Precz z kartkami?

Idea stworzenia "biura bez papierów" jest niemal tak stara jak cała informatyka. Gdy na rynek wkraczały pierwsze maszyny liczące "o ludzkim obliczu", ich sprzedawcy dowodzili, że dzień w którym formularze, zaświadczenia i inne podobne dokumenty staną się zbędne, jest bliższy niż kiedykolwiek dotąd. Niestety, nie docenili wówczas talentu urzędników. Chociaż bowiem z biegiem lat, programy biurowe rosły w siłę i wydłużały oraz doskonaliły swe funkcje oczka komputerowych sieci, nikomu jakoś nie udało się osiągnąć w tej kwestii zadowalających rezultatów.

Idea stworzenia "biura bez papierów" jest niemal tak stara jak cała informatyka. Gdy na rynek wkraczały pierwsze maszyny liczące "o ludzkim obliczu", ich sprzedawcy dowodzili, że dzień w którym formularze, zaświadczenia i inne podobne dokumenty staną się zbędne, jest bliższy niż kiedykolwiek dotąd. Niestety, nie docenili wówczas talentu urzędników. Chociaż bowiem z biegiem lat, programy biurowe rosły w siłę i wydłużały oraz doskonaliły swe funkcje oczka komputerowych sieci, nikomu jakoś nie udało się osiągnąć w tej kwestii zadowalających rezultatów.

Gorzej, mimo wysiłków konstruktorów sprzętu i pracowników firm programistycznych, pomimo niebywałego wzrostu mocy obliczeniowych wykorzystywanych przez nas maszyn oraz rozwoju technologii sieciowych, zużycie papieru w biurach stale rośnie.W zastraszającym tempie zwiększa się liczba używanych druków, owocuje zaś o paradoksie, wydłużaniem, a nie skracaniem, czasu potrzebnego do załatwienia najprostszej choćby sprawy.

Dzisiejszy gość naszego kącika - program WordPerfect InForms 1.0, jest kolejną, naszym zdaniem dość udaną, próbą rozwiązania tego problemu. Warto więc się z nim bliżej zapoznać, ot choćby dla nauki.

Kwity, pieczątki

Okazuje się, że likwidacja papierowych dokumentów nie jest w praktyce wcale łatwa. Trudno bowiem w prosty sposób przenieść na grunt informatyczny wszystkie potrzeby biur. Pozornie opanowana kwestia opracowania skutecznego systemu elektronicznej wymiany i gromadzenia informacji komplikuje się w sposób niebotyczny, choćby dlatego, że dokument widniejący na ekranie monitora trudniej jest zabezpieczyć przed sfałszowaniem, lub modyfikacją, niż ręcznie zapisaną papierową kartkę. Poza tym trzeba jeszcze jakoś odpowiedzieć na pytanie, "gdzie na takim czymś można przybić pieczątkę i złożyć podpis, by uwiarygodnić dokonaną operację, itd."?

Najdziwniejsze jednak, że biuro ma rację we wszystkim - musi bowiem czuwać zarówno nad bezpieczeństwem, jak i nad wiarygodnością danych, a także archiwizować je. To z kolei sprawia, że w praktyce nie ma zbyt dużych podstaw, by ufać komputerowym formularzom. Z drugiej jednak strony, poziom obecnej techniki coraz bardziej przybliża nas do wymarzonego rozwiązania. Większość pracowników biur już dziś przecież chętnie korzysta z nowoczesnych rozwiązań, choćby z tego powodu, że ułatwiają im one edycję tekstów, wyszukiwanie informacji lub robienie zestawień. Kusi zatem, by po raz kolejny zmierzyć się z problemem i spróbować na zawsze połączyć oszczędność czasu, papieru i energii oraz naszych nerwów.

Ni pies ni wydra

WordPerfect InForms stara się sprostać tym oczekiwaniom, choć z drugiej strony czyni to w miarę delikatnie. W telegraficznym skrócie można powiedzieć, że jest to system służący do tworzenia, wypełniania i redystrybucji (przesyłania) elektronicznych formularzy. Działa on w jednolity sposób na platformach DOS, Windows, OS/2, Unix, Macintosh i Pen Point. Oferuje również możliwość integracji, zgodną ze strategią WISE, propagowaną od jakiegoś czasu przez Korporację, a więc rozwiązaniem, którego kluczowymi składnikami są takie standardy oprogramowania jak: edytor tekstów WordPerfect oraz pakiet WP Office.

