Po prezentacjach kilku "warszawskich" aplikacji z zakresu aplikacji ekonomicznych, przyszła wreszcie pora na rozejrzenie się po kraju i odnotowanie dokonań, pochodzących z innych części Polski.

Dzisiejszym gościem naszego kącika jest monstrualny, zintegrowany pakiet do zarządzania firmą gdyńskiego Studia Usług Komputerowych Samba, noszący dźwięczną nazwę SM BOSS.

Informacje ogólne

SM BOSS ma budowę modułową i może, teoretycznie przynajmniej, pracować na pojedynczym komputerze osobistym (od AT wzwyż), wyposażonym w 1 MB pamięci RAM, dysk twardy 40 MB, jedną stację dyskietek i 15 - calową drukarkę. Jednakże, aby w pełni wykorzystać jego zalety trzeba pokusić się o instalację w sieciach Novell Netware, który to wariant producent zaleca dla średnich i dużych pzedsiębiorstw.

Oś pakietu stanowi, tradycyjnie już, moduł FK, wokół którego "kręcą się" pozostałe aplikacje, a rolę integratora pełni wspólny program zarządzający (shell), uzupełniony o mechanizmy służące do wymiany danych, tworzonych przez pozostałe części składowe SM BOSS-a, zwane modułami. Program został podzielony na grupy funkcjonalne, nazwane podobnie, jak struktury organizacyjne przeciętnej firmy. Dzięki wzbogaceniu programu o elementy informacji dla kierownictwa i admistrację systemu, stwarza on wrażenie rozwiązania kompleksowego.

Spróbujmy teraz nieco bliżej przyjrzeć się poszczególnym elementom SM BOSS-a, korzystając, oczywiście, z tego firmowego podziału, jako, że wydaje się to być wręcz logiczną koniecznością przy tak rozbudowanym pakiecie.

Księgowość

Pierwszą grupę programów pod wspólną nazwą Księgowość, stanowią w zasadzie tylko dwie aplikacje, określane jako Finanse i Płatności. Pierwsza - pozwala na dość elastyczne definiowanie planu kont, na podstawie którego daje się prowadzić ewidencję obrotów i sald, rozrachunki, rozliczenia kosztów, bilanse, itd., a także generować różnego rodzaju raporty i zestawienia, np. nie zrealizowanych należności w określonym przez użytkownika przedziale czasu. Na uwagę zasługuje tu Generator Poleceń Księgowania, umożliwiający księgowanie operacji, mających miejsce w innych częściach systemu, jak również pozwalający na precyzyjne określenie danych i sposobu ich wprowadzenia do ksiąg. Warto też wiedzieć, że Finanse współpracują z modułami: Sprzedaż, Zakup, Magazyn, Płatności i Zatrudnienie, które zostaną omówione w dalszej części tekstu.

Przejdźmy teraz do Płatności, jako że są one drugim modułem księgowym SM BOSS-a. Aplikacja ta, mówiąc najogólniej, ewidencjonuje wpłaty z tytułu należności i zobowiązań, kojarząc je przy okazji z odpowiednimi fakturami i dostawami oraz nalicza odsetki, dzięki czemu praktycznie eliminuje dokumenty kasowe i windykacyjne. Poszczególne elementy tego programu pozwalają bowiem na prowadzenie ewidencji: dostawców i odbiorców, wpłat z podziałem na kasy, faktur i rozrachunków, a także generowanie np. raportów kasowych, czy zestawień służących do ściągania należności. Płatności współpracują przy tym ze Sprzedażą, Finansami i Kontrahentami, dzięki czemu możliwe jest np. automatyczne przeniesienie informacji o należnościach, czy zobowiązaniach do rejestru klientów lub dostawców.

Oba moduły, podobnie jak cała reszta omawianych dziś programów, wyposażone zostały w dość skromny, choć sprawnie działający system kontekstowych podpowiedzi i kilka mechanizmów pozwalających na przywoływanie niektórych, wcześniej wprowadzonych informacji, dzięki czemu można uniknąć niepotrzebnego pisania.

