Oprogramowanie dla pracy zespołowej

W dzisiejszym zestawieniu porównujemy własności wybranych pakietów obsługujących wspólną pracę zespołów roboczych - ''groupware''. Termin ten nie jest przez wszystkich rozumiany jednoznacznie. Jest to jednak ogólnie rzecz biorąc oprogramowanie, które zapewnia wspomaganie współpracy zespołowej takie jak: korzystanie ze wspólnych materiałów informacyjnych (infobase), przesyłanie między sobą informacji (messaging), prowadzenie narad przy użyciu komputerów (conferencing), zarządzanie projektowaniem zadań (project/task management), tworzenie harmonogramów i planów (scheduling, calendaring) oraz określanie przepływu wykonywanych prac (work flow management, np. obieg dokumentacji).

W dzisiejszym zestawieniu porównujemy własności wybranych pakietów obsługujących wspólną pracę zespołów roboczych - ''groupware''. Termin ten nie jest przez wszystkich rozumiany jednoznacznie. Jest to jednak ogólnie rzecz biorąc oprogramowanie, które zapewnia wspomaganie współpracy zespołowej takie jak: korzystanie ze wspólnych materiałów informacyjnych (infobase), przesyłanie między sobą informacji (messaging), prowadzenie narad przy użyciu komputerów (conferencing), zarządzanie projektowaniem zadań (project/task management), tworzenie harmonogramów i planów (scheduling, calendaring) oraz określanie przepływu wykonywanych prac (work flow management, np. obieg dokumentacji).

Przedstawione dzisiaj pakiety łatwo podzielić na te bardziej uniwersalne, współpracujące w środowisku sieciowym klient/serwer, często pozwalające na odległe przesyłanie informacji (Notes firmy Lotus, WordPerfect Office czy Team Links firmy DEC) oraz te, które są przeznaczone dla pojedynczej sieci LAN lub pojedynczego zespołu użytkowników (jak pakiet Windows for Workgroups firmy Microsoft pracujący w trybie peer-to-peer).

Pakiety droższe i bardziej uniwersalne współpracują zwykle z wieloma systemami operacyjnymi stanowisk roboczych (klientami) i sieciowymi systemami operacyjnymi, wieloma systemami zarządzającymi bazami danych i protokółami transportu. Programy te pozwalają na korzystanie z możliwości odległego komunikowania się (wide-area messaging) czy też używania elektronicznych skrytek pocztowych (bulletin boards).

Regułą dla tych pakietów (jak Notes, WordPerfect Office czy TeamLink) jest dysponowanie zestawem narzędzi oraz biblioteką API dla programistów, w celu dostosowania swych aplikacji do posiadanego środowiska systemowego.

Używając programów "groupware" można utworzyć dostępną dla pracowników zespołu bazę informacji związanych z działalnością firmy, tzw. infobase. Zawarte w niej informacje mogą mieć różną formę - od najprostszych tekstów ASCII, poprzez informacje przesyłane pocztą elektroniczną, formularze, dokumenty złożone (compound documents, pliki DTP zawierające tekst z wbudowaną grafiką), pliki binarne z grafiką do obiektów multimedialnych czy hipertekstów (tekst z możliwością odczytania wszelkich odnośników i materiałów źródłowych).

Przesyłanie wiadomości (messaging) jest podstawową usługą, z jakiej korzystają współpracujący ze sobą użytkownicy pakietów typu "groupware". Jest ono niezbędne do wymiany informacji między poszczególnymi pracownikami oraz do przesyłania dokumentów, elektronicznych formularzy, harmonogramów, rozdzielania zadań i podobnych usług. Istotną właściwością omawianych programów jest możliwość przesyłania wiadomości pocztą elektroniczną. Podstawowymi specyfikacjami, które integrują aplikacje z pocztą MHS (czyli X.400) czy cc:Mail są standardy VIM (Vendor Independent Messaging) firmy Lotus, MAPI (Message Application Programming Interface) firmy Microsoft oraz OCE (Open Collaborative Environment) firmy Apple Computer Inc. Coraz częściej dołączona jest dla oprogramowania "groupware" możliwość "filtracji" przesyłanych informacji. Właściwość ta pozwala na automatyczne "przepuszczanie" wiadomości, zależnie od osoby nadawcy czy treści przesyłki. Reguły rządzące "filtracją" są ustalane przez użytkownika pakietu. Stosują ją pakiety Windows for Workgroups oraz WordPerfect Office. Przesyłanie informacji w sieciach otwartych jest realizowane przez połączenia typu gateways. Wiele firm oferuje tego typu połączenia dla ogólnie dostępnych i prywatnych E-mail, dla pagerów czy poczty głosowej typu voice-mail.

