, albo - gdy nie zmieniając stopnia sprawności funkcjonowania systemu zarządzania - zmniejszają jego koszty. Poniżej drukujemy fragmenty pierwszego rozdziału książki, która choć oparta na dawnych badaniach zachowań użytkowników informatyki (nowszych po prostu brak), zawiera wiele cennych i aktualnych nadal wniosków i wskazówek. Stanisława Ossowska

WYBRANE PROBLEMY RACJONALNOŚCI ZASTOSOWAŃ INFORMATYKI W ZARZĄDZANIU

1. Oceny zastosowań informatyki w zarządzaniu

Jednym z najbardziej istotnych problemów ekonomicznych, jakie wyłaniają się w trakcie praktycznych zastosowań informatyki w różnych obszarach działalności ludzkiej, jest kwestia ich opłacalności. Z ekonomicznego punktu widzenia efektywność każdego przedsięwzięcia określa się przez porównanie kosztów i efektów. Oznacza to, że podstawą rachunku efektywności jest porównanie poniesionych nakładów z efektami uzyskanymi dzięki tym nakładom. Biorąc pod uwagę brak współcześnie prowadzonych badań nad efektywnością zastosowań informatyki, sięgnijmy do wyników badań wcześniejszych.

Przyjrzyjmy się najpierw, jak kształtują się relacje między kosztami a efektami w kolejnych fazach budowy systemu informatycznego, bazującego na własnym sprzęcie komputerowym. W początkowym okresie budowy systemu ponoszone są znaczne nakłady i następuje zwiększenie pracochłonności; efekty zaś pojawiają się znacznie później.

W wyniku badań dotyczących efektywności systemów informatycznych w Polsce, zorganizowanych w 1977 r. przez nie istniejący już Sekretariat Komitetu Informatyki, stwierdzono, że w skali ogólnej - obejmującej wszystkie kierunki zastosowań - każdy 1 mld złotych nakładów brutto przyniósł łączne efekty o wartości 2,5 mld zł. Systemy informatyczne zarządzania przyniosły po 3 mld zł łącznych efektów (w tym efektów niewymiernych), z każdego 1 mld zł, nakładów brutto. Na szczególną uwagę zasługuje fakt, że efekty bezpośrednie - tzn. w największym stopniu wymierne rezultaty występujące w systemie przetwarzania danych w postaci obniżki kosztów własnych, poprawy sprawności procesów zbierania, przetwarzania i prezentowania danych - miały znikomy udział w całości efektów. W 1976 r. stanowiły one zaledwie 10% ogółu efektów, tj. 400 mln zł. J. Ilczuk i M. Jerczyńska, przytaczający wyniki przedstawionych badań, komentują je w sposób następujący: "Są to efekty zbyt małe, jak na możliwości stwarzane przez rozwój sprzętu informatycznego. (...) Oznacza to, że efekty nie pokrywają wydatków, że stosowanie informatyki wiąże się z brakiem obniżki kosztów przetwarzania, że koszty są dwu- i półkrotnie wyższe niż koszty tradycyjnych środków technicznych".

Dla pełniejszego obrazu efektywności systemów informatycznych prześledźmy wyniki badań ankietowych - dotyczących oceny zastosowań informatyki w organizacjach gospodarczych - prowadzonych w Polsce u schyłku lat siedemdziesiątych przez M. Kurasia. "Wykorzystanie techniki automatycznej do przetwarzania danych gospodarczych w badanej grupie przedsiębiorstw nie wykracza poza systemy ewidencyjne. Rozwiązania te realizowane są wycinkowo i w niewielu przypadkach są podporządkowane ogólnej koncepcji. Brak takiej koncepcji, stwierdzony w zdecydowanej większości przypadków, powoduje, że zastosowania okazują się mało efektywne i nie stwarzają rzeczywistych możliwości doskonalenia systemu zarządzania. Ekstensywny charakter zastosowań jest w dużej mierze skutkiem braku przygotowania użytkowników. Rodzaj potrzeb informacyjnych badanej grupy dyrektorów tłumaczy niski stopień zaawansowania wielu systemów informatycznych, które nazbyt często są rozwiązaniami doraźnymi, nie obejmującymi problematyki prztwarzania danych całościowo i nie uwzględniającymi przyszłych potrzeb".