Zatrudnienie

Kolejną częścią SM BOSS-a jest Zatrudnienie, będące kompletnym systemem kadrowo-płacowym. Składa się ono, analogicznie jak Księgowość, z dwóch części, z których pierwsza nazywa się Kadry i służy do obsługi, ewidencji i kontroli ruchów kadrowych w przedsiębiorstwie, zaś druga - Płace umożliwia sporządzanie list płac i naliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych dla poszczególnych pracowników.

Oba moduły generują wiele różnych wydruków, jak np. umowy o pracę, zaświadczenia o zatrudnieniu, listy płac, zestawienia sładek ZUS w rozbiciu na działy, odcinki płacowe, itd. oraz pozwalają na automatyczne przenoszenie danych do części Finansowo-Księgowej SM BOSS-a, co przyspiesza obieg informacji w firmie.

Na uwagę zasługuje tu możliwość rozliczania przy ich pomocy m.in. wynagrodzeń akordowych i nadgodzin, a także opcja, pozwalająca na zapoznanie się z wysokością skumulowanego (np. od początku roku) wynagrodzenia pracownika, mogąca mieć znaczenie dla określania rozsądnej wysokości naliczanego podatku od wynagrodzeń.

Biuro handlowe

Najbardziej rozbudowaną funkcjonalnie grupą aplikacji sambowskiego systemu jest jednak Biuro Handlowe, gdyż dla obsługi tego pionu firma przewidziała w SM BOSS'ie aż cztery moduły. Noszą one nazwy: Kontrahenci, Zakup, Sprzedaż i Cennik. Pierwszy z nich przewidziany jest do wspomagania pracy sekretariatu w zakresie gromadzenia informacji o dostawcach i odbiorcach, korzystających z usług naszego przedsiębiorstwa. W nim również przewidziano możliwość prostej edycji pism.

Zaletą tego programu jest dość rozbudowana i elastyczna współpraca z bazami danych modułów Zakupu i Sprzedaży, pozwalająca m.in. na uzupełnianie takich standardowych informacji jak np. nazwa, adres, fax, czy telefon kontrahenta o dodatkowe, szersze opisy i raporty z negocjacji, dzięki czemu można śledzić historię kontaktów handlowych, nie mówiąc już o wyciąganiu na tej podstawie dalej idących wniosków. Najsłabszym zaś punktem Kontrahentów okazał się beznadziejny wręcz edytor, który, pod względem komfortu pracy, kojarzyć się nam może jedynie z DOS-owskim programem EDLIN, oczywiście bez obrazy dla tego ostatniego.

Kolejne dwa moduły Zakup i Sprzedaż są bardzo do siebie podobne i służą, oprócz dostarczania danych dla Kontrahentów, także do ewidencjonowania i zarządzania przepływem produktów. Gromadzone i generowane są w nich bowiem zarówno podstawowe informacje o towarach (indeks, nazwa, jednostka miary i cena), jak i faktury oraz różnorodne zestawienia. Możemy tu np. określać stany minimalne, uzyskiwać zestawienia zbędnych zapasów, czy definiować ceny (do czterech) w odniesieniu do każdego towaru. Przy ich pomocy można uzyskać lub wprowadzić kompletne informacje dotyczące faktury oraz tworzyć zestawienia zbiorcze itp.

Ostatnim już elementem tej grupy programów jest Cennik, okazujący się specjalizowanym programem przeznaczonym głównie dla tych, którzy utrzymują rozległe kontakty zagraniczne lub też zajmują się importem towarów i usług. Przy jego pomocy daje się bowiem w znacznym stopniu uprościć żmudne obliczanie cen zakupu i sprzedaży, szczególnie z uwzględnieniem takich czynników jak: zmiany kursów walut, przepisów celnych i podatkowych oraz koszty transportu. Moduł ten współpracuje ponadto z Zakupem, Sprzedażą i Magazynem, więc opracowane przy jego użyciu informacje dają się łatwo włączać do ogólnego cennika towarów i usług, co również przy właściwej organizacji może przyczynić się do wzrostu elastyczności firmy.

