Elektroniczna Wymiana Danych (Electronic Data Interchange) stosowana jest już powszechnie przez duże firmy zachodnie. W układach międzynarodowych system EDI funkcjonuje m.in. w przemyśle samochodowym. Również polskie lobby motoryzacyjne zdecywało o stosowaniu EDI w polskich fabrykach pracujących na rzecz motoryzacji.

W roku 1983 czterech producentów samochodów w W.Brytanii postanowiło przyjąć uzgodniony, znormalizowany format rozliczeń między zakładami i dostawcami. Wkrótce okazało się, że taki system rozliczeń nie może ograniczać się tylko do jednego kraju. W styczniu 1985 r. uruchomiono formalnie Projekt ODETTE będący przystosowaniem i wdrożeniem standardów EDI dla przemysłu motoryzacyjnego.

Obecnie do ODETTE należą: Belgia, Francja, Niemcy, Włochy, Holandia, Hiszpania, Szwecja i W.Brytania. W tym roku do ODETTE przystąpiła Austria i Polska. W naszym kraju wdrażany system nazwano PLODETTE, a tworzyć i wdrażać będzie się go od podstaw, wykorzystując doświadczenia innych krajów.

Cały projekt ODETTE koordynuje na szczeblu europejskim Komitet Plenarny, wyłoniony z grup członkowskich. Działają także międzynarodowe Grupy Robocze, zajmujące się opracowaniem funkcjonowania EDI w różnych zagadnieniach. Ostatnio np. powołano grupę roboczą opracowującą cały proces logistyczny. Oczekuje się, że ODETTE rozszerzy swój zakres działania także na dziedziny przemysłu mniej związane z problematyką motoryzacyjną.

Korzyści wynikające z wprowadzenia systemu ODETTE najlepiej prześledzić na przykładach.

W brytyjskich zakładach ROVER zastosowanie EDI spowodowało dostawy części dwa razy dziennie. Początkowo uważano, że wzrost kosztów transportu okaże się w sumie nieopłacalny. Jednak EDI przyczyniło się jednocześnie do wykorzystania 80% powierzchni magazynowej. Części stosowane do montażu ładowane są na samochody dostawcze w kolejności, w jakiej są następnie umieszczane na taśmie produkcyjnej. Kontrolowane przez system ODETTE dostawy są tak dokładnie specyfikowane, że fabryka ma zapas części jedynie na 4 godz. produkcji, praktycznie nie występuje więc problem magazynowania.

Szwedzkie VOLVO ściśle współpracuje z blisko położoną firmą, dostarczającą siedzenia do wszystkich typów jego pojazdów. Na początku cyklu produkcyjnego, w fazie planowania, wysyłany jest komunikat w formacie EDI z komputera firmy Volvo do komputera firmy dostawcy siedzeń. Na jego podstawie system produkcyjny wybiera odpowiednie materiały wykończeniowe i wytwarzane jest odpowiednie siedzenie.dzięki wykorzystaniu systemu kodów kreskowych i ODETTE uzyskano wystarczającą ilość czasu, aby wyprodukować odpowiednie siedzenie i dostarczyć je dokładnie w momencie, kiedy odpowiednia karoseria znajdzie się w miejscu instalacji siedzeń linii montażowej Volvo. Dzięki fizycznej bliskości obu fabryk możliwa jest nawet szybka dostawa wymagająca ok. 30 min. i oczywiście połączeń komputerowych.

Podobnie, jako dostawca dla przemysłu samochodowego (m.in. dla Volvo), działa niemiecki BOSCH. Jest pierwszą z firm dostawczych , która zaczęła używać komunikatów EDI, najpierw ze szwedzkim przemysłem motoryzacyjnym, następnie w transakcjach z innymi firmami i krajami.

BOSH wykorzystuje EDI do automatyzacji przetwarzania w całym procesie kontroli produkcji i cyklach płatności. Specjaliści z tej firmy oceniają, że powrót do starych metod byłby obecnie prawie niemożliwy. Podobnie jak Bosh i inne niemieckie firmy dostawcze przeszły lub przechodzą na komunikaty ODETTE w wymianie danych poza granicami Niemiec.

Zachodni specjaliści uważają, że wprowadzenie systemu EDI jako narzędzia, zmieni sposób działania firm podobnie , jak wprowadzenie telefonu.

Szczypta goryczy

Upowszechnienie EDI, poza niezaprzeczalnymi korzyściami, niesie też poważne problemy społeczne. Pierwszy z nich to przełamanie kształtowanych w nas od dzieciństwa przyzwyczajeń. Trudno sobie wyobrazić funkcjonowanie banku bez konieczności składania podpisu przy prawie każdej operacji, działanie przedsiębiorstwa produkcyjnego bez codziennego raportu o produkcji, funkcjonowanie księgowości bez raportów kasowych i sterty innych dokumentów. Jeżeli nawet w wielu przedsiębiorstwach udałoby się wprowadzić EDI, bez równoczesnego uruchomienia go w całym systemie administracyjnym rozliczeń, zobowiązań, płatności, dostaw i zamówień, funkcjonowanie EDI będzie mocno utrudnione. W naszych warunkach oznaczać to będzie prawdopodobnie dublowanie informacji EDI w formie formularzy papierkowych. Pomyślmy także o działaniu kontrolerów, lubujących się zazwyczaj w wielodniowym grzebaniu w starych dokumentach.

Do tego niewesołego obrazu koniecznie trzeba dodać przyzwyczajenia dzisiejszych księgowych, kasjerów itp. oraz konieczność ich przeszkolenia do systemu EDI.

Musimy także założyć, że system EDI będzie działał bezbłędnie pod względem technicznym. Mając na uwadze sławne, a także mniej znane, "pomyłki" i awarie naszych systemów bankowych, trudności we wdrażaniu systemów rozliczeń (skarbowych, energetycznych itp.), powyższe założenie wydaje się nieco utopijne. Wspomnę tylko o stanie publicznie dostępnych połączeń telekomunikacyjnych. Względy techniczne są więc w naszych warunkach poważną przeszkodą w rzeczywistym upowszechnieniu EDI.

Wreszcie chyba najpoważniejszy problem. Elektroniczna Wymiana Danych spełnia rzeczywiście przewidywania o zastąpieniu człowieka przez komputer. Wprowadzenie systemu EDI zastąpi niepotrzebną pracę wielu księgowych, kasjerów, magazynierów, zaopatrzeniowców, kierowników produkcji i innych. Zastanówmy się, jak wielkiej rzeszy ludzi może to dotyczyć. Biorąc tylko ten fakt pod uwagę, dobrze jest, że wprowadzenie EDI w Polsce jest na razie w powijakach.

Na pewno jednak od EDI nie uciekniemy, dobrze więc byłoby już dziś pomyśleć o poruszanych problemach oraz ewentualnych środkach zaradczych.