W PLL LOT potrzeba prowadzenia produktowej kontroli kosztów była jedną z głównych przyczyn wdrożenia korporacyjnego systemu budżetowania i planowania.

"Dawniej mieliśmy do dyspozycji różnorodne informacje zgromadzone w wielu systemach, ale było ich wręcz za dużo - w tym sensie, że nie udawało się ich zebrać razem, tworząc syntetyczny obraz funkcjonowania firmy. Ręczna agregacja danych była zadaniem niewykonalnym, dlatego zdecydowaliśmy się na budowę korporacyjnego systemu informacji finansowej" - mówi Tadeusz Wyrzykowski, dyrektor Biura Planowania i Kontrolingu w Polskich Liniach Lotniczych LOT. Trzeba było sprawować kontrolę nad przeszło 800 różnego rodzaju kosztów i przychodów pochodzących z 300 centrów kosztów i zysków.

Zagregowano dane z (1) systemu rozliczeń przewozów pasażerskich i bazy sprzedaży (własnej i przez agentów), (2) specjalizowanego systemu NetLine, zawierającego informacje o parametrach eksploatacyjnych samolotu (dokładne dane o ruchu fizycznym każdego z samolotów, np. czas spędzony w powietrzu, tankowanie paliwa, czas pracy załóg latających itp.) oraz (3) systemu ERP, a głównie modułu finansowo-księgowego, gdzie znajduje się ponad 320 tys. zagregowanych dokumentów zawierających ponad 7 mln szczegółowych danych. W efekcie każdemu połączeniu lotniczemu można było przypisać szczegółowe przychody i koszty.

"Teraz już wiemy, że dany samolot na danej trasie nie powinien kosztować więcej niż to zostało wyliczone. Jeśli te koszty zbytnio wzrastają, na bieżąco można podejmować działania weryfikujące stan rzeczy" - twierdzi Tadeusz Wyrzykowski. Udaje się w ten sposób automatycznie przypisać ok. 95% pozycji kosztowych.

Dawniej LOT-owi brakowało informacji o rentowności pojedynczych połączeń.

Uzyskana wiedza z rozbiciem na poszczególne tzw. miejsca powstawania kosztów (MPK) pozwala na drobiazgową optymalizację wydatków. "Przykładowo, jeśli cena paliwa w miejscu startu i lądowania samolotu istotnie się różni, to odpowiednio manipulując parametrami wielkości tankowanego paliwa, można osiągnąć globalne oszczędności na poziomie 2%. Przy kilkuset milionach złotych te 2% to ogromna kwota" - mówi Tadeusz Wyrzykowski.

Dopinanie planu

Obecnie jest wdrożone rozwiązanie budżetowania rocznego, natomiast na ukończeniu jest moduł planowania wieloletniego. Weryfikacja rzeczywistych kosztów i przychodów wobec planu jest realizowana w trybie miesięcznym. Do oceny pozostają oczywiście trzy elementy - jak było, jak jest i jak zostało zaplanowane na dany okres w przypadku określonego produktu.

Sam budżet jest budowany od dołu - zależnie od szacowanego zapotrzebowania na przewozy jest tworzony plan handlowy. Po jego wprowadzeniu do systemu są opracowywane zestawy formatek (jako arkusze w Excelu), w których w rozproszony sposób są wprowadzane dane o planowanych wydatkach w każdym z miejsc powstania kosztów. Zależnie od prognozowanego, globalnego, finansowego wyniku firmy, obejmującego także koszty ogólne, proces ten może mieć nawet kilka iteracji. "Ostatecznie wiemy, czy można zdecydować się na określone wydatki. Co więcej, ta kontrola dotyczy także przypadków, gdzie te wydatki są całkiem małe" - dodaje Tadeusz Wyrzykowski.

Zrealizowane rozwiązanie pozwala na definiowanie dowolnych cykli planistycznych przez użytkowników biznesowych, przy czym każdy z cykli składa się z wielu wymiarów (to zestawy powiązanych hierarchicznych danych, które pozwalają na analizowanie i raportowanie danych w różnych przekrojach).

Powrót do źródeł

Nie mniej istotną korzyścią płynącą z wdrożenia systemu budżetowania i kontroli kosztów jest poprawa jakości danych w systemach informatycznych PPL LOT. "Teraz już nikt nie może zrzucać odpowiedzialności na służby finansowe, że to one coś źle zaksięgowały. Za wprowadzanie danych są odpowiedzialni pracownicy merytoryczni w miejscu, w którym powstają określone koszty" - mówi Tadeusz Wyrzykowski. Każdy z nich ma dostęp do wszystkich danych zarówno w zakresie wykonania, jak i planowania budżetu - oczywiście tylko w obszarze dotyczącym jego działalności.

"Wprowadzenie systemu przyniosło też sporo zaskoczeń, najczęściej jednak w obszarze samych przepływów informacyjnych i terminowości księgowania kosztów, pozwalając na uporządkowanie tych elementów" - twierdzi Tadeusz Wyrzykowski.

Wcześniej LOT miał bardzo negatywne doświadczenia we współpracy z mniejszymi firmami informatycznymi, których rozwiązania nie radziły sobie ze skalą złożoności problemów budżetowania w tym przedsiębiorstwie. Przy obecnym wdrożeniu postawiono na SAS Institute i jego rozwiązanie Financial Management Solution. "Na pewno nie jest to firma tania, ale uzyskaliśmy to, co zakładaliśmy, przystępując do realizacji projektu" - wyjaśnia Tadeusz Wyrzykowski. W projekcie aktywny udział brała (i nadal bierze) grupa konsultantów i ekspertów merytorycznych SAS Institute specjalizujących się w obszarach finansowych.

Główna aplikacja działa pod interfejsem przeglądarki WWW i - co podkreślają użytkownicy - pracuje bardzo szybko, choć musi operować na ogromnych zbiorach danych. Prezentowane dane zawsze można przekształcić do formatu Excela, który dla wielu użytkowników jest wygodniejszym narzędziem.

Projekt był realizowany na potrzeby 18-osobowego Biura Planowania i Kontrolingu, jednak przy bieżącej i ścisłej współpracy Biura Informatyki PPL LOT, które zajmuje się utrzymaniem systemu.

Według szacunków wdrożenie systemu powinno się zwrócić w ciągu trzech, maksimum czterech lat.