Ostatnie opublikowane badania prowadzone wśród użytkowników systemów informatycznych w Polsce prowadzono w latach 1979 i 1980 w ZETO - Szczecin. Chodzi o ankiety wśród użytkowników systemów powtarzalnych, których celem było uchwycenie czynników powodujących skrócenie czasu budowy systemu dla indywidualnego użytkownika oraz zmniejszenie kosztu zakupu systemu przez indywidualnego nabywcę.

Z badań tych, w których użytkownicy oceniali 434 systemy informatyczne w 1979 r. i 238 systemów w 1980 r., wynika, że dominowały wówczas trzy rodzaje systemów dziedzinowych, a mianowicie: 1) rozrachunku i rozliczeń finansowych (28,1% ogółu zastosowań), 2) gospodarki materiałowej (26,3%), 3) gospodarki środkami trwałymi (10,6%).

Na podstawie wypowiedzi respondentów stwierdzono, że wdrożone systemy spowodowały obniżkę kosztów przetwarzania informacji tylko w 19,1% przypadków, natomiast pewna część użytkowników stwierdziła, że zamiast obniżenia kosztów nastąpiło ich podwyższenie (!) w porównaniu do kosztów uzyskania informacji systemem tradycyjnym.

W późniejszym okresie najprawdopodobniej nie prowadzono już w Polsce oceny systemów informatycznych z punktu widzenia ich użytkowników. W każdym razie nie udało mi się znaleźć żadnych publikowanych materiałów z tego zakresu. Sądzę, że fakt ten pozostaje w ścisłym związku ze znacznym ograniczeniem środków na prace badawczo- rozwojowe w Polsce. Podkreślenia wymaga fakt, że wyniki badań prowadzonych w Polsce w znikomym stopniu wpływały (jeśli w ogóle wpływały) na poprawę efektywności zastosowań informatyki w zarządzaniu.

Wycinkowe obserwacje obecnych zastosowań informatyki w zarządzaniu wskazują, że mimo upowszechniania się tych zastosowań, opartych głównie na mikrokomputerach, zawierają one wiele mankamentów charakterystycznych dla zastosowań w minionych latach, które - jak pamiętamy - opierały się głównie na komputerach tzw. dużych i średnich (najczęściej na Odrach i Riadach). Można zaryzykować tezę, że nadal dominują wycinkowe zastosowania informatyki w zarządzaniu, a ich efektywność ciągle jeszcze pozostawia wiele do życzenia.

W krajach wysoko uprzemysłowionych publikowane wyniki badań i publicznie wygłaszane opinie były krytyczne i pozostają nadal jednym z istotniejszych mechanizmów pozytywnych przemian społecznych i ekonomicznych. Sięgnijmy do historii rozwoju zastosowań informatyki tych krajów. Otóż w literaturze krajów przodujących w zakresie zastosowań informatyki sygnalizowano problemy związane z niezadowalającą efektywnością tych zastosowań, a także starano się uchwycić przyczyny tego stanu rzeczy. Oto niektóre odnotowane w przeszłości przykłady badań i opinii.

A. S. Beer (w wywiadzie udzielonym w 1975 r.) krytycznie oceniał zastosowania informatyki w zarządzaniu, wskazując na wątpliwe efekty informatyzacji wynikające z nieumiejętnego wykorzystania komputera. Według jego opinii organizacje stosowały komputer tylko po to, by w sposób bardziej pracochłonny robić dokładnie to samo, co przed jego wprowadzeniem. W wypowiedzi swej podkreślił, że jedynie właściwie zastosowany komputer staje się narzędziem umożliwiającym społeczeństwu ukształtowanie się nowych, potrzebnych systemów organizacyjnych. Niepowodzenia instytucji przypisywał (w dużej mierze) ignorancji kadry kierowniczej w zakresie podstawowych praw efektywnego zarządzania.

