Wszystkie poniższe uwagi dotyczą wykorzystania telefonów zarówno komórkowych, jak i stacjonarnych.

Gdy abonentem jest pracodawca

Rozliczenia związane z rozmowami w sprawach służbowych:

Najprostszą sytuacją jest korzystanie przez pracowników z telefonów w sprawach służbowych. O ile prowadzone rozmowy mają związek z działalnością pracodawcy i jego przychodami, o tyle wydatki na ten cel stanowią podatkowe koszty uzyskania przychodu. Jeżeli działalność pracodawcy podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług (VAT), może on obniżyć kwotę swojego podatku należnego o podatek naliczony z faktur za rozmowy telefoniczne (usługi telekomunikacyjne). W przeciwnym razie, tj. gdy działalność pracodawcy nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT bądź jest z niego zwolniona, VAT naliczony w fakturach za rozmowy telefoniczne będzie można jedynie zaliczyć do podatkowych kosztów uzyskania przychodu pracodawcy (do kosztów zalicza się faktury w kwocie brutto).

W sytuacji, w której część działalności pracodawcy podlega opodatkowaniu podatkiem VAT, a reszta jest z podatku zwolniona lub nie podlega opodatkowaniu, to jeśli pracodawca nie będzie mógł wykazać, które rozmowy telefoniczne dotyczyły działalności opodatkowanej, a które działalności zwolnionej lub niepodlegającej opodatkowaniu, to podatek VAT należny podatnika będzie mógł być obniżony tylko o tę część podatku naliczonego wynikającego z faktur za rozmowy telefoniczne, która jest proporcjonalna

do wartości sprzedaży opodatkowanej do sprzedaży ogółem.

Odliczenie podatku naliczonego z tytułu nabycia usług telekomunikacyjnych następuje w miesiącu, w którym przypada termin płatności określony w fakturze (jeżeli podatnik rozlicza się za okresy kwartalne - w kwartale, w którym przypada termin płatności określony w fakturze).

Rozliczenia związane z korzystaniem przez pracowników z telefonów pracodawcy w sprawach prywatnych:

Jeżeli pracodawca wyraża zgodę na to, by pracownik korzystał z telefonu również do celów prywatnych, możliwe są tu trzy rozwiązania:

• pracownik rozmawia z telefonu pracodawcy na koszt pracodawcy,
• pracownik zwraca pracodawcy koszty wszystkich rozmów w celach prywatnych,
• pracownik zwraca pracodawcy część kosztów rozmów prywatnych.

Nieodpłatne korzystanie przez pracownika z telefonu pracodawcy do rozmów prywatnych jest kwalifikowane - na gruncie przepisów podatkowych - jako część wynagrodzenia. Wartością takiego świadczenia (tym samym kwotą przychodu pracownika) jest cena, jaką pracodawca płaci operatorowi za prywatne rozmowy pracownika.

Przychody pracownika ze stosunku pracy podlegają opodatkowaniu, a "przychód" w formie rozmowy telefonicznej na koszt pracodawcy nie może być wyjątkiem. Pracodawca powinien od takiego "przychodu" pracownika pobrać i odprowadzić do urzędu skarbowego zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Takie świadczenie w postaci rozmów telefonicznych na koszt pracodawcy wliczane jest również do podstawy ustalenia składek na ZUS. Technicznie taki podatek i składki powinny być potrącane z wypłacanego wynagrodzenia.

Dla pracodawcy koszty takich rozmów - przy założeniu, że będą one podlegały opodatkowaniu po stronie pracownika jako część jego wynagrodzenia - mogą stanowić podatkowy koszt uzyskania przychodu, tak jak normalne wydatki na wynagrodzenie pracownika.

Jeżeli możliwość korzystania z telefonów pracodawcy będziemy traktować jako część wynagrodzenia pracownika, pracodawcy będzie przysługiwać prawo do obniżenia kwot podatku należnego VAT o podatek naliczony przy nabyciu tych usług telekomunikacyjnych.

Takie wykorzystanie telefonu pracodawcy przez pracownika nie będzie stanowić podstawy opodatkowania VAT po stronie pracodawcy. Wprawdzie art. 2 ust. 3 pkt 2 Ustawy o VAT stanowi, że przepisy ustawy stosuje się również m.in. do świadczenia przez podatnika usług na potrzeby zatrudnionych przez niego pracowników, należy tu jednak zauważyć, że to nie pracodawca jest usługodawcą. Opodatkowaniu podatkiem VAT podlegałyby takie prywatne rozmowy pracownika na koszt pracodawcy, gdyby pracodawca sam świadczył usługi telekomunikacyjne. W sytuacji, w której usługi świadczy inny podmiot, a pracodawca jedynie je nabywa i pozwala z nich korzystać pracownikowi ("przekazanie usługi obcej"), to usługi te nie podlegają u pracodawcy opodatkowaniu podatkiem VAT na podstawie wspomnianego już art. 2 ust. 3 pkt 2 Ustawy o VAT.

Jeżeli natomiast pracownik zwraca pracodawcy koszty rozmów telefonicznych w sprawach prywatnych, nie może być mowy o "nieodpłatnym świadczeniu" na rzecz pracownika, takie rozmowy nie będą zatem stanowić podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, jak też objęcia obowiązkowymi składkami na ubezpieczenia społeczne. Dla pracodawcy wydatki na takie prywatne rozmowy pracownika nie będą zaliczone do podatkowych kosztów uzyskania przychodu, ponieważ nie mają one żadnego związku z uzyskiwanymi przez pracodawcę przychodami. Z drugiej jednak strony, otrzymane przez pracodawcę kwoty tytułem zwrotu kosztów tych rozmów nie będą zaliczone do przychodów pracodawcy, ponieważ jest to "zwrot wydatków niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodu". Niezaliczenie omawianych wydatków do kosztów uzyskania przychodu będzie miało również określone konsekwencje w podatku VAT: w części faktury VAT za usługi telekomunikacyjne - tj. od kwoty prywatnych rozmów pracownika, których koszty pracownik zwróci pracodawcy - pracodawca nie może rozliczyć naliczonego VAT. Aby zatem rozliczenie tych rozmów w pełni pokrywało koszty pracodawcy, pracownik powinien zwracać pracodawcy kwotę brutto kosztów jego rozmów prywatnych z telefonu pracodawcy.

Do rozwiązania polegającego na częściowym zwrocie kosztów rozmów prywatnych z telefonów służbowych będą miały zastosowanie w odpowiednich częściach zarówno uwagi dotyczące rozmów prywatnych na koszt pracodawcy, jak i rozmów prywatnych, których koszt pracownik zwraca pracodawcy.

Warto, by zasady korzystania przez pracownika z telefonu pracodawcy określała umowa o pracę z danym pracownikiem. Postanowienia umowy powinny jednoznacznie stwierdzać, czy pracownikowi wolno korzystać z telefonu służbowego do celów prywatnych, czy też nie. Jeżeli wolno - to czy "prywatnie" może pracownik rozmawiać z telefonu pracodawcy na koszt pracodawcy, czy też powinien pracodawcy zwrócić koszt takich połączeń (ewentualnie w jakiej części). Z umowy powinny również wynikać zasady rozliczania takich rozmów, w szczególności ich dokumentowanie.