Liczyć bezwzględnie trzeba

Z Mariuszem Sejem, menedżerem w dziale audytu i doradztwa księgowego PricewaterhouseCoopers, rozmawia Przemysław Gamdzyk.

Z Mariuszem Sejem, menedżerem w dziale audytu i doradztwa księgowego PricewaterhouseCoopers, rozmawia Przemysław Gamdzyk.

Zacznijmy może od definicji: czym jest kontrola kosztów, czy to jest to samo co kontroling?

Kontroling wywodzi się od angielskiego słowa "control", czyli sterowanie, i jest mylnie utożsamiany tylko z kontrolą. Kontroling powinien pełnić rozleglejsze funkcje niż kontrola, dostarczając kadrze zarządzającej informacji niezbędnych do podejmowania właściwych decyzji - zarówno w obszarze zarządzania operacyjnego, jak i strategicznego.

Konkurencja rynkowa wymusza bieżące monitorowanie wszelkich kosztów działalności i ograniczanie wydatków. Kontrola kosztów jest zatem procesem ciągłym wpisanym w obowiązki każdego menedżera. Kontroling lub inna komórka odpowiadająca za przygotowanie jednolitych raportów kosztowych dostarcza dane wspomagające ten proces.

Pierwszym etapem kontroli kosztów jest zbudowanie logicznego schematu pozwalającego na określenie, gdzie są zlokalizowane główne nośniki kosztów, z czym są one związane, w jaki sposób przekładają się na realizację zakładanych celów i wreszcie, które z nich służą procesom podstawowym, a które pomocniczym.

Mówimy na razie o kontroli kosztów jako o elemencie wiedzy w przedsiębiorstwie. Kiedy w tym scenariuszu zaczyna być potrzebny system informatyczny?

Systemy IT pełnią tutaj bardzo ważną rolę. Wobec rosnącej liczby danych, konieczności ich prezentowania i analizy w różnych wymiarach tylko sprawny system informatyczny jest w stanie zrealizować wszystkie zadania, jakie są stawiane przed kontrolerem kosztów.

Obecnie jest z czego wybierać. Praktycznie każdy zintegrowany system zarządzania przedsiębiorstwem posiada moduł służący do realizacji kontroli kosztów. Istnieją także dedykowane rozwiązania branżowe wykorzystujące hurtownie danych.

Liczyć bezwzględnie trzeba

Mariusz Sej

Jeśli firma zdecyduje się na zakup gotowego systemu, to od razu uzyskuje funkcjonalność wbudowanych mechanizmów i schematów postępowania oraz doświadczenie wynikające z wiedzy konsultantów i wcześniejszych wdrożeń. Należy przy tym pamiętać, że na właściwe działanie systemu informatycznego składa się nie tylko oprogramowanie, ale również proces jego wdrożenia, w którym następuje dopasowanie firmy i funkcjonowania systemu oraz szkolenie przyszłych użytkowników. Najpierw trzeba ustalić, jakie zasady i procedury kontroli kosztów obowiązują, określić wymagania informacyjne, wskazać, jakie raporty i z jaką częstotliwością są tworzone, jak wygląda okresowość oceny osiąganych wyników, jakie mierniki efektywności stosuje dane przedsiębiorstwo. I wreszcie, jak wyglądają plan i ocena wyników w powiązaniu z systemem motywacyjnym.

Dopiero określenie tych wszystkich elementów staje się podstawą do budowy systemu kontroli kosztów.

Z jakich narzędzi mogą korzystać mniejsze firmy, które nie potrzebują systemu zintegrowanego?

Zintegrowane systemy są obecnie stosowane nawet w małych przedsiębiorstwach, ale zawsze można skorzystać z arkusza kalkulacyjnego. Stanowi on doskonałą formę komunikacji - potrafią się nim posługiwać praktycznie wszyscy.

Czy dobrze rozumiem, że Excel zawsze powinien być punktem wyjścia w tym sensie, że to na jego bazie powinna powstać pierwsza wersja systemu kontroli kosztów w firmie?

To dobra praktyka. Arkusz kalkulacyjny ze względu na swoją elastyczność znacznie ułatwia fazę modelowania schematów kontroli kosztów i pomaga określić, jaki system jest najlepszy dla konkretnego przedsiębiorstwa. Gdy coś takiego już istnieje, znacznie prościej przenieść sprawdzone podczas pracy z arkuszem schematy postępowania i doświadczenia do wdrażanych systemów.

Ta metoda sprawdza się zarówno w małych, jak i średnich przedsiębiorstwach. W tych bardzo małych cała struktura kosztowa mieści się w głowach ich prezesów, zaś w dużych istnieją sformalizowane mechanizmy i procedury finansowe. Dlatego, choć wdrożenie efektywnego systemu kontroli kosztów jest wyzwaniem dla firm każdej wielkości, to szczególnie dla tych średnich.

Ale wg światowych standardów większość naszych "dużych" firm to podmioty co najwyżej średniej wielkości...

To prawda. Jednak nasze firmy klasyfikowane jako średnie wg światowych standardów są wystarczająco duże, żeby posiadały wydzielone stanowiska kontroli kosztów i stosowały zaawansowane rozwiązania. Wiele przedsiębiorstw z powodzeniem wykorzystuje systemy kontroli kosztów bazujące na systemach klasy ERP. W wielu aspektach - zarówno technologicznych, jak i merytorycznych - nie odbiegamy od średniej światowej, chociaż - z drugiej strony - ciągle istnieją obszary, w których pozostaje jeszcze sporo do zrobienia.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200