Naprawdę warto

Udział kosztów telekomunikacyjnych w typowym przedsiębiorstwie jest tak duży, że ich optymalizacja zauważalnie wpływa na ogólny wynik finansowy.

Udział kosztów telekomunikacyjnych w typowym przedsiębiorstwie jest tak duży, że ich optymalizacja zauważalnie wpływa na ogólny wynik finansowy.

Nie da się już dzisiaj prowadzić działalności gospodarczej bez odpowiedniego wsparcia ze strony telekomunikacji i teleinformatyki (t&t). Zazwyczaj w ramach t&t rozróżniamy trzy podstawowe obszary funkcjonalne: telefonię stacjonarną, telefonię komórkową oraz dostęp do Internetu i łącza transmisji danych (aczkolwiek procesy konwergencji czy może lepiej byłoby powiedzieć integracji wyraźnie już zachodzą pomiędzy wszystkimi tymi obszarami i prawdopodobnie obecny podział za parę lat nie będzie miał już głębszego uzasadnienia).

Ale t&t - jak każdy z zasobów firmy - przynosi zarówno efekty, jak i pociąga określone koszty. Ich udział w kosztach ogółem jest różnorodny i zależy od wielu czynników: rodzaju prowadzonej działalności, jej skali i kosztów ogółem, lokalizacji, wykorzystywanych kanałów sprzedaży i komunikowania się z rynkiem, tradycji itp. Ta różnorodność czynników wpływających na sposób i koszty korzystania z t&t powoduje, iż udział w kosztach ogółem w przypadku typowych podmiotów gospodarczych kształtuje się zwykle na poziomie 3-10%, choć znam firmy, w których koszt nabywanych usług telekomunikacyjnych stanowi niemal połowę kosztów (to jednak szczególne przypadki działalności gospodarczej polegające na oferowaniu wartości dodanych do usługi telekomunikacyjnej lub teleinformatycznej).

Trudno natomiast porównywać poziom i strukturę kosztów t&t w polskich przedsiębiorstwach z tymi za granicą. Inne są relacje kosztów poszczególnych zasobów, inne ceny usług t&t i wreszcie inny model ich wykorzystywania w działalności gospodarczej. Stąd trudno o rzetelny benchmarking w tej sferze biznesu. Wydaje się jednak, iż czas, w którym takie porównania będą uprawnione, mogąc stanowić punkt odniesienia dla polskich przedsiębiorców, jest już nieodległy (co jest związane z akcesją do Unii Europejskiej i postępującą liberalizacją rynku oraz zmianą "zachowań konsumpcyjnych" t&t w naszych firmach).

Łakomy kąsek

Chociaż modele segmentacji rynku opracowywane przez poszczególnych operatorów telekomunikacyjnych w celach marketingowych stają się coraz bardziej wyrafinowane i zawierają rosnącą liczbę analizowanych zmiennych, to wciąż w praktyce stosuje się najprostsze i sprawdzone kryterium tejże segmentacji (w konsekwencji również podejścia operatora do klienta), jakimi są poziom i struktura kosztów t&t w firmie.

W praktyce klient biznesowy zaczyna być dostrzegany przez siły sprzedażne i opiekunów u operatora dopiero wtedy, gdy miesięczne koszty t&t przekraczają 5 tys. zł netto. Kiedy są wyższe niż 20 tys. zł, to o takiego klienta operatorzy zabiegają już na poważnie, zaś powyżej 50 tys. - ostro walczą. Klient wart miesięcznie powyżej 100 tys. zł jest dla każdego operatora klientem strategicznym, a najwięksi konsumenci usług t&t w Polsce - prawdziwi klienci życia - są warci miliony złotych miesięcznie.

Jeszcze 3, 4 lata temu mniej więcej dwie trzecie kosztów t&t stanowiły wydatki na telefonię stacjonarną, resztą zaś dzieliły się w różnych proporcjach (w zależności od specyfiki firmy) telefonia komórkowa i transmisja danych wraz z dostępem do Internetu. W ostatnich latach wyraźnie spada udział telefonii stacjonarnej na rzecz komórkowej, natomiast skokowo w strukturę t&t wdziera się korporacyjna transmisja danych, czyli własne sieci WAN oparte na łączach dzierżawionych od operatorów bądź usługi transmisji danych z gwarantowanym poziomem jakości. Wydaje się, że w perspektywie 3-5 lat w dużych korporacjach ustabilizuje się równy udział (po jednej trzeciej) wszystkich trzech obszarów t&t, co oznacza dalszy lekki spadek wydatków na telefonię stacjonarną w kategoriach bezwzględnych, pewien wzrost wydatków na usługi komórkowe i wyraźny stały wzrost wydatków na teleinformatykę.

