Wkraczanie informatyki do naszego handlu postępuje drogą tyleż szeroką co wyboistą.

Z jednej strony bowiem, w miarę upowszechniania się komputerów w życiu codziennym stawało się jasne, że dotrą one w końcu i za sklepową ladę, z drugiej zaś brak (lub niestabilność) stosownych przepisów prawnych uniemożliwiał skutecznie opracowywanie kompleksowych systemów informatycznych, które byłyby przeznaczone dla sklepów. Tę niekorzystną sytuację odmieniło dopiero wprowadzenie podatku VAT. Zgodnie poprzedzającym je rozporządzeniem Ministra Finansów (nr 177 z 12 maja br.) płatnicy podatku od towarów i usług, świadczący usługi na rzecz osób fizycznych, zostali zobowiązani do stosowania kas rejestrujących, wyposażonych w pamięć fiskalną. Temat jest więc, jak to się mówi "na czasie", a szczególnego smaczku sprawie dodaje jeszcze fakt, że koszty zakupu kas rejestrujących można będzie odliczać od podatku tylko wówczas, gdy ich instalacja nastąpi przed 1 stycznia 1994 r.

Informacje wstępne

Korzyści płynące z posiadania kasy fiskalnej trudno doprawdy przecenić. Taka kasa jest bowiem jednym z głównych źródeł informacji o przepływie towarów i usług. Zauważono to już dawno w krajach lepiej od Polski rozwiniętych, gdzie informacje pochodzące ze sklepowej kasy wyposażonej w czytnik kodów kreskowych, są podstawą do prowadzenia odpowiedniej gospodarki zapasami magazynowymi, wystawiania różnych dokumentów (w tym również finansowych) i, oczywiście przyjmowania pięniędzy. Co ciekawe, jest zupełnie obojętne, czy sercem takich systemów jest standardowy komputer, czy jakieś specjalizowane urządzenie elektroniczne, choć np. w szczególnie wyrafinowanych systemach, w których ceny towarów na półkach sklepowych przedstawia się na wyświetlaczach ciekłokrystalicznych, informacje kasowe mogą zostać wykorzystane do uzależnionego od popytu manipulowania cenami poszczególnych artykułów, a więc do optymalizacji zysków. Ważne zatem, by odpowiadały one pewnym ujednoliconym wymogom.

Ogólnie rzecz biorąc, od kas rejestrujących oczekuje się, by:

* zapewniały całkowite bezpieczeństwo danych zarówno pod względem możliwości ich utraty, jak i manipulowania nimi

* umożliwiały przechowywania danych przez odpowiednio długi okres oraz

* pozwalały na sporządzanie dokumentów magazynowych, kasowych i innych, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Szczegółowe wymagania techniczne, dotyczące takich kas, zawarte są w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dn. 12 maja 1993 r. (opublikowane w Dzienniku Ustaw Nr 39, poz. 178). W tym samym Dzienniku (poz. 177) opublikowano także warunki, tryb i sposób odliczania od podatku kwot, wydatkowanych na zakup kas.

Pamięć fiskalna i inne takie...

Jednym z podstawowych warunków technicznych, jakie musi spełniać kasa rejestrująca, jest zainstalowanie w niej tzw. pamięci fiskalnej, czyli urządzenia umożliwiającego trwały zapis jednokrotny i wielokrotny odczyt danych. Usunięcie tych danych jest niemożliwe bez zniszczenia samego urządzenia. W przypadku systemu kasowego każda wchodząca w jego skład kasa musi być wyposażona w pamięć fiskalną. Należy tu podkreślić, że bez specjalnych rozwiązań sprzętowych żaden komputer nie ma tego typu pamięci, bowiem dostęp do twardego dysku nie jest zablokowany (nawet jeśli zabezpieczenie takie jest zrealizowane programowo, bariera ta w przypadku standardowego komputera jest łatwa do pokonania choćby przez różnego rodzaju programy narzędziowe). Pamięć fiskalna musi ponadto umożliwiać przechowywanie danych przez 5 lat, a także być oznaczona unikatowym numerem, niemożliwym do usunięcia bez zniszczenia plomb. Zabezpieczenie takie powinno więc obejmować nie tylko odporność na próby usuwania danych, ale także na zaniki zasilania, które w naszych warunkach często się spotyka. W dodatku sama konstrukcja musi zapewniać bezawaryjną pracę kas w bardzo zróżnicowanych warunkach eksploatacyjnych, a ich obudowy muszą być zabezpieczone nieusuwalnymi plombami.

Kolejną funkcją systemów, opartych na kasach rejestrujących, jest sporządzanie dokumentacji. Trzeba więc kasy wyposażyć w drukarki, przy czym sama kasa może mieć zainstalowaną małą drukarkę (np. 16-znakową), natomiast w systemie powinna być drukarka, umożliwiająca generowanie raportów, nierzadko sporego formatu. Niebagatelny jest również warunek, aby paragony były drukowane w języku polskim, gdyż taki jest wymóg Ministerstwa Finansów.

