Archiwa 21 wieku?

Giniemy pod górami papierów. Z tego samego powodu giną też lasy. Prezentowano mi ostatnio system archiwizowania dokumentów, opracowany przez szwajcarską firmę dla potrzeb banków. Jak wynika z danych reklamowych przeciętny (a więc raczej mały) bank szwajcarski produkuje ponad 5 mln dokumentów papierowych rocznie. Z dość szczegółowych wyliczeń wynika, że w celu archiwizacji tych dokumentów w formie elektronicznej potrzebny jest system skanowania, kompresji i zapamiętywania, wyposażony w szybki skaner i obsługiwany przez 4 operatorów.

Giniemy pod górami papierów. Z tego samego powodu giną też lasy. Prezentowano mi ostatnio system archiwizowania dokumentów, opracowany przez szwajcarską firmę dla potrzeb banków. Jak wynika z danych reklamowych przeciętny (a więc raczej mały) bank szwajcarski produkuje ponad 5 mln dokumentów papierowych rocznie. Z dość szczegółowych wyliczeń wynika, że w celu archiwizacji tych dokumentów w formie elektronicznej potrzebny jest system skanowania, kompresji i zapamiętywania, wyposażony w szybki skaner i obsługiwany przez 4 operatorów.

Już wymaganie zatrudnienia 4 operatorów tylko w tym celu, aby zeskanować wyprodukowane w banku dokumenty spowoduje, że żaden dyrektor banku nie zechce go kupić. Bo jaki sens ma produkowanie dokumentów papierowych, a następnie skanowanie ich i przechowywanie w postaci elektronicznej na nośnikach optycznych?

Dla banku posługującego się nowoczesną techniką potrzebny jest raczej system archiwizowania dokumentów elektronicznych powstających w banku non stop. Jestem zresztą przekonany, że bank ma taki system. Oczywiście zawsze trafiają się zewnętrzne dokumenty papierowe, ale ich liczba w dobrze prowadzonym banku nie powinna przekraczać kilku procent wszystkich obsługiwanych dokumentów.

Rozmawiałem ostatnio z informatykiem - pracownikiem dużego polskiego banku państwowego. Liczba dokumentów produkowanych w tym banku przekracza wszelkie wyobrażalne liczby. Na nieszczęście (dla lasów) wszystkie z nich istnieją w formie papierowej. Na szczęście (dla pracowników) bank wyposażony jest w sprawny elektroniczny system archiwizowania dokumentów na dyskach optycznych, dzięki czemu unika się produkowania ich w wielu kopiach (ad acta, dla działu A, dla działu B itd.). Do celów archiwizacji dokumenty przechowywane są w banku jedynie w formie elektronicznej.

Im szybciej wszystkie instytucje zostaną wyposażone w takie systemy, tym więcej papieru zaoszczędzimy. Oczywiście potrzebne są także rozwiązania prawne pozwalające na posługiwanie się dokumentami elektronicznymi na równych prawach z dokumentami na papierze.

Komu zaś potrzebny jest wspomniany system przetwarzania istniejących dokumentów na postać elektroniczną? Tym wszystkim, którzy już mają cenne archiwa w formie papierowej. Jedynie przetworzenie ich na postać elektroniczną i zapamiętanie na nośniku bardziej trwałym niż papier daje szanse zachowania ich dla przyszłych pokoleń. Lub tym, którzy muszą przetwarzać duże ilości dokumetów papierowych np. zeznania podatkowe. W tym przypadku będzie zapewne potrzebne rozwiązanie kompleksowe.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200