"PUSTE BIURKO MENEDŻERA"

Obserwując światową strukturę zakupów oprogramowania i kierunki działań marketingowych przemysłu software'owego można dojść do wniosku, iż współczesny menedżer najwięcej czasu poświęca pisaniu tekstów, kalkulacji i wyszukiwaniu nieskomplikowanych informacji. Edytory tekstów, arkusze kalkulacyjne i bazy danych to trzy najważniejsze kategorie oprogramowania dla komputerów osobistych, stanowiące blisko 75% światowych zakupów. Następne w kolejności to programy prezentacji graficznych, planowania przedsięwzięć i systemy poczty elektronicznej.

Obserwując światową strukturę zakupów oprogramowania i kierunki działań marketingowych przemysłu software'owego można dojść do wniosku, iż współczesny menedżer najwięcej czasu poświęca pisaniu tekstów, kalkulacji i wyszukiwaniu nieskomplikowanych informacji. Edytory tekstów, arkusze kalkulacyjne i bazy danych to trzy najważniejsze kategorie oprogramowania dla komputerów osobistych, stanowiące blisko 75% światowych zakupów. Następne w kolejności to programy prezentacji graficznych, planowania przedsięwzięć i systemy poczty elektronicznej.

Diagnoza ta nie odpowiada jednak rzeczywistej strukturze codziennych zajęć decydenta. Pisanie tekstów pozostawia on sekretarce. Arkusz kalkulacyjny staje się przydatny praktycznie, tylko w momencie opracowywania budżetu. Bazy danych stają się, co prawda, coraz bardziej wyrafinowane, ale za to coraz trudniejsze w obsłudze. Osoba, zajmująca kierownicze stanowisko, co najmniej 90% swego czasu pracy poświęca czynnościom, których nie wspomaga żadne oprogramowanie. Tak więc najważniejsze i najlepiej opłacane stanowiska w przedsiębiorstwie są jednocześnie najsłabiej wspomagane komputerowo. W tej sytuacji coraz wyrażniej artykułowane jest żądanie oprogramowania dostosowanego do tych specyficznych potrzeb.

Większość zarządzających używa komputera tylko przez parę chwil w ciągu swego dnia pracy. Pozostałą część czasu poświęcają na obsługę urządzeń takich jak telefon, fotokopiarka i faks oraz na kontakty interpersonalne. Tak więc komputer osobisty, definiowany często jako elektroniczne biurko, nie spełnia swych podstawowych funkcji, jako miejsce pracy decydenta. Dzieje się tak dlatego, iż oferowane dzisiaj oprogramowanie komputerów osobistych nie jest dostosowane do codziennych czynności i podstawowych zadań współczesnego menedżera.

Stąd też, jednym z podstawowych celów rozwojowych przemysłu oprogramowania na lata 90-te powinno być precyzyjne rozpoznanie charakteru i specyfiki pracy kierowniczej. Pozwoliłoby to na stworzenie oprogramowania, które będzie rzeczywistą pomocą w codziennej pracy decydenta.

Cechą charakterystyczną działalności kierownika jest tendencja przekazywania zadań do wykonywania innym. Tak więc, sensem pracy są nie strony papieru wypełnione tekstami, kolumnami liczb i wymyślnymi grafikami lecz, przysłowiowe już, trzy "K": KOMUNIKACJA, KONTROLA I KOORDYNACJA. Komputer, szczególnie funkcjonujący w sieci, może stać się doskonałym narzędziem wspomagającym te zadania. Niezbędnym do tego jest jednak opracowanie nowoczesnego, nakierowanego na specyficzne potrzeby zarządzania, oprogramowania, wspomagającego wspomniane trzy "K".

KOMUNIKACJA

Jest najważniejszą pozycją w budżecie czasu decydenta. Oprogramowanie pełniej wspomagające ten zakres czynności uczyniłoby komputer nieodzownym elementem pracy. Dzisiejszy kierownik najczęściej nie zauważy faktu pozbawienia go komputera. W firmach wyposażonych w komfortowy i funkcjonalny system poczty elektronicznej strata staje się natychmiast zauważalna.

