Nazwą szary import określamy import legalny w świetle polskich przepisów celnych i podatkowych, lecz odbywający się poza strukturami dystrybucyjnymi.

Może wiązać się to z przekraczaniem innych przepisów np. o homologacji, bezpieczeństwie elektrycznym i przeciwpożarowym, co ma również swoje konsekwencje.

Każdy producent zainteresowany danym rynkiem stara się utworzyć i podtrzymywać na nim swoją strukturę handlową i serwisową. Niezależnie od przyjętego modelu dystrybucji zawsze wiąże się to z ponoszeniem kosztów. Istnieją producenci, którzy inwestują we własne przedstawicielstwa, biura handlowe, magazyny, transport i serwis. Utrzymanie takiej ogólnokrajowej sieci oraz prowadzenie kampanii marketingowych jest bardzo kosztowne i na takie rozwiązanie decydują się tylko potentaci.

Drugą skrajnością są producenci, którzy w żaden sposób nie angażują się kapitałowo, lecz poszukują lokalnych dystrybutorów, dysponujących odpowiednim potencjałem własnym i rozbudowaną siecią współpracujących dealerów. Zwykle takie umowy zawierają jednak ustalenia dotyczące kosztów marketingu oraz gwarancji i serwisu technicznego.

Na polskim rynku przeważają rozwiązania pośrednie pomiędzy wyżej opisanymi. Większe inwestycje mają jeszcze jeden plus. Własne struktury są zwykle bardziej kontrolowalne od czystych umów handlowych i dużo mniej zależne od działań konkurencji na tym rynku. W każdym jednak przypadku zbudowanie oficjalnych, z punktu widzenia producenta, struktur sprzedaży wiąże się z nakładami.

Efektem prowadzonej, bezpośrednio lub pośrednio, poprzez dystrybutorów akcji reklamowej jest wypromowanie produktu lub produktów. Wtedy wkracza do akcji "szary importer", który nawet nie kupując taniej danego produktu, ale bez tych wszystkich kosztów jest w stanie zaproponować nabywcom cenę niższą od kilku do kilkunastu procent.

W naszych warunkach dostawy najczęściej pochodzą z Singapuru, Hong Kongu, Tajwanu i ostatnio z Malezji, a czasem z USA, Austrii i Holandii.

Sprowadzane produkty mogą być dwojakiego rodzaju: pierwszą i największą grupę stanowią oryginalne wyroby, które jednak zgodnie z polityką producenta miały trafić na inny rynek. Dotyczy to zarówno hardware jak i software.

Druga grupa najczęściej obejmuje całkowicie nielegalnie wyprodukowane oprogramowanie, które bardzo trudno odróżnić od oryginalnego. W tym przypadku zawiera ono nawet kartę rejestracyjną!

Jakie są konsekwencje zakupu w szarych kanałach dystrybucji?

Myśląc o konsekwencjach zwykle mamy na myśli konotację negatywną tego słowa. Tak też jest w istocie. Pierwotnie poczynione "oszczędności" mogą stać się przyczyną dużych wydatków, a nawet całkowitą stratą wydanych pieniędzy. Bardzo często zdarza się, że np. drukarka z Singapuru oprócz identycznej nazwy i mechaniki jest całkowicie różna od wersji europejskiej. Po pierwsze inne są tam normy bezpieczeństwa oraz przyjęte standardy zerowania zasilania. Zastosowane są inne płyty główne drukarek i procesory. Najczęściej fonty zawarte są w lutowanych EPROMach, zwykle mniejszych niż montowane w podstawkach EPROMy dla wersji europejskich. Sprzęt z szarego importu nie jest objęty gwarancją na lokalnym rynku, a może się zdarzyć, że naprawa taka jest niemożliwa, gdyż serwisy nie posiadają takich części.

W przypadku softwaru, stratę dla kupującego stanowi brak dostępu do nowych wersji oprogramowania. Dotyczy to zarówno samych programów jak i sprzętu sprzedawanego z integralnym programem do jego obsługi

Trudno ocenić wielkość szarego importu w Polsce. Łatwo jednak zidentyfikować firmy, które oferują najbardziej popularny hardware. Najczęściej nie jest to pełna oferta danego producenta, lecz tylko top modele. Firmy te nie są wymieniane przez producentów jako ich oficjalni partnerzy na polskim rynku. Ryzyko zakupu z szarego importu dotyczy zarówno dealerów jak i ostatecznych użytkowników.