Ostatnią, ważną kwestią jest konieczność wyposażenia kasy w dwa wyświetlacze, z których jeden musi zapewniać łatwy odczyt informacji przez kupującego. Standardowy komputer musiałby być w takim przypadku wyposażony w dwa monitory lub np. jeden monitor i specjalizowany display. Z uwagi na to, iż w pamięci fiskalnej muszą być rejestrowane dane dotyczące sprzedaży dobowej i miesięcznej, jej objętość musi być odpowiednio dobrana (o co niełatwo, bo obowiązuje również pięcioletni okres przechowywania danych). "Zwykły" PC, więc się do tego nie nadaje.

Jaka kasa?

Jakkolwiek kasę elektroniczną znaleźć dziś na rynku łatwo, (wiadomo, towar jest chodliwy więc stara się kto może), trudno zaprzeczyć, że średnio 9 z 10 oferowanych obecnie modeli będzie miało spore kłopoty ze wspomnianą fiskalnością. W konkurencji liczą się bowiem tylko te urządzenia, które uzyskały atest Ministerstwa Finansów. W grupie takich kas, dostępnych na naszym rynku, jedną z ciekawszych ofert są kasy sklepowe firmy IES Electronic (modele 2123 i 2223), które można nabyć w sieci WEKTRA Comp. (Płock, Al. Kobylińskiego 14, tel. 63 24 20). Ich podstawowe wyposażenie i parametry to: 9-cyfrowy wyświetlacz alfanumeryczny dla kasjera i analogiczny dla klienta, klawiatura z możliwością konfiguracji klawiszy, zamek dla kierownika, 16-znakowa drukarka EPSON 222 oraz pamięć podręczna 256 kB do współpracy z komputerem w celu transmisji danych do i z kasy.

Tego typu urządzenia świetnie nadają się do wyposażenia stanowisk kasowych. Ich parametry techniczne, względnie niskie koszty oraz możliwość połączenia z komputerem sprawującym kontrolę nad systemem kasowym, predestynują je do szerokiego stosowania w handlu. Opcjonalnie można bowiem wyposażyć ją w port RS 232C, skaner piórkowy, dotykowy lub stołowy (czytniki kodów kreskowych), do pamięci zaś wprowadzić 6,5 tys. artykułów. Z kolei dzięki temu, że paragony drukowane są w języku polskim i można definiować na nich nagłówki oraz stopki, nadają się do wykorzystania w akcjach promocyjnych. Warto też wiedzieć, że do obsługi wektrowskiej kasy upoważnić można maks. 6 kasjerów, ona zaś potrafi jeśli trzeba, współpracować z komputerem na którym zainstalowano oprogramowanie, czuwające np. nad stanami magazynowymi lub bardziej złożonymi systemami.

Co nas czeka?

To jeszcze nie koniec naszej "kasologii". Zupełnie inne podejście do tego problemu prezentuje urządzenie Xcel 260 produkcji ZUK ELZAB S.A., które można nabyć w firmie PROTECH (Warszawa, ul. Krasińskiego 35A, tel. 663 95 39). Jest to w zasadzie standardowy (w sensie architektury) komputer typu 386SX/25 MHz, zamontowany w specjalizowanej obudowie, do której dołączono monitor mono VGA 9". Kasa ta wyposażona jest w napęd dysków elastycznych 3,5" 1,44 MB, dysk twardy 40 MB (opcjonalnie), drukarkę 35- lub 42-znakową EPSON M260, czytnik kart magnetycznych (opcjonalnie) oraz klawiaturę. Natomiast parametry samego komputera to oprócz wspomnianego CPU: 2 MB RAM z możliwością rozszerzenia do 16 MB, zintegrowane z płytą główną kontrolery (HD, FD i VGA mono 800x600), 2 porty RS-232C oraz 1 CENTRONICS. Jest to więc "specjalny" PC, w którym na dodatkowe karty pozostają wolne 2 sloty. Gniazda te pozwalają na dołączenie dodatkowego wyświetlacza kasowego, zewnętrznej klawiatury lub czytnika kart magnetycznych.

Szkoda tylko, że wspomniane udogodnienia mają wpływ na cenę. Kasa z pełnym oprzyrządowaniem kosztuje grubo ponad 2 tys. USD + VAT. Oznacza to w praktyce, że wyposażenie każdego stanowiska kasowego w tego typu sprzęt wydaje się dziś pewnym przeinwestowaniem, choć z drugiej strony ciekawe, jak Xcel-260 sprawdziłaby się w roli "komputera- matki" większego systemu kasowego sklepu.