Szczególnie cenną cechą systemów E-mail jest wspieranie komunikacji nieformalnej. Pozwala to na szybsze i łatwiejsze dotarcie do wszystkich uczestników organizacji, umożliwiając wyjście poza tradycyjne, pionowe kanały informacyjne. Przyspieszenie przebiegu informacji w przedsiębiorstwie prowadzi do zmiany zachowań organizacyjnych. W firmach, które z powodzeniem stosowały pocztę elektroniczną zaobserwowano korzystne zmiany. Decyzje były podejmowane szybciej i więcej osób, w krótszym czasie, było poinformowanych o ich podjęciu. Liczba formalnych telefonów i notatek służbowych malała nawet czterokrotnie.

Systemy poczty elektronicznej pokrywają jednak tylko część potrzeb komunikacyjnych menedżera. Większość z tych systemów nie jest wyposażona w wygodne formy pamięci czy systemy przypominania. Inną wadą jest ich ograniczony zasięg i ukierunkowanie na komunikację z wybraną osobą lub nielicznymi grupami. Część z tych potrzeb zaspokajają inne rodzaje oprogramowania komunikacyjnego jak Boulletin-Board-Systems czy wielodostępne systemy hypertekstowe.

BBS'y posiadają zdolność "przypominania sobie" i zostały stworzone by umożliwić swoiście "plotkarską" komunikację pomiędzy sporymi grupami użytkowników. System podzielony jest na dowolne grupy tematyczne, definiowane przez użytkowników zainteresowanych dyskusją nad jakimś problemem. Inną ważną cechą jest to, iż wysłana informacja zostaje zapisana w systemie i może być póżniej udostępniana wszystkim zainteresowanym. BBS pozwala zarządzającemu na szybkie "przejrzenie" aktualnych problemów i podjęcie decyzji, gdzie jego ingerencja jest niezbędna. Zdecydowawszy się na "wejście" w konkretny temat może szybko zapoznać się z jego problematyką studiując historię dyskusji. Przed podjęciem decyzji może zażądać od określonego zespołu dalszych objaśnień i komentarzy. System pozwala mu także na szybkie przekazanie treści podjętej decyzji wszystkim zainteresowanym.

BBS'y, popularne w świecie akademickim, nie zdołały jak dotychczas przebić się do świata biznesu. Pierwszym komercyjnym produktem, w ciekawy sposób wykorzystującym filozofię "tablicy ogłoszeń", jest pakiet "Notes", oferowany przez Lotus Development.

Duże nadzieje wiązane są z planami połączenia technologii poczty elektronicznej i BBS z wielodostępnymi systemami hypertekstowymi. Pozwoli to na oderwanie się od linearnej, bazującej na zdaniach, struktury informacji, przekazywanej dotychczas w organizacji jako notatka, komunikat E-mail czy zapis w BBS. Hypertekst pozwoli użytkownikom na zapisanie złożonej sieci pomysłów i myśli, dotyczących danego tematu, bezpośrednio w systemie komputerowym.

KONTROLA

Aby prawidłowo sterować firmą, zarządzający musi panować nad wszystkimi istotnymi danymi dotyczącymi jej działalności. Musi tworzyć prognozy rozwojowe i budżety konkretnych przedsięwzięć. Zadania te tylko częściowo wspomagane są przez dostępne dzisiaj oprogramowanie.

Istnieją oczywiście niezliczone arkusze kalkulacyjne, znacznie ułatwiające tworzenie prognoz i budżetów. Ułatwienia te mają jednak charakter głównie mechaniczny, uwalniają od konieczności wykonywania męczących obliczeń. Nie zawierają one jednak dwóch ważnych elementów: matematycznych modeli prognostycznych i mechanizmu pozyskiwania danych "w poprzek" przedsiębiorstwa.