Magazyn

Niejako uzupełnieniem Biura Handlowego, a zarazem przedłużeniem systemu w kierunku fizycznej alokacji zasobów firmy, jest program Magazyn, pozwalający na ewidencję stanów i obrotów poszczególnych towarów w jednej z trzech oferowanych przez SM BOSS-a cen artykułów oraz emitowanie dokumentów obrotu materiałowego. Dzięki współpracy z pozostałymi częściami pakietu, umożliwia on bowiem tworzenie kartotek magazynowych w powiązaniu z obowiązującym katalogiem produktów oraz generowanie różnorodnych zestawień, raportów i analiz. I tak np. dzięki zastosowaniu, wspomnianego już Generatora Poleceń Księgowania, każde księgowanie dokumentów obrotu materiałowego powoduje zapisy na odpowiednich kontach, WZ-ki generowane są automatycznie na podstawie faktur.

Co się zaś tyczy druków, to mamy w Magazynie dostęp do całej ich gamy, począwszy od PZ, WZ, PW, ZW, RW, WD, MM, PC i innych, powszechnie stosowanych dokumentów w obrocie materiałowym, na różnicach inwentaryzacyjnych, czy wielopozycyjnych specyfikacjach kończąc. Niejako uzupełnieniem tych możliwości może być również generowanie przez program zestawień analitycznych z yszczególnieniem obrotów poszczególnych magazynów i indeksów, arkuszy spisu z natury, itd., słowem wszystkiego, lub prawie wszystkiego, co da się "wydusić" z danych dostępnych na tym stanowisku pracy.

Manager

Przedostatnim już modułem SM BOSS-a (uff!) jest program o nazwie Manager, przeznaczony do informowania kierownictwa za pomocą różnych zestawień i wykresów. Mają one, w założeniu, dawać przegląd operacji ekonomicznych prowadzonych przez firmę, korzystając przy tym ze wszelkich danych, które zawiera system. Można za jego pomocą otrzymać zarówno szczegółowe, jak i sumaryczne zestawienia dotyczące działalności Biura Handlowego, Finansów, czy Magazynu, uwzględniające np. ilość reklamacji składanych do danego dostawcy, wykaz sald i bilansów otwarcia dla poszczególnych kont analitycznych czy syntetycznych, zestawienie nie rozliczonych rachunków oraz wiele innych bardzo istotnych informacji.

Najsłabszym punktem tego modułu jest, czego się można było spodziewać, potraktowana po macoszemu graficzna prezentacja danych. Pozwala ona bowiem jedynie na pracę w trybie znakowym, w dodatku ograniczona do prezentacji li tylko do wyników sprzedaży w liczbach bezwzględnych lub procentach. Za jej pomocą możliwe jest więc tworzenie, raczej ubogich w szczegóły, wykresów słupkowych, które rzadko kiedy dają naprawdę przejrzysty obraz działalności firmy. Jakby na pocieszenie przewidziano natomiast możliwość mportu/eksportu danych do arkusza kalkulacyjnego Quattro Pro i również borlandowskiego Paradox-a, dzięki którym szefowie mogą się pokusić o sporządzenie znacznie efektowniejszych prezentacji.

Nad wszystkim zaś czuwa Administrator, moduł służący do kontroli i obsługi technicznej systemu. Za jego pomocą przyjmuje się nowych użytkowników, ustala hasła, zasady dostępu do katalogów i sporządza kopie bezpieczeństwa, słowem, zarządza całym SM BOSS-em.

Refleksja

Oprogramowanie wspomagające zarządzanie firmą może śmiało aspirować do rangi naszej polskiej specjalności. Nie jest bowiem przypadkiem, że zagraniczna konkurencja w tej dziedzinie, nadal nie liczy się zbytnio na naszym rynku informatycznym, podczas gdy krajowe systemy rosną w siłę, coraz lepiej zaspokajając potrzeby rodzimego biznesu.

I chociaż w kreowaniu tego sukcesu większą zasługę należałoby przypisać może nie tyle genialności krajowych programistów, co Parlamentowi, będącemu twórcą kuriozalnie niestabilnej rzeczywistości prawno-ekonomicznej, w której przychodzi działać naszym przedsiębiorcom, bezspornie właśnie polski software staje się coraz częściej tym, co przysłowiowe "tygrysy lubią najbardziej".