Zarządzanie kosztami - teoria i praktyka

Zarządzanie kosztami t&t w większych korporacjach - jak wskazują moje praktyczne obserwacje - rzadko jest skupione organizacyjnie w jednym miejscu. W niewielu przypadkach również do tej problematyki podchodzi się kompleksowo i w sposób zakładający stałą aktualizację. Zazwyczaj pion IT odpowiada za transmisję danych i często za telefonię stacjonarną, a piony administracyjne - za telefonię komórkową. Takie rozproszenie kompetencji i odpowiedzialności nigdy nie jest rozwiązaniem najlepszym z możliwych.

Zarządzanie sferą t&t w firmie w ogólnym przypadku powinno składać się z trzech równoległych procesów: (1) optymalizacji techniczno-handlowej zasobów i usług t&t; (2) bieżącego kontrolingu wykorzystania zasobów i usług t&t oraz (3) bieżącego rozliczania niesłużbowego wykorzystania zasobów i usług t&t.

Proces optymalizacji powinien mieć charakter cykliczny, tj. decyzje dotyczące utrzymania bądź zmiany warunków handlowych nie powinny zapadać w firmie rzadziej niż raz na 12 miesięcy, a w kwestii weryfikacji prawidłowości doboru rozwiązań technicznych - nie rzadziej niż raz na 2 lata (z oczywistą możliwością szybkiego reagowania na nowe potrzeby biznesowe).

Bieżący kontroling powinien pozwolić na stałe monitorowanie poziomu i struktury kosztów t&t w korporacji oraz kontrolę realizacji budżetu w tym obszarze w ramach struktury organizacyjnej. Co bardzo ważne, jego zadaniem musi być również identyfikowanie zjawisk wymagających wyjaśnienia, w tym nieprawidłowości, nadużyć bądź ewidentnych działań na szkodę firmy i zagrożeń bezpieczeństwa jej interesów.

Bieżące rozliczanie niesłużbowego wykorzystania t&t powinno umożliwić precyzyjne rozgraniczenie kosztów uzyskania przychodów firmy od innych i obciążenie użytkownika kosztami niesłużbowego wykorzystania, i to bez konieczności nakładania administracyjnych limitów, blokad itp.

Opisane działania w firmach polskich dotychczas były realizowane sporadycznie i bardzo rzadko w sposób systemowy, a ich zakres - przede wszystkim z powodu braku stosownych narzędzi analitycznych, braku czasu i czasami jeszcze czegoś - daleko odbiegał od rozwiązań modelowych. W ostatnich latach należy jednak odnotować zmianę podejścia do t&t w wielu korporacjach. Płynące z tego korzyści w takich firmach są zwykle ewidentne.

Telekomunikacyjne przetargi

Ustawa z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych nie nakłada rygorów na tryb i sposób przeprowadzania optymalizacji rozwiązań w zakresie telefonii stacjonarnej i komórkowej, o czym przesądza art. 6 ust. 1 pkt. 4 tejże. Rygorom ustawy podlega natomiast optymalizacja warunków dzierżawy łączy, usług transmisji danych i usług dostępu do Internetu - o ile nie są usługami telefonicznymi lub radiotelefonicznymi i nie są usługami telekomunikacyjnymi świadczonymi drogą satelitarną. Słowem, w przypadku podmiotów podlegających pod UZP, głosowego operatora stacjonarnego i komórkowego można wybierać zgodnie z własnymi, przyjętymi regułami gry. Co do pozostałych spraw - warto zapytać.

A jakie reguły gry są najkorzystniejsze? Oczywiście, nie ma jednej recepty na sukces. Procedury, zasady, czas prowadzenia i skład uczestników procesu optymalizacyjnego powinny być zgodne z interesem firmy czy instytucji. W przypadku materii tak skomplikowanej i podlegającej szybkim przemianom, jak telekomunikacja i teleinformatyka, nie zawsze sztywne ramy przetargowe zapewniają najlepsze efekty, jak również - wg mojej orientacji - przetargi nie są preferowanym sposobem na wybór optymalnych rozwiązań t&t na świecie. Zaczynają się natomiast cieszyć sporym zainteresowaniem w Polsce. Mam jednak wrażenie, że jest to chyba bardziej kwestia naszego polskiego podejścia do podejmowania decyzji, pojmowania ryzyka i rozumienia odpowiedzialności za skutki podejmowanych decyzji.

W mojej ocenie - ocenie praktyka - o wiele lepsze efekty może przynieść firmie skorzystanie z instrumentarium i know-how wyspecjalizowanych doradców, którzy często są w stanie pozyskać dla swego klienta oferty bardziej atrakcyjne, a także przeanalizować ich konkurencyjność. Jednak ostatecznie i tak decyzje w imieniu przedsiębiorstwa ktoś przecież musi podjąć - często sformułowanie "komisja przetargowa" dla decydenta brzmi bezpieczniej.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200