13. Umiejętne skorzystanie z polecenia Paste Special daje pożądaną formę wykresu

Istnieje wiele metod graficznego obrazowania danych znajdujących się w arkuszu. Najpopularniejsza polega na skorzystaniu z czarodzieja (asystenta) wykresów ChartWizard, wywoływanego przez kliknięcie na odpowiedniej ikonie w standardowym pasku narzędziowym. Jednakże użytkownicy wcześniejszych wersji Excela chętniej korzystają z opcji w menu File. Polega to na oznaczeniu bloku danych w arkuszu (rys. 1), wywołaniu polecenia New z menu File i wybraniu z pola dialogowego, które się pojawi w opcji Chart (wykres). Standardowa forma wykresu, otrzymana w wyniku takiej operacji, nie zawsze odpowiada naszym oczekiwaniom. Excel bowiem przyjmie za podstawę wykresu etykiety znajdujące się w kolumnie pierwszej. Otrzymamy wykres pokazany na rys. 2. Jeżeli ta forma wykresu nam nie odpowiada, gdyż zależy nam na sklasyfikowaniu danych raczej w kategoriach czasowych (tu: miesiące) niż w kategoriach przedmiotowych (tu: gwoździe, śruby itd.), to należy skorzystać z możliwości jakie daje polecenie Paste Special.

Po wybraniu zakresu w arkuszu należy wywołać polecenie Copy z menu Edit (lub nacisnąć Ctrl-C). Następnie, podobnie jak poprzednio, wywołujemy polecenie New z menu File i wybieramy Chart. Tym razem jednak Excel nie utworzy automatycznie wykresu na podstawie wybranych danych, ale wyświetli pole dialogowe (rys. 3), które służy do określenia formy wykresu. Wybranie pola Rows (zamiast proponowanych normalnie Columns) da wykres o postaci pokazanej na rys. 4.

14. Za ciasno umieszczone etykiety na osi kategorii

Wykresy wielu danych zawierają często tyle etykiet, że nie mieszczą się one pod osią rzędnych (X). Excel umieszcza je wtedy w pionie (rys. 5) lub przenosi część etykiety do następnego wiersza. Nie jest to forma zbyt wygodna. Jeżeli nie chcemy powiększać rozmiarów wykresu, to istnieje dość prosta metoda usunięcia niektórych napisów, co pozwoli umieścić pozostałe w dogodny sposób. Wystarczy w tym celu na wykresie wybrać oś rzędnych, klikając na niej i z menu Format wybrać polecenie Scale. (Jeżeli żadna oś nie jest wybrana, to polecenie Scale nie występuje w menu Format.) Pojawia się pole dialogowe (rys. 6), w którym w polu Number of Categories Between Tick Labels (liczba kategorii między kolejnymi opisami) wpisujemy dwójkę (lub inną liczbę większą od 1). Nowa forma opisu osi X zmieści się teraz swobodnie i wykres przyjmie bardziej przejrzystą formę (rys. 7). Jeżeli jednak opisy kategorii nie powróciły do właściwej orientacji, to z menu Format należy wybrać polecenie Text i dobrać w nim orientację napisów.

15. Uwaga z kopiowaniem formuł

Często zdarza się, że potrzebujemy przekopiować wygodną a skomplikowaną formułę z jednego arkusza obliczeniowego do innego. Jeżeli po wykonaniu operacji Copy w pierwszym arkuszu, zamkniemy go, to Excel do drugiego arkusza wprowadzi jedynie wartość obliczenia, nie zaś samą formułę. Proponuję sprawdzić samemu, pisząc w dowolnej komórce jednego arkusza najprostszą formułę =NOW(), podającą aktualną datę i czas. Następnie należy ją skopiować do schowka (naciskając Ctrl-C), zamknąć arkusz, otworzyć dowolny inny arkusz i wykonać operację Paste (Ctrl-V). W komórce otrzymamy liczbę odpowiadającą aktualnej dacie i godzinie, natomiast sama formuła nie będzie skopiowana. Wynik jest taki sam, jaki byśmy osiągnęli wybierając Paste Special i opcję Values, przy obydwu arkuszach otwartych.

16. Jak ukryć zawartość komórki przed niepowołanymi oczami

W programie Excel nie istnieje wbudowany format, pozwalający na ukrycie zawartości komórki. Istnieje jednak prosta możliwość stworzenia indywidualnego formatu, ukrywającego dowolną zawartość komórki. Należy w tym celu, po wybraniu komórki, której zawartość zamierzamy ukryć, wywołać polecenie Number z menu Format i w polu dialogowym, które się pojawi wpisać trzy średniki (;;;). Są to separatory formatów. Format przed pierwszym średnikiem pokazuje sposób wyświetlania liczb dodatnich, między pierwszym a drugim średnikiem ţ sposób wyświetlania liczb ujemnych, między drugim a trzecim średnikiem ţ sposób wyświetlania wartości zerowej i w końcu format po trzecim średniku określa sposób wyświetlania tekstu (etykiety). Ponieważ podane przez nas formaty nie istnieją (nie zawarliśmy żadnej informacji między średnikami), to żadna informacja nie będzie wyświetlana! Zawartość komórki może być jednak używana do wykonywania obliczeń.

Nawet jeżeli informacja nie jest wyświetlana w komórce, to jednak pojawia się ona w pasku formuł, gdy kursor znajdzie się w takiej komórce z ukrytą zawartością. W celu dokładnego jej ukrycia należy wybrać komórkę a z menu Format polecenie Cell Protection oraz załączyć atrybut ukrywania (Hidden) i kliknąć na OK. Następnie z menu Options wybrać polecenie Protect Document i kliknąć na OK. Wtedy zawartość komórki nie pojawi się ani w samej komórce, ani w pasku formuł.