Informatyka w administracji samorządowej stoi przed koniecznością zasadniczych przeobrażeń. Kończy się bowiem etap eksploatacji pojedynczych programów i systemów oraz baz danych tworzonych w sposób żywiołowy, chaotyczny, uniemożliwiający szerszą współpracę między nimi. Nadchodzi era zintegrowanych, spójnych i profesjonalnych rozwiązań, opartych na standardach tzw. systemów otwartych.

Efektywność wykorzystania narzędzi informatycznych w pracy gmin będzie zależeć od wyboru kierunku dalszych przedsięwzięć informatycznych, a także od tego czy zostanie przez gminy zaakceptowany dotychczasowy styl działania, czy też dokonany zostanie przełom i przestawienie się na znacznie bardziej racjonalne, lecz wymagające większej fachowości oraz stosowania rozwiązań spójnych i systemowych. Należy podkreślić, że stanowisko gmin w sprawie wyboru sposobu prowadzenia informatyzacji będzie mieć zasadnicze i długofalowe skutki, daleko wybiegające w przyszłość poza obecną kadencję rad i zarządów gmin. Doświadczenia zagraniczne wskazują jednoznacznie na zintegrowane systemy otwarte. Systemy te stanowią jeden z podstawowych filarów funkcjonowania gminy i są bardzo ważnym źródłem zwiększenia jej dochodów. Dalsze rozważania nad możliwością intensyfikacji praktycznych efektów zastosowania informatyki w administracji samorządowej przedstawię na przykładzie województwa katowickiego.

Gminy województwa katowickiego stosują informatykę w szerokim zakresie, zarówno do realizacji zadań własnych, jak i zadań zleconych oraz powierzonych przez administrację rządową. W większości przypadków wdrażanie informatyki w gminach odbywa się dynamicznie, lecz często przebiega w sposób chaotyczny i żywiołowy. Czy można opanować ten żywioł i uporządkować metody informatyzacji gminy? Czy można rozwijać informatykę w sposób bardziej efektywny funkcjonalny? Jaką wybrać drogę informatyzacji gminy, aby po kilku latach nie okazało się, że decyzja była błędna, a szanse zostały zmarnowane? Te i wiele podobnych pytań musi zadać sobie każdy, przed kim stoi problem wyboru metody wdrażania albo modyfikacji informatyki w urzędzie gminy. Problem jest jeszcze bardziej złożony, jeśli ktoś oprócz urzędu gminy zamierza w sposób sensowny skomputeryzować zakłady komunalne, a dodatkowo chce zapewnić bezpośrednią łączność informatyczną z zakładami energetycznymi i wodnokanalizacyjnymi oraz z policją i strażą pożarną. Istnieje też potrzeba szybkiej i łatwej wymiany informacji z urzędami wojewódzkimi i rejonowym. Nie bez znaczenia jest też operatywna wymiana informacji z sąsiednimi gminami.

Co stoi na przeszkodzie, aby już dzisiaj można było projektować takie racjonalne rozwiązania? Odpowiedź jest prosta: brak standardów informatycznych, regulacji organizacyjno-prawnych oraz instytucji prowadzącej działalność koordynującą. Obecnie każda gmina może w pełni dowolnie wybrać metody prowadzenia komputeryzacji. Często jednak komputeryzacja prowadzona jest w sposób nie najbardziej racjonalny.

Czy może być inaczej?

Na dzień dzisiejszy nie ma jasnej odpowiedzi. Nie ma bowiem upowszechnionych podstawowych spójnych zaleceń, które umożliwiałyby współdziałanie systemów i jednostek administracyjnych oraz łatwą wymianę informacji. Doskwiera brak obowiązujących w kraju standardów informatycznych. Co więcej, nie ma pełnych i jasnych reguł gry związanych z finansowaniem i obsługą systemów przekazanych gminom przez administrację rządową. Odczuwa się brak jednolitych zasad korzystania przez gminy z zawartych w tych systemach zbiorów informacji. A właśnie gmina jest i pozostanie podstawowym źródłem dostarczania danych i ona też potrzebuje do realizacji własnych zadań aktualnych informacji, istniejących w tych systemach.

Informatyka w administracji spełni swe zadanie, jeżeli będzie uwzględniać żywotne potrzeby gminy, przy optymalnym wykorzystaniu warunków jej działania oraz równocześnie zabezpieczy, w niezbędnym i ściśle określonym zakresie, potrzeby administracji rządowej. Aby jednak taki sposób funkcjonowania infromatyki był możliwy, konieczne jest opracowanie ramowych zasad informatyzacji gmin danego województwa.

