Wdrożenie systemu kontroli budżetu i analizy wyników w Odratrans skrócono z sześciu do zaledwie trzech miesięcy, aby firma mogła wejść w nowy sezon przewozowy z nowym systemem.

Przykładem zakończonego wdrożenia systemu kontrolingowego wspierającego m.in. zarządzanie przez budżety jest projekt we wrocławskiej spółce Odratrans, świadczącej usługi przewozowe w wodnym transporcie śródlądowym. Jej przedstawiciele wybrali rozwiązanie Teta Controlling. Odratrans zajmuje się jednak nie tylko transportem rzecznym, ale także świadczy usługi portowe, dzierżawi i wynajmuje flotę oraz powierzchnie magazynowe.

To urozmaicanie profilu działalności było jedną z przyczyn poszukiwania nowego systemu umożliwiającego sprawowanie kontroli nad kondycją finansową przedsiębiorstwa.

Krótkie terminy

Odratrans postawiła potencjalnym dostawcom systemu podstawowy warunek: wdrożenie musiało się zakończyć w ciągu trzech miesięcy. Umowa na zakup systemu Teta Controlling została podpisana w marcu 2003 r., a cały projekt zakończył się już w maju. Zazwyczaj wdrożenia tego typu aplikacji trwają ok. sześciu miesięcy. "Chodziło nam o to, aby wejść w nowy sezon przewozowy już z nowym systemem. Dzisiaj widzimy, że to nie była najlepsza decyzja. Co prawda wdrożenie udało się skończyć w terminie, ale ogromnym, niepotrzebnym nakładem sił zarówno ze strony naszej, jak i Tety. Wiemy też, że gdyby wdrożenie trwało dłużej, mielibyśmy czas na lepsze dopracowanie pewnych rozwiązań" - opowiada Renata Kościelak, p.o. głównego księgowego Odratrans.

Zespół analiz ekonomicznych i kontrolingu Odratrans już przed wdrożeniem miał wizję wykorzystania systemu kontrolingowego. W praktyce okazało się, że pogodzenie jej z funkcjonalnością systemu Tety było czasochłonne i wymagało niekiedy modyfikacji pierwotnych założeń.

"Najbardziej czasochłonne okazało się opracowanie szablonów raportów, przez których pryzmat chcieliśmy przyglądać się naszym danym" - mówi Renata Kościelak.

Analityka i kontrola

System wykorzystywany przez Odratrans to z jednej strony rozwiązanie analityczne, z drugiej, wspomagające kontrolę budżetu umożliwiające śledzenie odchyleń od niego. Umożliwia przyglądanie się wynikom sprzedaży w różnych przekrojach, m.in. przez pryzmat rodzaju usługi, relacji handlowych z danym kontrahentem, działalności w danym regionie. Umożliwia też kontrolę wyników sprzedaży i kosztów ponoszonych przez poszczególne jednostki dysponujące własnym budżetem. W Odratrans istnieją dwa centra przychodowo-kosztowe i cztery centra kosztowe. Dział handlowy jest odpowiedzialny za działalność podstawową, czyli świadczenie usług transportu śródlądowego. Dział administracyjny odpowiada z kolei za wynajmowanie posiadanego przez Odratrans majątku.

W procesie opracowywania budżetu główną rolę odgrywa Microsoft Excel, w którym są przeprowadzane symulacje wpływu poszczególnych wariantów budżetów na rachunek wyników, rachunek przepływów pieniężnych i bilans. Plany budżetów przygotowane w Excelu przez kierowników działów spływają do działu analiz ekonomicznych, gdzie są konsolidowane, zatwierdzane, a następnie wprowadzane do systemu kontrolingowego, który od tego momentu przejmuje monitorowanie realizacji budżetów.

W Odratrans synchronizacja systemu kontrolingowego z systemem finansowo-księgowym następuje na koniec każdego dnia. Konsekwencją tego stanu jest jednodniowe opóźnienie w dostępie do informacji zarządczej. Równolegle system kontrolingowy jest zasilany danymi z systemu obsługi sprzedaży Odra. Dwie bazy zasilające system Teta Controlling wzajemnie się uzupełniają. Warstwą pośrednią między systemami: finansowo-księgowym a sprzedaży i kontrolingowym jest hurtownia danych.