Konkursowe trzeźwienie zająca (czyli Business Letters v. 3.00)

Prowadzenie korespondencji handlowej nie jest sprawą prostą, szczególnie, gdy zamierzamy to robić w języku nieznanym nam zupełnie lub prawie wcale. Niezależnie od trudności lingwistycznych, czyha tu na nas bowiem pełno kruczków: dziwnych określeń oraz form, które narzuca nam inna od krajowej biurokracja. Wiele też zależy np. od stylu listu i przestrzegania tradycyjnych formuł. Nietrudno więc o pomyłkę.

Prowadzenie korespondencji handlowej nie jest sprawą prostą, szczególnie, gdy zamierzamy to robić w języku nieznanym nam zupełnie lub prawie wcale. Niezależnie od trudności lingwistycznych, czyha tu na nas bowiem pełno kruczków: dziwnych określeń oraz form, które narzuca nam inna od krajowej biurokracja. Wiele też zależy np. od stylu listu i przestrzegania tradycyjnych formuł. Nietrudno więc o pomyłkę.

Skoro tak łatwo się w tym wszystkim zagubić, a nieprzestrzeganie zwyczajów i zaleceń w tej dziedzinie, może doprowadzić w najlepszym przypadku do nieporozumień i niepotrzebnych zgrzytów z kontrahentem, nic dziwnego, że wielu naszych biznesmenów słabo obeznanych z tematem, gwałtownie poszukuje specjalistów przez ogłoszenia w prasie. Wiedzą oni bowiem, że istnieje realne niebezpieczeństwo, iż niechcący osłabimy czy nawet zniweczymy efekt wielomiesięcznych negocjacji.

Dzisiejszy gość naszego kącika - system "Business Letters", autorstwa firmy T.D.G, stanowi naszym zdaniem ciekawą propozycję w tej dziedzinie. Program ten bowiem wspomaga tworzenie pism handlowych w j. angielskim i robi to, widać całkiem nieźle, skoro został wyróżniony srebrnym medalem na tegorocznym Softargu.

Informacje wstępne

Opakowanie dystrybucyjne Business Letters zawiera sześć dyskietek 5,25", umowę licencyjną, instrukcję obsługi oraz klucz sprzętowy - przejściówkę, którą należy zamontować w porcie przeznaczonym dla drukarki. Z technicznych informacji warto także wiedzieć, że program ten ma również wersję sieciową. Natomias małe wymagania sprzętowe sprawiają, że nadaje się dla dowolnego komputera, działającego "pod DOS- em" z ok. 7 MB wolnego miejsca na twardym dysku i 640 kB pamięci operacyjnej RAM.

Instalacja pakietu jest dopracowana i prosta, lecz ze względu na znaczną objętość dysków dosyć długotrwała. Po uruchomieniu umieszczonego na pierwszej dyskietce programu INSTALUJ.EXE, uzyskujemy pełną kontrolę nad katalogiem docelowym i innymi tego typu parametrami. A ponieważ program prosi nas o ponowną akceptację danych, z pewnością okaże się bezpieczny nawet dla najbardziej niewprawnych użytkowników. Po zakończeniu kopiowania plików na dysk znajdziemy się w katalogu roboczym i ujrzymy komunikat, jak uruchomić program.

Co i jak?

Business Letters trudno jest zaklasyfikować do którejś ze znanych grup programów biurowych, takich jak bazy danych, arkusze czy edytory tekstów. Aplikacja ta bowiem pracuje w trybie znakowym i przypomina edytor, ale taki, w którym niczym z klocków składamy treść pisanego przez nas listu, korzystając z wielu predefiniowanych wzorów dokumentów oraz słownika fraz. Mamy w niej też do dyspozycji słownik polsko- angielski i tzw. spellchecker oraz bazę adresową do generowania korespondencji seryjnej, a także przelicznik miar i wag. Najdziwniejsze jednak, że wszelkie dane dostępne są tu zarówno po angielsku, jak i po polsku (do przełączania się między wersjami językowymi służy jedno przyciśnięcie klawisza). Pakiet ten można więc w zasadzie określić mianem ściągawko-edytoro-słownika, choć z pewnością taka klasyfikacja jest mocno dla autorów krzywdząca.

Aby nieco przybliżyć filozofię tego systemu, posłużymy się firmową instrukcją. Głosi ona iż "chociaż szczegółowa tematyka korespondencji handlowej jest niezwykle rozległa i w żaden rozsądny sposób nie da się jej przewidzieć, to jednak zarówno forma pisma handlowego, jak i jego tematyka ogólna są znane i podlegają formalizacji". Niezbyt to może jasne, lecz dzięki temu możliwe staje się zaprzęgnięcie komputera do tych niewdzięcznych zadań. Spróbujmy więc może prześledzić, jak w Business Letters buduje się handlowy list.