Mamy tu więc wbudowane "połączenia" (direct access) do najpopularniejszych baz danych, (program akceptuje formaty ASCII, Btrieve, Clipper, DataPerfect, dBase, FoxPro, Paradox, Secondary Merge, DB2, INFORMIX, SQL Server, Oracle, Sybase, XDB, itd.), własny system zabezpieczeń przed niepowołanym dostępem i weryfikacji danych źródłowych podczas ich wprowadzania oraz zagwarantowaną współpracę z pocztą elektroniczną (np. WP mail for Windows, Lotus cc:Mail, czy Microsoft Mail) i co popularniejszymi sieciami (np. Windows for Workgroups). System wydaje się więc na tyle bezpieczny i uniwersalny, by spełnić oczekiwania nawet stosunkowo wymagających użytkowników. Warto też wiedzieć, że został wyposażony w możliwość drukowania, więc nie narzuca nic na siłę komputerowym niedowiarkom.

Do ataku!

Pakiet WordPerfect InForms składa się z dwóch części: Designera, który służy do tworzenia (projektowania) wzorów formularzy oraz Fillera - modułu za którego pomocą wypełnia się je. Każda z części przy tym może być używana samodzielnie. Podczas projektowania mamy do dyspozycji typowe narzędzia służące do tworzenia grafiki wektorowej, elementy manipulacyjne systemu MS Windows (scroll bars, check box, itd.) oraz ponad 120 arkuszowych i bazodanowych funkcji, które można "zaszyć" w każde z pól tworzonego przez nas formularza. Co więcej, pracę ułatwia możliwość czerpania z predefiniowanych bibliotek elementów składowych i gotowych wzorców całych formularzy.Do tego dochodzi jeszcze możliwość definiowania i generowania zapytań (query), a także "ustawiania" powiązań pól z rekordami baz danych, generowania raportów, definiowania (w pewnych granicach) praw użytkownika, łączenia się przez pocztę, itd. Pozwala to wykorzystywać InForms w charakterze swoistego interfejsu (front-endu) do dużych baz danych, podobnie jak np. Access Microsoftu.

Podczas wypełniania formularzy sytuacja nie jest już tak wesoła, gdyż musimy zaprzestać radosnej twórczości. W module Filler wolno robić tylko to, na co pozwolił autor formularza. Mamy za to komfort używania klawiatury jedynie w ostateczności, gdyż większość pól przy odpowiednim ustawieniu wypełnia się danymi, które wybieramy myszą. Najciekawsze jest jednak to, że autorzy poradzili sobie zarówno z problemem stempelka i podpisu, jak też z zagwarantowaniem niemodyfikowalności danych, stosując efektywny system haseł, zabezpieczeń i oznakowań formularzy kodem operatora. Tak więc dokument, który został przygotowany zgodnie z regułami sztuki, może być spokojnie wykorzystywany zamiast papierowego.

Nadal jednak pozostają nie rozwiązane liczne aspekty prawne wykorzystywania dokumentów elektronicznych zamiast dokumentów papierowych (jak i czy można posłużyć się elektroniczną wersją dokumentu w sądzie).

Po bitwie

Trudno rozpatrywać zalety WordPerfect InForms w oderwaniu od pozostałych elementów strategii WISE. Stosowanie tej aplikacji ma bowiem sens tylko wówczas, gdy dysponujemy dobrze oprogramowaną, biurową siecią informatyczną i za jej pomocą możemy przesyłać wszelkie formularze między stanowiskami. Korporacja proponuje nam tu własne pakiety (Office i WP Win 6.0). Pamiętajmy jednak, że na tym wcale nie kończą się możliwości tego programu. Dzięki wbudowanym łączom do baz danych i programów komunikacyjnych, przyjaznemu i przemyślanemu interfejsowi użytkownika oraz atrakcyjnej formie prezentacji, program ten może bowiem zwielokrotnić efektywność wykorzystania każdego systemu komputerowego, w którym przetwarza się dokumenty. Wątpię jednak, by tym celnym, choć może nieco przyspieszonym, strzałem udało się wykończyć wieloletnie przyzwyczajenia biurowe.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200