Z Markiem Kozakiem, kierownikiem Działu Informatyki w Sanitec Koło, rozmawia Rafał Jakubowski.

Mieszka Pan w Warszawie. A gdzie Pan pracuje? Koło znajduje się dosyć daleko od Warszawy.

Owszem, mieszkam w Warszawie. Natomiast pracuję w międzynarodowej korporacji. Bardzo często przebywam w Kole, gdzie mieści się cały dział informatyki, ale miejsce, w którym przebywam nie odgrywa tak istotnej roli jak niegdyś. Nic nie zastąpi kontaktów bezpośrednich, ale zastosowanie poczty elektronicznej czy komunikatorów internetowych pozwala mi trzymać rękę na pulsie.

Do pracy dojeżdżam samochodem. Podróż z Warszawy do Koła trwa dwie, dwie i pół godziny - zależy od warunków na drodze. Jeśli nie ma zbyt dużo pracy, wieczorem wracam do domu, ale często zdarza się, że nie mam już na to siły. Wówczas nocuję w hotelu. Może nie jest to komfortowa sytuacja, ale nie narzekam.

Do Sanitecu Koło trafił Pan w ubiegłym roku. Wcześniej przez 10 lat pracował Pan w równie zaawansowanej pod względem rozwoju systemów informatycznych firmie - Spedpol. Czy trudno było się przyzwyczaić?

Po tylu latach pracy Spedpol znałem doskonale. Niewiele mogło mnie zaskoczyć. Sanitec to inny rodzaj działalności i znacznie większa skala. To organizacja globalna. Skala jej działania jest imponująca. Przyzwyczajenie się zabrało trochę czasu, ale nie było to wyjątkowo trudne.

Integrację z nowym środowiskiem ułatwiła mi życzliwość ludzi. Każdego roku organizowane są spotkania, w których uczestniczy kierownictwo całej firmy. Raz do roku, w zimie jest organizowany wyjazd w góry, na którym szkolimy się i - obowiązkowo - jeździmy na nartach. To wspólna pasja.

Obie firmy - Spedpol i Sanitec - w czasie, gdy był Pan szefem działu informatyki, zostały laureatami konkursu Lider Informatyki. Jaka wygląda recepta na sukces?

Nie można zbudować dobrego systemu informacyjnego bez ścisłej współpracy z jego przyszłymi użytkownikami, kierownictwem, odpowiednio wykwalifikowanymi i motywowanymi współpracownikami. Niezbędna jest dobra znajomość organizacji. Z drugiej strony, kierownictwo musi oczekiwać, że informatyka będzie odgrywać rolę strategiczną.

Nie należy ulegać modom. Nie tak dawno panowała moda na systemy CRM, systemy obiegu dokumentów, hurtownie danych. Każdy z tych systemów może bez wątpienia odegrać istotną rolę w rozwoju organizacji, ale decyzja o jego wyborze nie może być dyktowana modą ani ambicjami informatyków. Cele dla całej organizacji jednoznacznie powinien wyznaczać plan strategiczny.

Należy też pamiętać, że systemy informatyczne nie stanowią panaceum. Wdrożenie systemów powinien poprzedzać etap doskonalenia organizacji. Efekty zastosowania nowych technologii informatycznych dla nie zmodernizowanych procesów gospodarczych są co najwyżej mierne. Z taką sytuacją mamy do czynienia, gdy zaspokajamy potrzeby poszczególnych działów, a nie firmy jako całości w rozumieniu jej strategii.

Największe oszczędności uzyskuje się w wyniku modernizacji procesów gospodarczych, nie zaś z nałożenia na nie technologii informatycznych. Jeśli wdrażane rozwiązania informatyczne służą utrwalaniu istniejących procesów organizacyjnych, wówczas firma traci szansę zwrotu z nakładów poniesionych na informatykę.

W Sanitecu właśnie zakończył się proces doskonalenia organizacji. Jak on przebiegał?

Proces doskonalenia nie ma końca. Mamy za sobą pewien etap. Zaczęliśmy od opisania aktualnego stanu przedsiębiorstwa. Powstała mapa procesów. Następnie określiliśmy stan, do jakiego dążymy, i sposoby przejścia ze stanu obecnego do idealnego.

Oczywiście, zmiany w procesach pociągnęły zmiany w strukturze organizacyjnej firmy. W tradycyjnych strukturach pracownicy są odpowiedzialni za marketing, sprzedaż itp., ale nikt nie odpowiada za procesy, np. za zrealizowanie zamówienia klienta od początku do końca, czyli nikt nie odpowiada za to, co jest najważniejsze dla firmy.

Poza uświadomieniem pracownikom wagi procesów udało się też zwrócić ich uwagę na zależności zachodzące między procesami. Często w różnych organizacjach mamy do czynienia z sytuacją, w której jeden dział nie rozumie, czym zajmują się inni, dlaczego muszą współpracować. Tymczasem, żeby ktoś właściwie zaplanował produkcję, potrzebuje m.in. prognozy sprzedaży i aktualnych stanów magazynowych.

Korzyścią było również to, że informatycy zrozumieli wartość informacji, i to dlaczego tak istotne jest, by informacje były cały czas dostępne i wiarygodne. Jeśli planista nie będzie wyposażony we wszystkie potrzebne dane, źle wykona swoją pracę, a to z kolei pociągnie przykre konsekwencje - powstaną zbyt duże zapasy, co podnosi koszty, albo w magazynie znajdzie się zbyt mało produktów i utracimy możliwość ich sprzedaży.

Sanitec planuje zintegrowanie działów informatyki w skali korporacji. Czy nie obawia się Pan tego procesu?

Głównym celem integracji działów informatyki w skali korporacji jest racjonalizacja wykorzystania posiadanych przez pracowników kompetencji oraz wykorzystanie efektu skali.

Nie traktuje tego jako zagrożenia, lecz raczej jako szansę, dla tych, którzy mogą coś zaoferować innym. Tym bardziej że już od dawna nasi specjaliści, w tym informatycy, uczestniczą w wielu projektach korporacyjnych.