Z bliska

Zgodnie z wytycznymi instrukcji, przed przystąpieniem do tworzenia nowego dokumentu, warto się zapoznać, jak z grubsza powinien on wyglądać. Najbardziej w tym pomocny okazuje się oczywiście, firmowy podręcznik. Zawiera on wiele konkretnych przykładów i wytycznych, traktujących o takich sprawach jak: składniki pisma handlowego, najczęściej używane formy grzecznościowe, zwyczajowe rozmieszczenie stopki i nagłówka, sposób pisania daty, itd. słowem cały, epistolarny survoir vivre.

Mamy wzór, więc kolejnym etapem będzie umiejętne posłużenie się bądź jednym z 1565 predefiniowanych dokumentów (faktury, oferty, itd.), bądź też samodzielne dobieranie fraz z głównego menu programu i ewentualne posługiwać się słownikiem. Autorzy udostępnili nam do wyboru następujące kategorie: zwroty rozpoczynające pismo, fragmenty, pozwalające budować zapytania ofertowe, zwroty używane w odpowiedziach na oferty innych firm, teksty zamówień, próśb o artykuły zastępcze, frazy służące do określania terminów i sposobów wysyłki towaru, ich ubezpieczeń, operacji bankowych, form rozliczeń, itd. W dodatku one wszystkie są dostępne na ekranie w języju polskim, choć po naciśnięciu klawisza Enter "wchodzą" do naszego tekstu ich anglojęzyczne odpowiedniki. Nie pozostaje nam więc nic innego, jak tylko naciskać klawisze.

Wybór zwrotów jest przy tym naprawdę spory zważywszy, że każda z wymienionych grup frazeologicznych ma jeszcze podgrupy, a dołączony słownik angielsko-polski zawiera ok. 240 tys. wyrazów i jest uzupełniony o przeliczniki miar oraz wag, tudzież typowo handlowe, znormalizowane skróty oraz tzw. "uwagi dla zielonych" (np. customer - customers), itd. W sumie więc, przy odrobinie dobrej woli i ... dobrej znajomości bazy "gotowców" wystarczy w zasadzie wpisać z klawiatury jedynie daty, nazwy firm oraz towarów, których ma dotyczyć nasz list, czyli informacje, do których prawidłowego podania nie jest potrzebna jakakolwiek znajomość obcego języka.

Edycja i drukowanie

Program Business Letters sprawia wrażenie pakietu, bardzo dobrze przygotowanego pod względem merytorycznym, choć jak każde dzieło ludzkich rąk (i myśli) nie jest wolny od pewnych usterek. Po bliższym poznaniu bowiem wychodzą w nim pewne "dziwne kwiatki". Do najsłabszych punktów zaliczyłbym zbyt prymitywny i nie dopracowany edytor oraz nieco uproszczony sposób drukowania. Z edytorem sprawa jest prosta. W zasadzie najbardziej drażni mnie tu liczba oferowanych przez ten moduł opcji. Popatrzmy z bliska: naciśnięcie klawisza Bksp wyciera z ekranu znak na lewo od kursora i, gdy trzeba dołącza bieżący wiersz do znajdującej się powyżej niego linii tekstu (o ile jest w niej dość miejsca). Jednakże klawisz Del, który powinien działać dokładnie na odwrót ("wciągać" linię znajdującą się poniżej), nie wywołuje żadnej tego typu akcji.

Podobnych "kolców" jest w programie jeszcze kilka, co niekiedy znacznie przeszkadza w pracy. Przyznać jednak trzeba, że np. bardzo elegancko rozwiązany problem dostępu do bazy kontrahentów (specjalne formatki), sposób zarządzania plikami, czy też metoda doboru rekordów w celu wygenerowania korespondencji seryjnej, w zupełności kompensują wspomniane niedostatki. Co się zaś tyczy drukowania sądzę, że miejsce systemowego mechanizmu Print mógłby zająć nieco bardziej wyrafinowany program (ach ten tryb znakowy), chociaż oczywiście, jeśli dysponujemy dobrą, atramentową drukarką, uzyskany efekt z pewnością będzie całkiem satysfakcjonujący.

Na marginesie

Cieszy, że w naszym kraju powstają programy takie jak Business Letters, smuci zaś, że bez specjalnych kursów nie sposób nauczyć się dobrze w Polsce obcego języka. Wydaje się bowiem, że najwyższy już czas byśmy wyszli ze wschodnioeuropejskiego zaścianka, nawiązali szersze kontakty ze światem, a podobne aplikacje służyły nam raczej jako materiał szkoleniowy, niż niezbędna w interesach ściągawka. Inaczej nie raz jeszcze przyjdzie nam rozrabiać jak pijane zające, czego nikomu nie życzę.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200