Potrzeba nowego sposobu działania

Prowadzony dotychczas żywiołowy sposób wdrażania informatyki do gmin wymaga szybkiego uporządkowania i przestawienia na nowy styl działania. Stało się jasne, że brak standardów informatycznych oraz wyraźnie sprecyzowanych zasad współdziałania gmin z jednostkami administracji rządowej, a w szczególności brak spójnej koncepcji informatyzacji prac zleconych, doprowadza do chaosu i bałaganu informacyjnego. W skali kraju powstają olbrzymie straty. Tego stanu rzeczy nie można było dalej akceptować. Dlatego wiele instytucji na terenie województwa katowickiego, np. Urząd Wojewódzki, Sekcja Informatyki Sejmiku Samorządowego, wyższe uczelnie, Górnośląskie Centrum Informacji o Przestrzeni CENTER SILGIS, Związek Miast Górnego Śląska i Północnych Moraw, czy ostatnio utworzony Zespół Informatyki Sejmiku Samorządowego Województwa Katowickiego, prowadzi działalność zmierzającą do uporządkowania sytuacji w zakresie informatyzacji gmin. Do usprawnienia procesu wprowadzania informatyki do gmin konieczne jest przyjęcie na szczeblu krajowym standardów, dotyczących informatyzacji publicznej administracji rządowej i samorządowej. Niezbędne jest również określenie ogólnych zasad współdziałania administracji rządowej z samorządową oraz udoskonalenie przepisów z wielu dziedzin dotyczących zagadnień informatycznych.

Są to problemy złożone i czasochłonne, wymagające m.in. znacznych zmian w prawodawstwie. Konieczne jest więc wypracowanie systemowych i spójnych rozwiązań prawnych oraz przyjęcie odpowiednich ustaw przez Parlament i opracowanie rozporządzeń wykonawczych przez kompetentne ministerstwa.

Propozycja opracowania ramowych zasad

Obecnego sposobu wdrażania informatyki w gminach nie można kontynuować, gdyż powoduje on wiele strat finansowych i strat moralnych. Charakteryzuje się stosunkowo słabą funkcjonalnością rozwiązań oraz niską efektywnością wykorzystania zaangażowanych środków i wysiłku wielu informatyków, jak również pracowników samorządowych. Prawidłowe podejście do kompleksowej informatyzacji gmin wymaga jednak wcześniejszego opracowania jednolitych reguł i zaleceń dla województwa. Reguły te powinny uwzględniać normy oraz zalecenia wypracowane i przyjęte do stosowania w całym kraju. Powinny również ustalać konkretne sposoby rozwiązywania problemów informatycznych w województwie, uwzględniające regionalne uwarunkowania pracy samorządów. Konieczne jest więc opracowanie ramowych zasad informatyzacji administracji publicznej w województwie. Powinny to być zasady stanowiące podstawę działania dla wszystkich uczestników procesu opracowywania, wdrażania oraz eksploatacji systemów informatycznych. Ramowe zasady powinny określać sposób opracowania oraz wprowadzania do eksploatacji w gminie zintegrowanego systemu, spełniającego m.in. następujące warunki:

- zgodność z informatycznymi standardami w zakresie:

* oprogramowania (architektura systemów otwartych i rozproszonych baz danych, zachowanie informacyjnej i funkcjonalnej spójności systemu, łatwość wymiany informacji między modułami i możliwość modyfikacji oraz rozbudowy, niezależność gminy od autorów oprogramowania, itp.).

* sprzętu informatycznego (stosowanie nowoczesnych komputerów o architekturze otwartej, stwarzających szansę technicznego i funkcjonalnego rozwoju, modularność budowy, zunifikowane protokoły współpracy z innymi urządzeniami, niezależność użytkownika od producentów i dostawców sprzętu)

* bezpośredniego współdziałania modułów systemu oraz baz danych różnych jednostek gminy, przy zastosowaniu teletransmisji

* ochrony danych przed dostępem nie upoważnionych instytucji i osób, przy zachowaniu zasady nienaruszalności osobistych praw człowieka

- zgodność z ustalonymi zasadami podziału zadań oraz udziału w finansowaniu informatycznych przedsięwzięć realizowanych przez gminy w ramach zadań zleconych bądź powierzonych przez administrację rządową

- zgodność z zasadami współdziałania gmin i jednostek administracji w następujących procesach:

* opracowywania lub wyboru nowych rozwiązań informatycznych

* wdrażania systemów

* aktualizowania baz danych

* dostępu do informacji zawartych w bazach danych, wg kompetencji każdej jednostki uczestniczącej w procesie eksploatowania systemu

- zgodność z zalecaną metodyką zawierania transakcji na opracowanie lub nabycie oprogramowania i sprzętu w drodze przetargu lub konkursu ofert

- zgodność z zalecaną metodyką opracowywania koncepcji i projektów rozwiązań informatycznych dla gminy zwrócenie głównej uwagi na analizę potrzeb, projektowanie konstrukcji i technologii rozwiązań oraz na weryfikację poszczególnych faz realizacji przedsięwzięcia)

- uwzględnienie faktu, że gmina, obok tworzonego w niedalekiej przyszłości samorządowego powiatu, będzie podstawowym źródłem danych, ale również będzie głównym użytkownikiem informacji wynikowych.