Podobnie ocena Mc Kinsey'a, dokonana na podstawie przeprowadzonych badań, świadczyła o negatywnych rezultatach informatyzacji w sensie finansowym, co potwierdził zmniejszający się stopień zwrotu nakładów. Było to podstawą do stwierdzenia (1969 r.), że "potencjalna możliwość zyskowego zastosowania komputera została zaledwie "muśnięta". Badania ankietowe, których wyniki opublikowano w 1973 r., prowadzone wśród 150 głównych użytkowników systemów informatycznych zarządzania na temat sprawności ich systemów, wskazywały na duże niezadowolenie. Około 90% ankietowanych wyraziło mniejsze lub większe niezadowolenie z tej sprawności, spowodowane przede wszystkim zbyt dużą złożonością systemów, ich niedopracowaniem w szczegółach, brakiem czasu na rozpatrzenie rozwiązań alternatywnych oraz na szczegółowe określenie wymagań kierownictwa wobec systemu itp. Respondenci uważali, że kierownictwo przedsiębiorstwa powinno sprawować ściślejszą kontrolę nad przetwarzaniem danych i nie powinno pozostawiać tych spraw wyłącznie w rękach zawodowych informatyków.

M. R. Wessel w artykule z 1972 r. jako przyczynę kryzysu w informatyce amerykańskiej podawał ekonomiczną niedojrzałość zarówno komputerów, jak i usług informatycznych do potrzeb każdego klienta.

Z perspektywy czasu widać wyraźnie, w jak dużej mierze przedstawione wyniki badań prowadzonych w krajach przodujących w informatyce kształtowały przemiany w jej zastosowaniach w zarządzaniu. Pomagały one wyjść z kryzysu zastosowań informatyki przypadającego na początek lat siedemdziesiątych, wskazując problemy niedoskonałości tych zastosowań i sposoby ich rozwiązania. W znacznym stopniu dzięki prowadzonym badaniom powstały systemy komputerowe określane jako przyjazne człowiekowi.

W Polsce kryzys zastosowań informatyki nastąpił później, zbiegając się z kryzysem polityczno-gospodarczym i społecznym lat osiemdziesiątych. Przejawiał się on znacznym zmniejszeniem środków na rozwój informatyki, spadkiem wielkości produkcji sprzętu komputerowego oraz odpływem kadr informatycznych. Kryzys zastosowań informatyki budził zainteresowanie specjalistów z różnych dziedzin - szczególnie ekonomistów, organizatorów i informatyków - i był w różny sposób wyjaśniany. Myślę, że mówiąc o jego przyczynach, nie możemy pominąć uwarunkowań w postaci ogólnych praw rozwoju nowych technik oraz mechanizmów stymulujących ich wdrażanie, gdyż powoduje to konsekwencje zarówno w wymaganiach tych technik wobec człowieka, jak i w stopniu psychospołecznego przygotowania do zaakceptowania tych technik w konkretnych zastosowaniach informatyki.

W Polsce od początku lat osiemdziesiątych mikrokomputery przenikają do różnych dziedzin działalności ludzkiej. Wzrosło zainteresowanie sprzętem komputerowym, oprogramowaniem, studiami na kierunkach informatycznych oraz umiejętnościami wykorzystania systemów komputerowych. Jest to efektem pojawienia się sprzętu wielokrotnie tańszego niż poprzednio, nie wymagającego specjalnych klimatyzowanych pomieszczeń oraz wykwalifikowanego użytkownika do jego obsługi. Fakt pojawienia się takiego sprzętu oraz większa możliwość jego zakupu sprawiły, że zaczął on być kupowany przez różne jednostki gospodarcze z nadzieją rozwiązania problemów nie tylko informatycznych. Obserwacje działań praktycznych wskazują jednak, że użytkownicy, często ufający reklamom sprzętu i oprogramowania, podejmują decyzje o ich zakupie bez staranniejszego rozpoznania faktycznych możliwości jego zastosowań i rozwoju. Często staje się to początkiem nowych problemów, wynikających z zastosowań tego sprzętu niezgodnie z jego przeznaczeniem.

