Optymalizacja kosztów połączeń telekomunikacyjnych pozwoliła firmie BASF Polska na zmniejszenie miesięcznych opłat aż o połowę.

Średnia miesięczna opłata za korzystanie z usług telefonii stacjonarnej w BASF Polska przekraczała do niedawna kilkanaście tysięcy złotych. Decyzja o podjęciu próby ich zmniejszenia własnymi siłami przyniosła efekt w postaci oszczędności na poziomie kilku tysięcy złotych. Udało się to przede wszystkim dzięki zmianie operatora. "Zaoferowano nam nie tylko niższe stawki za połączenia, ale także znacznie bardziej elastyczny system rabatowy" - mówi Maciej Włodarski, specjalista ds. informatyki w BASF Polska, odpowiedzialny za projekt. Jednak dopiero zaangażowanie firmy specjalizującej się w optymalizowaniu kosztów połączeń telekomunikacyjnych pozwoliło podwoić uzyskane wyniki.

Na razie optymalizacja objęła jedynie usługi telefonii stacjonarnej, z których korzystali pracownicy warszawskiej centrali firmy. W następnym kroku zostaną nią objęte biura regionalne i przedstawiciele handlowi (ma to pozwolić na osiągnięcie jeszcze większych rabatów) oraz usługi telefonii komórkowej.

Czas i doświadczenie

Do połowy ub.r. BASF Polska korzystał z usług Telekomunikacji Polskiej. Wcześniejsze próby optymalizacji ograniczały się do korzystania z usług VoIP dla połączeń międzynarodowych. Po roku użytkowania pojawiły się jednak problemy. "W efekcie zmian wprowadzonych przez dostawcę lub TP często zdarzały się awarie. Niestety, nie otrzymaliśmy odpowiedniego wsparcia ze strony dostawcy usług VoIP i zrezygnowaliśmy z nich" - opowiada Maciej Włodarski. "Chcemy obniżać koszty, ale nie za wszelką cenę" - dodaje. W okresie wakacyjnym firma postanowiła dokładnie przestudiować oferty konkurencyjnych operatorów.

Po krótkim okresie negocjacji zdecydowano się na podpisanie umowy z Netią. Oszczędności sięgnęły 25%.

Mimo osiągnięcia zadowalających rezultatów, kierownictwo BASF Polska zdecydowało się skorzystać z oferty EISEI Group. Do przeprowadzenia analizy, która pozwoliłaby na jeszcze większe oszczędności, niezbędne było przekazanie rachunków telefonicznych wystawianych przez operatora i wykazu prowadzonych rozmów z centrali znajdującej się w firmie. Po niespełna 2 miesiącach analizowania charakterystyki ruchu telekomunikacyjnego w firmie oraz negocjacji z operatorami firma doradcza przekazała raport analityczno-doradczy, zawierający - oprócz szczegółowej analizy ruchu - cztery scenariusze, które pozwalały na zmniejszenie wydatków na połączenia telefoniczne o kolejne kilka tysięcy złotych.

Dlaczego firmie samodzielnie nie udało się osiągnąć takich rezultatów? "Na co dzień jestem odpowiedzialny za informatykę. Usługi telekomunikacyjne to jedynie dodatkowy obowiązek. Wykonanie tak szczegółowej analizy charakterystyki ruchu telekomunikacyjnego jest bardzo czasochłonne. Nie mógłbym wtedy zajmować się niczym innym" - tłumaczy Maciej Włodarski. Niebagatelne znacznie ma również doświadczenie w negocjacjach z operatorami. "Kiedy uzyskuję rabat, nigdy nie jestem pewien, czy to maksymalna zniżka, którą mogę osiągnąć. Firma, która zajmuje się tym na co dzień, nie ma takiego problemu" - dodaje Maciej Włodarski.

Naliczanie czasu

Projekty optymalizacji kosztów składają się zwykle z dwóch części - audytowej i doradczej - które są podsumowane w osobnych raportach. Audyt polega na szczegółowym przeanalizowaniu charakterystyki ruchu telekomunikacyjnego klienta. "Zwykle analiza dotyczy informacji billingowych z ostatnich trzech miesięcy. Następnie wyniki się uśrednia. W przypadku BASF Polska mieliśmy do dyspozycji tylko jeden miesiąc, ponieważ wcześniej firma korzystała z usług innego operatora" - tłumaczy Rafał Reks, dyrektor działu doradztwa telekomunikacyjnego w EISEI Group.

Na podstawie billingów dostarczanych przez operatora można określić liczbę wykonywanych połączeń lokalnych, połączeń międzystrefowych, międzynarodowych, do sieci komórkowych itp. oraz ich koszty. Równocześnie zestawiając rzeczywisty czas rozmów określony na podstawie wykazu połączeń z firmowej centrali telefonicznej z czasem połączeń podawanym na billingach operatora, można precyzyjnie ustalić straty wynikające ze stosowanego przez operatora sposobu taryfikowania.

Jeśli opłata za połączenie jest naliczana co minutę, to nie ma znaczenia, czy rozmowa trwa faktycznie 10 s czy 55 s. W obu przypadkach koszt będzie identyczny. W ten sposób, jeśli zostanie wykonanych 100 rozmów po 30 s, rzeczywisty czas rozmów wyniesie 50 min, ale operator naliczy opłatę za 100 min.

Tylko w przypadku połączeń lokalnych w BASF Polska łączny czas rozmów naliczony przez operatora wynosił 250 godz. Różnica względem czasu rzeczywistego wynosiła 100 godz.! Dlatego jedną z naczelnych zasad optymalizacji jest zastosowanie stosunkowo niskim kosztem jak najkrótszego interwału naliczania opłat (np. poprzez wyeliminowanie opłat za inicjację połączenia - tzw. setup charge).

Złote bramki

Efektem analizy jest także wskazanie najczęściej wybieranych numerów (lokalne, zamiejscowe, zagraniczne i komórkowe), obciążenia linii telefonicznych (maksymalna liczba równocześnie prowadzonych rozmów) oraz najbardziej aktywnych numerów wewnętrznych. Stwarza to okazję do negocjowania z operatorem niższych stawek w obszarach, które mają najwyższy udział w łącznych kosztach.

Jeśli firma najczęściej wykonuje połączenia międzynarodowe do jednego kraju (bądź strefy), to można negocjować niższe stawki dla tego kraju, nawet kosztem wyższych dla pozostałych. Druga informacja pozwala firmie przyjrzeć się uważniej charakterystyce ruchu generowanego przez najczęściej telefonujących i powodujących największe jednostkowe koszty pracowników.

Z kolei informacja o maksymalnej liczbie jednoczesnych połączeń pozwala skumulować ruch na posiadanych połączeniach bez doprowadzenia do jego zapchania. W przypadku połączeń do sieci komórkowych pozwala to z kolei zoptymalizować liczbę wykorzystywanych bramek GSM. Przykładowo, gdy w firmie wyjątkowo zdarza się, by w jednej chwili połączenia wykonywały równocześnie 4 osoby, wystarczą tylko 3 bramki GSM.