Klasyczny arkusz kalkulacyjny pozostawia konstrukcję modelu prognostycznego użytkownikowi. Ponieważ większość ludzi pozbawiona jest rozbudowanej umiejętności przewidywania zdarzeń, większość planów ekonomicznych oparta jest na prostym modelu liniowym. Zarządzający potrzebuje więc narzędzia modelowania, wyposażonego w rozwinięte możliwości prognozowania o cechach systemu eksperckiego, wspomagającego w procesie wyboru modelu.

Arkusze kalkulacyjne nie posiadają także możliwości automatycznego agregowania danych z całego przedsiębiorstwa. Większość firm agreguje dane pochodzące od pojedynczych osób i komórek, w celu stworzenia obrazu całego przedsiębiorstwa. Porównuje się wtedy stany osiągnięte ze stanami planowanymi, a zarządzający zmuszeni są do weryfikacji swych budżetów. Proces ten jest ciągle powtarzany i nie jest wspomagany przez dostępne na rynku pakiety. Istnieją, co prawda, ograniczone możliwości importu danych z innych aplikacji, nie ma jednak oprogramowania, uwzględniającego strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa, umożliwiającego konsolidację i bieżącą kontrolę danych z całej firmy.

Pożądany system powinien "rozumieć" strukturę przedsiębiorstwa i umożliwiać odpowiednią agregację danych oraz posiadać silne narzędzia prognostyczne, wzbogacone o elementy systemów eksperckich. Można by go sobie wyobrazić jako zorientowany na bazę danych system bilansująco-księgujący, wyposażony w interfejs użytkownika, w postaci arkusza kalkulacyjnego. Arkusz taki będzie prawdopodobnie bazował na formule logicznej bardziej przyjaznej dla użytkownika. Być może będzie to coś na kształt "Improv" Lotusa.

Inną cechą takich systemów powinna być latwość porównywania osiąganych wyników z założonymi celami. Dzisiaj, 30 lat po wprowadzeniu pierwszych skomputeryzowanych systemów księgowych, jest to prawie tak samo trudne jak kiedyś. Zrozumienie bieżącej sytuacji wymaga często dostępu do dodatkowych informacji z księgowości, konieczność powrotu do początkowych planów, czy propozycji opisujących projekt. W teorii, jeśli informacje te zawarte są w systemie komputerowym, nie powinno to stanowić problemu. Praktyka jest inna. Przedzieranie się, poprzez niezliczone pliki, zlokalizowane na licznych, połączonych siecią, komputerach, jest tak samo trudne jak przekopywanie się przez szafy pełne segregatorów. Problemowi temu poświęcono w ostatnich latach wiele uwagi, jednak większość programów bazuje na bardzo niewygodnym, systemie ośmioznakowych nazw DOS'owskich.

System odpowiadający wymogom zarządzania, powinien zawierać:

  • możliwość zapisu plików w sposób dopuszczający ich aktualizację w wielu miejscach

  • "ponaddokumentowe" powiązania pozwalające na to by każdy dokument zawierał odnośniki do innych dokumentów

  • możliwość wywoływania dokumentu według zawartości, do wywoływania dokumentów wg słów kluczowych lub fraz znajdujących się gdzieś w tekście.

    System taki powinien także stwarzać możliwość archiwizacji dokumentów rzadko wykorzystywanych.

    KOORDYNACJA

    Dla większości zarządzających jedną z najbardziej czasochłonnych czynności jest koordynacja działań grupowych. Czynność ta wymaga definiowania celów i konstruowania planów czasowych ich realizacji. Związana jest najczęściej z niekończącymi się zebraniami i licznymi rozmowami telefonicznymi, pozwalającymi na dokonywanie niezbędnych ustaleń i sprawowanie kontroli nad przebiegiem realizacji zadania.

    Wydawać by się mogło, iż funkcje te spełnia oprogramowanie wspomagające komputerowe planowanie przedsięwzięć oraz liczne pakiety osobistych terminarzy.