Polskie Towarzystwo Informatyczne, oceniając dotychczasowy stan informatyki (1987 r.), zwróciło m. in. uwagę na fakt zupełnego zaniedbania problemów dużych komputerów, niezbędnych dla rozsądnych rozwiązań w zarządzaniu, bankowości, handlu, przemyśle, energetyce czy liczących się badaniach naukowych. Oprócz braków sprzętowych podkreśliło niską jakość urządzeń produkcji krajowej oraz importowanych z krajów I obszaru płatniczego. Zdaniem Polskiego Towarzystwa Informatycznego "Słabą stronę informatyki w Polsce stanowi również oprogramowanie. Brak właściwych mechanizmów prawno-ekonomicznych powoduje znikome zainteresowanie produkcją oprogramowania profesjonalnej jakości. Nagminne posługiwanie się oprogramowaniem pochodzącym ze źródeł nielegalnych i półlegalnych, oprócz potencjalnego zagrożenia (ekonomicznego i politycznego), jest absolutnie zgubne dla zarodków krajowego przemysłu oprogramowania". Przypominamy, że koszt wytworzenia oprogramowania dla liczących się zastosowań wyraźnie przekracza koszt potrzebnego dla nich sprzętu. Wbrew popularnym przekonaniom tylko nieznaczny procent oprogramowania używanego w zastosowaniach profesjonalnych stanowią programy powielone. Większość oprogramowania należy tworzyć dla każdego zastosowania prawie od podstaw. Służy temu bardzo kosztowne instrumentarium inżynierii oprogramowania: narzędzia sprzętowe i programistyczne, a także uzbrojenie metodyczne - w Polsce niedostępne, nie znane i lekceważone.

Wiele ważnych zastosowań informatyki jest nie do pomyślenia bez ścisłego powiązania technik informatycznych z łącznościowymi. Tymczasem sprawa sieci od lat pozostaje w Polsce w martwym punkcie, mimo wielu ruchów pozornych.

Generalnie rzecz biorąc, rozwój informatyki napotyka na bardzo wiele problemów nie rozwiązanych dotychczas w sposób zadowalający. Większość z nich wymaga zupełnie innego, nowego podejścia.

Etapy oraz mechanizmy rozwoju zastosowań informatyki i ich skutki

W rozwoju społecznie istotnych zjawisk technicznych czy technologicznych, do jakich należy rozwój informatyki, można wyróżnić następujące etapy: 1) badawczo-eksperymentalny, 2) udanych zastosowań specjalistycznych, 3) zastosowań masowych. Dwa pierwsze etapy stanowią erę komputerową, w której w centrum zainteresowania jest sam komputer, jego konstrukcja, sposób wytwarzania, a także jego wykorzystanie i poprawa efektywności. Komputerów jest mało. Występują one tylko w ośrodkach obliczeniowych i są dość skomplikowane w obsłudze. W erze postkomputerowej przesuwa się zainteresowanie z samego komputera na efekty wynikające z jego zastosowań. Jest to związane ze wzrostem liczby sprzętu, który jest prostszy w użytkowaniu oraz tańszy w produkcji i eksploatacji (mniej materiało- i energochłonny). Taki sprzęt znajduje coraz powszechniejszą akceptację społeczną i najczęściej, jako opłacalne narzędzie, przenika do różnych obszarów ludzkiej działalności, gdzie zastępuje lub wspomaga prace człowieka. Tak więc na etapie zastosowań masowych znika powszechne zainteresowanie komputerem jako takim, korzystanie z metod i środków traci swą samoistność i staje się integralną częścią innych czynności człowieka. Zmniejsza się rola informatyków jako niezbędnych pośredników między sprzętem a użytkownikiem. Pojawia się nowa jakość przygotowanych przez informatyków produktów: systemy komputerowe (sprzęt i oprogramowanie) są coraz bardziej wyszukane, łatwiejsze w obsłudze i nastawione na potrzeby i wygodę użytkownika.