Prowadzenie narad (conferencing) z wykorzystaniem instalacji sieciowych z zainstalowanym oprogramowaniem typu "groupware" może odbywać się w czasie rzeczywistym, synchronicznie (np. przez jednoczesny dostęp wielu użytkowników do BBS - Bulletin Board Services) lub w różnym czasie, asynchronicznie. Uczestnicy takich komputerowych spotkań mogą "pisać" pomysły, komentarze lub inne informacje do "publicznie dostępnej przestrzeni", oglądanej przez wszystkich obecnych. Zamiast dużego ekranu w sali konferencyjnej mogą to być wydzielone okna na monitorach komputerów typu desktop u każdego z uczestników narady. Taki tryb pracy oprogramowania typu "groupware" często nazywany jest zespołowym wspomaganiem decyzji GDSS (group decision-support system).

O ile baza informacji i przesyłanie wiadomości ułatwiają współpracę w grupie, to właściwości dotyczące kierowania pracą zespołu wpływają zasadniczo na usprawnienie organizacji pracy w firmie. Pozwala to na osiągnięcie wyższego stopnia wydajności i lepszą kontrolę pracy. Konstruowanie sposobu pracy w firmie (business process

reengineering) można dokonać dzięki trzem właściwościom oferowanym przez pakiety typu "groupware". Są to: ustalanie zadań zgodnie z harmonogramem (time management), kierowanie przepływem zadań (work flow management) oraz planowanie/realizacja przedsięwzięć (project/task management).

Różnego rodzaju kalendarze działań i harmonogramy są często używane w pracach, prowadzonych przez grupy używające pakietów "groupware". Pozwalają one na dostarczanie terminiarzy różnych okresów dla zespołów, działów, wreszcie pojedynczych pracowników. Dotyczyć one mogą spotkań, rezerwacji, konferencji, obrad itp. Wyjątkiem jest pakiet Notes firmy Lotus, który może współpracować z samodzielnym programem, Lotus Organizer, wyczerpującym te właściwości.

Określenie przepływu zadań (work flow) umożliwia automatyczne sterowanie przepływem dokumentów czy formularzy, nanoszenie zmian, rewizji, wyników pomiarów itp. Dla przykładu: WordPerfect Office pozwala na przesyłanie informacji zgodnie z ustaloną listą rozdzielnika, zaś WordPerfect InForm (oddzielny pakiet współpracujący z WordPerfect Office) umożliwia przesyłanie odpowiednich formularzy jako dodatek do tej informacji. Pozwala to na precyzyjne ustalenie przepływu dokumentacji, szczebli decyzji i obszarów aktywności grup pracowników.

Planowanie i realizacja przedsięwzięć to ostatnie, omawiane dzisiaj, właściwości oprogramowania wspomagającego działalność pracy zespołów. Jest to kierowanie całym okresem trwania przedsięwzięcia poprzez wcześniejsze ustalenie jego etapów, harmonogramów działań personelu, raportów kontrolnych itp.

Na zakończenie warto dodać, że oprogramowanie "groupware" ulega coraz szybszej ewolucji. Wiele omawianych dzisiaj właściwości staje się elementem składowym środowisk sieciowych LAN/WAN oraz oddzielnych aplikacji. Już dzisiaj wiele aplikacji - edytory tekstu, arkusze kalkulacyjne czy oprogramowanie typu PIM (Personal Information Manager) - ma wbudowane funkcje "send mail" oraz "receive mail". Zaczynają krystalizować się zarówno standardy komunikacyjne, jak i wymagania odnośnie pakietów "groupware". Powstaje wiele aplikacji współpracujących, co w efekcie tworzy całkiem duży rynek.

Dzisiejsze zestawienie powstało na podstawie danych z sierpniowego Network World. Podane ceny odnoszą się do rynku amerykańskiego, stąd też należy je traktować orientacyjnie.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200