System informatyczny eksploatowany w gminie powinien, przede wszystkim, uwzględniać potrzeby tego użytkownika. Głównym celem informatyzacji administracji jest bowiem usprawnienie obsługi obywatela, a zdecydowana większość kontaktów obywatela z urzędami odbywa się w gminie. Informatyczny system opracowany dla konkretnej gminy, spełniający wymogi powyższych ramowych zasad będzie mógł współpracować z innymi systemami gminy oraz z systemami administracji rządowej, które również powinny funkcjonować wg tych zasad. Rozwiązanie to oparte na systemach otwartych będzie umożliwiać wymianę informacji z innymi systemami. Połączone w sieć umożliwi użytkownikowi korzystanie nie tylko z własnej bazy danych, ale również z baz danych innych systemów sieci, oczywiście w zakresie niezbędnych potrzeb i kompetencji.

Systemy otwarte są elastyczne i umożliwiają łatwe wprowadzenie zmian. Pozwalają na uniezależnienie oprogramowania od rodzaju sprzętu oraz na łączenie w sieć sprzętu różnych typów. Rozszerzanie systemu otwartego o dodatkowe moduły jest proste i nie pogarsza funkcjonowania całości. Przyjęcie wspólnych standardów informatycznych do budowy systemów administracji samorządowej i rządowej umożliwi najbardziej racjonalną i operatywną współpracę tych dwóch pionów administracji publicznej. Powinno to radykalnie poprawić aktualność baz danych i umożliwić korzystanie z nich w sposób najbardziej przydatny. Jednym z najistotniejszych problemów budowy systemu dla gminy na podstawie systemów otwartych jest jak najmniej bolesne włączenie do tego przyszłościowego systemu rozwiązań obecnie eksploatowanych w gminie. Jest to problem złożony i wymagający ustalenia konkretnych rozwiązań technicznych, oprogramowania oraz istniejących baz danych. Należy podejść do tego zagadnienia w sposób praktyczny, aby w możliwie największym stopniu wykorzystać zasoby istniejące.

Przez zastosowanie nowoczesnych sposobów konwersji danych oraz użycie dostępnych rozwiązań programowych umożliwiających współpracę sieci różnych typów, będzie można prawdopodobnie sporą część istniejących systemów zaadaptować do nowego rozwiązania. Należy się jednak liczyć w wielu przypadkach z dość dużą pracochłonnością oraz z koniecznością poniesienia znacznych kosztów. Trzeba wyraźnie podkreślić, że proces ten będzie złożony i długofalowy. Jednak im szybciej nastąpi przejście na nowy, racjonalny sposób informatyzacji gmin, tym niższe będą straty. Możliwości kadrowe oraz techniczne istniejące w naszym regionie upoważniają do stwierdzenia, że złożony i trudny proces przebudowy sposobu informatyzacji gmin województwa katowickiego może być sprawnie przeprowadzony. Konieczne jest jednak współdziałanie specjalistów i instytucji informatycznych oraz naukowych, działających w województwie z instytucjami decyzyjnymi. Budowa systemów otwartych powinna również uwzględniać stosowanie metod teletransmisji danych. Praktyczne uruchomienie zdalnej komunikacji między systemami komputerowymi stanie się realne za kilka lat, w związku z prowadzeniem w województwie katowickim intensywnych prac nad systemami telekomunikacji.

Koncepcja uwzględniająca budowę systemów otwartych w zakresie programowym, sprzętowym oraz sieci komputerowych, jest zgodna z kierunkiem rozwoju informatyki w wysoko rozwiniętych krajach europejskich. Podstawową zasadą, która musi być przestrzegana przy budowie ramowych zasad funkcjonowania informatycznych systemów administracji publicznej jest pełne poszanowanie samorządności gminy oraz zapewnienie jej możliwości wyboru konkretnego oprogramowania, sprzętu i wykonawcy.

Powstaje pytanie, czy nie jest przedwczesna dyskusja o przyszłościowym ukierunkowaniu informatyzacji gmin województwa, skoro nie ma jeszcze ustalonych standardów informatycznych dla kraju? Uważam, że nie. Te prace mogą być prowadzone równolegle. Problemów jest bardzo wiele. Tych "na dzisiaj" i tych "na jutro". Mając na uwadze cele długofalowe, należy równocześnie pamiętać o doraźnych potrzebach gmin, które muszą być na bieżąco rozwiązywane. Gminy bowiem nie mogą pozwolić sobie na wstrzymanie prac informatycznych.

Przystąpienie do opracowania ramowych zasad informatyzacji gmin województwa a co ważniejsze, stworzenie szansy jego praktycznego stosowania, będzie możliwe tylko w przypadku zgodnego współdziałania instytucji zaangażowanych w prace nad informatyzacją administracji w województwie, a zwłaszcza przedstawicieli administracji rządowej i samorządowej. Dotychczasowe, pozytywne doświadczenia w tym zakresie stwarzają nadzieję, że idea współdziałania i włączenia istniejącego w województwie oraz w kraju potencjału intelektualnego i wykonawczego do działań nad usprawnieniem informatyzacji gmin ma szansę powodzenia.