W kolejnych etapach rozwoju informatyki dominowały różne motywy skłaniające do jej zastosowań. Początkowo na decyzje o zastosowaniach wpływała najczęściej moda, a więc prestiż społeczny i chęć bycia nowoczesnym, co przesłaniało problemy ekonomiczne. Przeciwstawieniem modzie jest opłacalność - dominujący motyw stosowania informatyki na trzecim etapie jej rozwoju - etapie zastosowań masowych.

Opłacalność możemy widzieć wąsko, w sensie ekonomicznym, albo szeroko - w sensie humanitarnym. Opłacalność ekonomiczna zastosowań informatyki jest rozumiana jako dodatni wynik rachunku ekonomicznego po zbilansowaniu z jednej strony kosztów zastosowań informatyki, a z drugiej - efektów wynikających z tych zastosowań. Natomiast opłacalność humanitarna wiąże się z zastąpieniem pracy ludzkiej urządzeniami technicznymi, zwłaszcza w warunkach szkodliwych dla zdrowia bądź niekorzystnych dla rozwoju człowieka. Chociaż istotnym warunkiem upowszechnienia określonej nowości technicznej czy technologicznej jest wynik rachunku ekonomicznego, opłacalność ekonomiczna nie powinna być podstawowym czynnikiem decydującym o zastosowaniach. Dobrze jest, jeśli opłacalności humanitarnej towarzyszy opłacalność ekonomiczna i należy dokładać starań, aby tak właśnie było. Rachunek ekonomiczny nie powinien być jednak kryterium rozstrzygającym, jeśli idzie o dobro człowieka.

Oprócz przedstawionych wyżej motywów można wskazać jeszcze motywy pośrednie, skłaniające do stosowania informatyki wtedy, kiedy nie jest ona jeszcze opłacalna ekonomicznie, ale potrzebna. I tak, w drugim etapie rozwoju zastosowań specjalistycznych - o zastosowaniach przesądza fakt, że są czynności, których bez zastosowania komputera zrealizować nie można, np. skomplikowane obliczenia numeryczne, sterowanie procesami technologicznymi w hucie, projektowanie układów scalonych, rachunek optymalizacyjny itp. W takich przypadkach rachunek ekonomiczny ma znaczenie drugoplanowe, przesądza bowiem niewydolność technik tradycyjnych.

Wiele symptomów wskazuje na to, że zastosowania informatyki w świecie są już na etapie zastosowań masowych i głównym motywem dalszego ich rozpowszechniania jest opłacalność ekonomiczna. Natomiast obserwacje rozwoju zastosowań informatyki w Polsce skłaniają do stwierdzenia, że mechanizmem decydującym o zastosowaniach informatyki do niedawna była jeszcze moda, ewentualnie uświadamiane potrzeby zastosowań (etapy poprzedzające zastosowania masowe). Chociaż liczba stosowanych mikrokomputerów w Polsce dynamicznie wzrasta, co pozornie upodabnia te zastosowania do tych, które występują w krajach wysoko rozwiniętych, są to podobieństwa tylko pozorne. Zasadnicze różnice tkwią w wielu czynnikach, między innymi we wspomnianych wyżej motywach stosowania informatyki, w zastępczym korzystaniu z mikrokomputerów wobec braku innego rodzaju systemów komputerowych w Polsce, w autonomii działania systemów mikrokomputerowych, wynikającej z braku sieci, w rynku producenta systemów komputerowych i w rozległych skutkach wynikających z tego faktu itp.