    Pakiety typu "Project-Management" traktowane są najczęściej jako silnie sformalizowane narzędzia, stosowane tylko dla realizacji największych i najbardziej złożonych przedsięwzięć. Bardzo rzadko stosowane są dla rutynowej koordynacji codziennych działań zespołu. Nie są także w pełni dostosowane do grupowego charakteru pracy zespołu. Oprogramowanie z rodziny terminarzy osobistych nadaje się do ustalania terminów spotkań, telefonów i koordynacji czasu pracy własnej kierownika. Większość z nich zawodzi, gdy próbuje się zastosować je dla koordynacji prac większego zespołu ludzkiego.

    Menedżer potrzebuje więc narzędzia, będącego kombinacją funkcji obu opisanych powyżej typów oprogramowania, które można by określić jako system koordynacji pracy grupowej. System taki powinien zawierać następujące elementy:

  • ZARZĄDZANIE CELAMI: forma elektronicznego forum, pozwalającego na wspólne wypracowywanie i definiowanie pożądanych do osiągnięcia celów organizacji, na strategicznym poziomie zarządzania. System taki pozwalałby zarządzającemu, jego przełożonym oraz zespołowi na bieżące śledzenie stopnia wykonania zadań zdefiniowanych dla dłuższych okresów czasowych. Pozwalałoby to na zorientowanie się w postępie prac nad zadaniami, które normalnie rozliczane są np. raz na rok i w toku codziennych prac zostają zepchnięte na plan dalszy.

  • ZARZĄDZANIE POSTĘPAMI PRAC: porównujący i koordynujący zadeklarowane w planach terminy ze stopniem realizacji konkretnych celów i projektów. Jest to uszczegółowienie poprzedniej funkcji pozwalające na śledzenie postępu codziennych prac.

  • ZARZĄDZANIE TERMINAMI: narzędzie szczegółowego planowania terminów pozwalające na ostateczną koordynację działań wszystkich realizujących zdefiniowane cele. Zawiera ono standardowe funkcje terminarza osobistego takie jak planowanie spotkań, podróży służbowych czy konferencji.

    W ciągu paru lat na rynku pojawi się nowa generacja oprogramowania, wspomagającego codzienne zadania menedżera: komunikację, kontrolę i koordynację. Systemy te uczynią usieciowiony komputer osobisty narzędziem wykorzystywanym przez decydenta w ciągu całego dnia swej pracy, jako jej podstawowe narzędzie.

    RECEPTA NA OPROGRAMOWANIE WSPOMAGAJĄCE CODZIENNĄ PRACĘ DECYDENTA

  • MENEDŻER KOMUNIKACJI: oparty na systemie poczty elektronicznej, wzbogacony o funkcje typowe dla BBS, umożliwiający komunikację w oparciu o hyperteksty. Będzie on tworzył, oparte na usieciowionym PC, otoczenie komunikacyjne zarządzającego.

  • MENEDŻER BUDŹETU: rozbudowany arkusz kalkulacyjny pozwalający na automatyczne pozyskiwanie danych z całego przedsiębiorstwa, wyposażony w silne narzędzia prognostyczne o cechach systemów eksperckich. Wyposażony w elastyczne i komfortowe /według słów i fraz kluczowych/ możliwości dostępu do danych z księgowości i innych działów przedsiębiorstwa.

  • MANAGER PRACY ZESPOŁOWEJ: oparty na filozofii terminarza osobistego, system wzbogacony o mechanizmy komputerowego wspomagania przedsięwzięć o rozbudowanych funkcjach komunikacyjnych pozwalających na łatwe, zespołowe ustalanie i definiowanie celów firmy oraz bieżącą kontrolę stopnia realizacji tych celów.

    opr. Michał E. Goliński CW /CH/ NR 20/93 17.05.1993

    "Das passende Management-Tool ist noch nicht erfunden" von David Vaskevitch (dyr. d/s Informatyki Przedsiębiorstw w Microsoft)

  • W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

    TOP 200