W sopockim przedsiębiorstwie farmaceutyczno-kosmetycznym Oceanic wdrożenie narzędzi analitycznych pozwoliło na odciążenie systemu transakcyjnego.

W sopockiej firmie od trzech lat jest stosowany system transakcyjny klasy ERP, dostarczony przez bydgoski Telmax (Zintegrowany System Obsługi Przedsiębiorstwa i Wspomagania Zarządzania MAKS). Wybrano go ze względu na elastyczność, polegającą na łatwości dokonywania modyfikacji bezpośrednio przez informatyków Oceanica, bez potrzeby angażowania dostawcy (firma pracuje w środowisku Unix pod Magicem).

"Stopniowo odciążamy system transakcyjny od wykonywania wszelkich zadań w obszarze raportowania. Nawet niewielka liczba użytkowników, która w danej chwili zechce uzyskać raporty niestandardowe i wielowymiarowe - tworzone w generatorze raportów załączonym do systemu ERP - wykorzystujące te same zestawy danych, może doprowadzić do chwilowego spadku wydajności systemu nawet o 50%" - mówi Jarosław Szerszenowicz, informatyk odpowiedzialny w firmie Oceanic za funkcjonowanie aplikacji o znaczeniu krytycznym. Dlatego celem jest sytuacja, w której system transakcyjny będzie jedynie źródłem surowych danych, których dalszą obróbką mają się zajmować rozwiązania analityczne oparte na hurtowni danych.

W pierwszej wersji systemu analitycznego trafiały tam jedynie dane o sprzedaży. Funkcjonalność była stopniowo rozbudowywana o analizę zamówień, płatności i rozrachunków, aż do realizowanej obecnie nowej funkcjonalności analizy kosztów. Dostawcą pierwszego rozwiązania była gdańska firma MSG Consulting, partner Premium Technology, dystrybutora Business Objects w Polsce. "Mieliśmy do czynienia ze stopniową emancypacją, czyli uniezależnianiem się Oceanica od dostawcy rozwiązania" - podkreśla Jarosław Szerszenowicz, który zresztą pracował w MSG Consulting i po wdrożeniu pierwszego etapu przeszedł do firmy Oceanic.

Podstawowe korzyści uzyskane dzięki wdrożeniu rozwiązań analitycznych to radykalne przyspieszenie i ułatwienie tworzenia różnych raportów. "To zajmuje raptem sekundy, dla użytkowników są zdefiniowanie podstawowe raporty i umieszczone w wspólnym repozytorium , z których mogą korzystać. Można wygenerować taki raport w ciągu kilku sekund, np. podczas rozmowy z kontrahentem można sprawdzić, jak do tej pory wygląda historia jego rozliczeń z firmą. Ewentualnie stworzyć nowy raport w kilka minut zawierający potrzebne obiekty" - mówi Jarosław Szerszenowicz. Dawniej poszukiwanie takich danych było długotrwałe i pracochłonne, wymagając od pracownika znacznie większej wiedzy niż posługiwanie się narzędziami analitycznymi zbudowanymi z wykorzystaniem Business Objects.

Można uzyskiwać różne zestawienia i dane, które do tej pory były trudne i czasochonne do osiągnięcia za pomocą narzędzi systemu transakcyjnego - np. ocenę szybkości działań działu logistyki, skuteczności pracy działu sprzedaży, planowanie produkcji, odpowiednie poziomy magazynowe czy planowanie finansowe (cash flow). "Sprzedaż wymaga ciągłej i aktualnej informacji wielowymiarowej. Narzędzia analityczne przydają się na każdym etapie - od planowania nowego wyrobu, poprzez planowanie jego produkcji i sprzedaży, do kontroli realizacji i należności" - wyjaśnia Jarosław Szerszenowicz.

Informatycy Oceanica przyznają, że utrzymanie systemu analitycznego nie jest droższe niż utrzymanie systemu ERP. Między tymi systemami znajduje się hurtownia danych, oparta na MS SQL, która docelowo zostanie zamieniona na Oracle. Przyjęta droga ewolucyjnego rozbudowania funkcjonalności systemu analitycznego ma być kontynuowana, w ten sposób bowiem nowe rozwiązania są płynnie adaptowane przez użytkowników biznesowych, którzy z założenia mają się nim posługiwać bez potrzeby asysty działu informatyki. "Inaczej jest tylko w wyjątkowych przypadkach, przy bardzo nietypowych raportach i zestawieniach" - mówi Jarosław Szerszenowicz.