Istotną rolę w przebiegu rozwoju zastosowań informatyki - niezależnie od istniejących obiektywnie praw dotyczących upowszechnienia się zjawisk techniczno-technologicznych w każdej cywilizacji - odgrywają mechanizmy rozwoju zależne od konkretnych warunków polityczno-ekonomiczno-organizacyjnych oraz etyczno-moralno-kulturowych określonej społeczności. Przejawiają się one między innymi w stopniu scentralizowania gospodarki, demokratyzacji życia społecznego, etyczno-moralnych wzorcach społecznych kształtowanych w procesie wychowania i nauczania, aktywności ludzi w życiu społecznym itp.

Zawężając nieco problem, możemy powiedzieć, że rozwój zastosowań informatyki w zarządzaniu jest zależny od stosowanych mechanizmów funkcjonowania całej gospodarki, kształtujących kierunki i poziom jakości rozwoju przemysłu oraz usług, politykę wymiany międzynarodowej itp. Wpływają one między innymi na rozwój systemów komputerowych, usług informatycznych, a także kształtują poziom zainteresowania różnych organizacji zastosowaniami informatyki. Mechanizmy te są zależne od partycypacji społeczeństwa w zarządzaniu, co wyraża się przyjętą formułą zarządzania i wynikającym z niej udziałem społeczeństwa w posiadaniu, pracy i podziale wytwarzanych dóbr. Wspomniane mechanizmy zależą w dużej mierze od polityki pieniężnej kształtującej zasady podziału dóbr i wymiany towarowej zarówno wewnętrznej, jak i międzynarodowej.

Przyjęta formuła zarządzania jest więc zewnętrzną powłoką tego, czego jądro jest ukryte w głębszych warstwach. Jądrem tym jest społeczny podział majątku narodowego, który nie powinien mieć anonimowego właściciela i lepiej lub gorzej opłacanych najemników; właścicielami majątku powinni być ludzie pracujący i pomnażający istniejące dobra. Jedność prawa społeczeństwa do posiadania, prawa do pracy i prawa do efektów tej pracy jest podstawą zmian w systemie zarządzania i demokratyzacji życia społecznego. Jest także podstawą do uaktywnienia się ludzi, utożsamiania własnych celów z celami organizacji, które oni tworzą.

Organizacyjne aspekty rozwoju zastosowań informatyki w Polsce

Sięgnijmy do historii. Od początku zastosowań informatyki w Polsce o jej zastosowaniach decydowały instancje nadrzędne w hierarchii scentralizowanego zarządzania. Zwróćmy uwagę na różnice motywacyjne użytkownika wynikające z realizacji dwóch odmiennych formuł zarządzania gospodarką w odniesieniu do zastosowań informatyki. W administracyjno-nakazowym systemie zarządzania decyzje o zastosowaniach informatyki podejmuje centrum, dysponujące jednocześnie środkami finansowymi na ten cel. Jeśli przyszły użytkownik nie partycypuje bezpośrednio w kosztach przedsięwzięcia, które zostało do niego zaadresowane, nie ma motywacji do troski o efekty. Skutkiem braku motywacji finansowej użytkownika do zastosowań informatyki w systemie administracyjno-nakazowym jest między innymi brak jego troski o dobre rozpoznanie problemów wynikających z tych zastosowań i o przygotowanie odpowiednich warunków organizacyjnych niezbędnych do sprawnego przebiegu prac związanych z tymi zastosowaniami.

Nie ulega wątpliwości fakt, że jednostki samodzielne, samorządne i samofinansujące się - decydując same o zastosowaniach informatyki - mają większą motywację do troski o należyte efekty jej zastosowań. W warunkach autentycznej swobody działania podstawowych jednostek gospodarczych rośnie bowiem ich zainteresowanie korzyściami wynikającymi ze stosowania informatyki.