Prawdziwe szczęście jest rzeczą wysiłku, odwagi i pracy. - Honoriusz Balzak

Od Nowego Roku muszę zacząć się odchudzać, tzn. ograniczyć spożywanie słodyczy i różnych tuczących rzeczy. Muszę zdecydowanie zmienić styl życia, zacząć być systematycznym, czytać więcej książek, oglądać mniej telewizji i koniecznie uprawiać jakiś sport. Muszę w końcu wymienić olej w samochodzie, umyć okna, zadzwonić do mamy i wyrzucić na śmietnik ten stary rower, który od pięciu lat rdzewieje w garażu... Postanowienia noworoczne. Wszyscy znamy je bardzo dobrze. Powodowany corocznym rytuałem i ja zdecydowałem się spojrzeć na praktykę zarządzania projektami i wytwarzania oprogramowania, formułując 8 Noworocznych Życzeń.

Składam je wszystkim informatykom i nieinformatykom ciężko pracującym nad tym, by wytwarzane przez nich systemy były wysokiej jakości, dostarczane na czas i w budżecie.

1. Życzę, by Wasz projekt cyklicznie dostarczał produkty o dużej wartości biznesowej

Klienci nie lubią dokumentacji projektowej. Klienci nie lubią czekać. Klienci płacą za usprawnienie biznesu, nie za analizy, audyty, metodyki i plany. Dobrze zaplanowany projekt charakteryzuje się krótkim okresem zwrotu z inwestycji. Oznacza to, że koncentruje się na wytwarzaniu takich produktów, które mogą być od razu wykorzystane przez zamawiającego do skutecznego usprawniania procesów biznesowych, czyli szybko umożliwiają zarabianie pieniędzy lub uzyskanie oszczędności. Tym różni się biznesowe planowanie projektu od inżynierskiego i tego musimy się w tym roku nauczyć.

2. Życzę, by w Waszym projekcie systematycznie zbierano wymagania i zarządzano nimi

Wymagania to inaczej kryteria jakości, wymiary, w których dokonuje się ocena zgodności cech produktu z oczekiwaniami klienta. Wymagania są więc kluczem do sukcesu. Spisują to, z czego klient będzie zadowolony, oraz pośrednio to, z czego klient nie będzie zadowolony. Należy przy tym przyjąć, że zmienność wymagań jest normalnym stanem każdego projektu. Życzę zatem wszystkim normalności, czyli przyjęcia ze spokojem konieczności zdyscyplinowanego gromadzenia wymagań, stałego ich uaktualniania i zarządzania zmianą.

3. Życzę, by Wasz projekt panował nad zmianą

"Zmiany, zmiany, zmiany..." to pamiętne zdanie z klasycznego filmu Stanisława Barei i codzienna rzeczywistość współczesnych projektów. Kluczem do sukcesu jest umiejętność dostosowania się do zmian, czyli adaptacja. Można to robić w różny sposób, ale zawsze należy mieć porządek w "repozytorium produktów projektowych i konfiguracji" oraz posiadać uzgodnioną z klientem procedurę zarządzania zmianą.

4. Życzę, by w Waszym projekcie stale weryfikowano jakość produktów

Wiele prawdy jest w powiedzeniu, że jakość produktu zawsze jest "jakaś". Dlatego tak ważne jest określenie już na samym początku projektu "jaka ma być", tak by klient otrzymał to, co zamówił, a nie to, co nam przez przypadek wyszło. Kiedy mamy już definicję produktu zawierającą kryteria jakości i odpowiednie listy kontrolne, możemy rozpocząć proces ciągłego monitorowania jakości, czyli oceny, jak daleko nam jeszcze do końca.

Bo projekt nie kończy się wtedy, gdy plan realizacyjny dobiegł końca, ale gdy klient otrzymał to, co zamówił. Prawie zawsze.

5. Życzę, by Wasze decyzje były podejmowane na podstawie mierzalnych faktów

Od wieków porządek prawny jest oparty na konieczności udowodnienia winy. Podobnie powinno być w przypadku zarządzania. Decyzje o zakupie nowych narzędzi, zmianach w harmonogramie, rozszerzeniu zakresu czy wdrożeniu procedur jakości powinny być podejmowane na podstawie faktów "z życia projektu", czyli dowodów umożliwiających menedżerom wydawanie "sprawiedliwych wyroków" co do przyszłości projektu.

6. Życzę, by w Waszym projekcie nie zabrakło konsekwencji w zarządzaniu ryzykiem

Im większe ryzyko, tym ciekawszy projekt. Zarządzanie ryzykiem, które możemy poznać z licznych kursów, koncentruje się głównie na fazie identyfikacji rodzajów ryzyka. Niewielu menedżerów wie jednak, co dalej z pracowicie przygotowaną listą 150 ważnych, średnich i nieistotnych rodzajów ryzyka zrobić. Życzę wszystkim w Nowym Roku, aby nauczyli się koncentrować na działaniach zmierzających do unikania i redukcji ryzyka. Na właściwych, słusznych, a czasem trudnych decyzjach projektowych polega zarządzanie ryzykiem. Żadna tabelka w Excelu nie zastąpi odwagi menedżera projektu w podejmowaniu kroków, które wydają się zbędne, bo poświęcone są walce z "ryzykiem", którego jeszcze nie ma, zamiast walczyć z bieżącymi problemami. Ale przecież dzisiejsze problemy to nasze wczorajsze rodzaje ryzyka.

Co się bardziej opłaca?

7. Życzę, byście zawsze pamiętali o swoich pracownikach

Pracownicy realizując projekt, wymagają szacunku i należytego traktowania. Model zarządzania projektem typu master-slave jest nie tylko nieetyczny, ale także nieskuteczny. Wielu "byłych" kierowników projektów przekonało się o tym na własnej skórze. Pamiętajmy, że tak samo jak sprzedajemy projekt naszym klientom, musimy go sprzedać zespołowi realizacyjnemu.

Jeśli to drugie się nie uda, to projekt też.

8. Życzę otwartej i szczerej komunikacji

Współczesne projekty powinny toczyć się w otwartym systemie komunikacyjnym. Otwartym oczywiście dla głównych jego udziałowców. Wszelkim politycznym barierom, ukrywaniu i przetrzymywaniu informacji projektowej i zarządczej mówimy stanowcze NIE. Dlaczego system otwarty? Bo zwiększa prawdopodobieństwo sukcesu. To, czego nie przewidzimy, projektując kanały komunikacyjne, ludzie "doczytają sami" z otwartego repozytorium/portalu projektu. Życzę w Nowym Roku przełamania barier mentalnych przed ujawnianiem pewnych informacji.

Ci, którzy zdecydowali się na to, nigdy tego nie pożałowali.

Na koniec dołączam także serdeczne życzenia spokoju serca podczas odkrywania, że smutnym faktem życia jest to, iż spełnienie się powyższych ośmiu życzeń kosztuje i wymaga niemałego wysiłku przy ich wdrażaniu.

Tomasz Byzia jest dyrektorem ds. rozwoju firmy Premium Technology.