W najbliższym czasie nastąpią zasadnicze zmiany w funkcjonowaniu systemu rozliczeniowego w Polsce. 30 czerwca 2004 r. zostanie zakończone prowadzenie rozliczeń w tzw. papierowym systemie Sybir. Całość międzybankowych rozliczeń detalicznych będzie realizowana w elektronicznym systemie Elixir.

Już teraz banki korzystają z możliwości całkowitej lub częściowej rezygnacji z uczestnictwa w systemie Sybir. We wrześniu 2003 r. rozliczono w nim 14,4% ogólnej liczby transakcji prezentowanych do rozliczeń w Krajowej Izbie Rozliczeniowej. Stanowiły one jedynie 2,1% całkowitych obrotów.

Eliminacja dokumentów papierowych nie dotyczy relacji pomiędzy bankami i ich klientami. Klienci banków nadal będą mieli możliwość składania zleceń w postaci papierowej. Planowane jest jedynie zrezygnowanie z prowadzenia rozliczeń międzybankowych na podstawie dokumentów papierowych. Wymaga to jednak zmiany wszystkich papierowych zleceń płatniczych na komunikaty elektroniczne. Muszą zostać przeniesione informacje dotyczące zleceniodawcy i odbiorcy oraz ich numerów rachunków bankowych, kwota oraz szczegóły płatności pozwalające na jej identyfikację, czyli odnotowanie faktu oraz terminu zapłaty należności.

Prawidłowa identyfikacja jest szczególnie istotna w przypadku wystawców masowych płatności, kierujących w regularnych odstępach czasu, np. co miesiąc, zlecenia do każdego ze swoich klientów. Przykładami masowych wystawców mogą być operatorzy telekomunikacyjni rozsyłający co miesiąc papierowe formularze zlecenia płatniczego wraz z rachunkami za świadczone usługi. Na takich formularzach, oprócz danych odbiorcy i wystawcy, są drukowane - najczęściej w postaci kodu kreskowego - informacje umożliwiające pełną identyfikację płatności.

Problemy identyfikacji płatności

Większość wystawców masowych płatności, takich jak operatorzy, zakłady energetyczne, gazownie, spółdzielnie mieszkaniowe itp., do identyfikacji płatności wykorzystuje informacje zapisane w kodzie kreskowym umieszczonym na mniej lub bardziej standardowym formularzu. Dokumenty papierowe - rozliczane przez Sybir - są dostarczane w ramach tego systemu do oddziału banku prowadzącego rachunek wystawcy, który przekazuje je, np. w postaci załączników do wyciągu bankowego do wystawcy. Tam możliwe są odczyt i interpretacja danych zawartych w kodzie kreskowym, co umożliwia prawidłową identyfikację płatności. W ten sposób są dostarczane również dokumenty zapłacone w placówkach pocztowych i rozliczane przez Sybir. Wystawca bez problemów odczytuje wydrukowane przez siebie dokumenty.

Część banków oferuje wystawcom szerszy zakres usług obejmujący odczyt i interpretację danych z dokumentów papierowych. W banku są wykorzystywane własne systemy przetwarzania dokumentów. Wówczas informacje pozwalające na identyfikację płatności są przekazywane do wystawcy już w postaci wyciągu elektronicznego lub pliku o formacie zgodnym z wymaganiami systemu finansowo-księgowego wystawcy. Umożliwia to jego automatyczne wczytanie i kontrolowanie płatności. Uruchomienie systemu odczytu musi być poprzedzone dokonaniem dwustronnych uzgodnień dotyczących symboliki kodu kreskowego i formatu informacji zawartych w kodzie z każdym obsługiwanym przez bank klientem.

Konsekwencje zmian w systemie rozliczeniowym

Malejący udział systemu Sybir w rozliczeniach międzybankowych powoduje, że coraz mniejsza liczba dokumentów "wraca" do wystawców w postaci papierowej. Dotyczy to także zleceń opłaconych w placówkach Poczty Polskiej i rozliczonych poprzez elektroniczny system Elixir.

Ponadto stosowanie rejestracji ręcznej, tzw. echa kodu kreskowego (ciągu cyfr umieszczonego na ogół pod kodem kreskowym), może spowodować wprowadzenie błędnych informacji. Echo kodu to długi ciąg cyfr, którego rejestracja nie jest zabezpieczona np. liczbą kontrolną. Z tego powodu do obsługi masowych płatności zaproponowano specjalny wariant formularza standardowego, tzw. MPS. Informacje dotyczące szczegółów płatności są przedstawione w postaci ciągu dwudziestu cyfr, zabezpieczonych liczbą kontrolną. System MPS nie likwiduje jednak podstawowych wad ręcznej rejestracji zleceń - ich czasochłonności i dużego nakładu pracy.