Komplikowanie prostych spraw

Prezntujemy dziś uniwersalny system zarządzania adresami autorstwa firmy Pro-Holding Gmbh, który od niedawna dostępny jest na naszym rynku. Pakiet został całkowicie spolonizowany i pracuje w środowisku MS Windows, wydaje się więc, iż ma spore szanse znaleźć się na twardych dyskach wielu komputerów w Polsce.

Prezntujemy dziś uniwersalny system zarządzania adresami autorstwa firmy Pro-Holding Gmbh, który od niedawna dostępny jest na naszym rynku. Pakiet został całkowicie spolonizowany i pracuje w środowisku MS Windows, wydaje się więc, iż ma spore szanse znaleźć się na twardych dyskach wielu komputerów w Polsce.

Pierwsze spotkanie

z programem WinAV Profi jest raczej odstraszające. Wydawać by się bowiem mogło, iż baza adresowa, której zadaniem jest li tylko zapisywanie, sortowanie, wyszukiwanie i eksport adresów oraz drukowanie naklejek do korespondencji jest programem tak prostym, że może być w ogóle pozbawiona jakiejkolwiek instrukcji użytkownika. Firma Pro-Holding GmbH zadała sobie jednak trud (i chyba słusznie) opracowania do programu aż 250-stronicowego podręcznika, który zawiera bardzo szczegółowe omówienie wszystkich opcji i funkcji.

Proces instalacji przebiegł bardzo sprawnie. Do poprawnej pracy programu potrzebny jest komputer z procesorem 386 lub lepszym, 4 MB pamięci RAM, system Windows 3.1 (lub nowszy) oraz odpowiednia do przewidywanej objętości bazy ilość wolnego miejsca na twardym dysku.Instalacyjny program Setup, pozwala na wstępny wybór wszystkich niezbędnych parametrów.

Program

zgodnie zresztą z oczekiwaniami okazuje się w praktyce równie prosty jak jego instalacja. Najpierw oferuje on predefiniowaną bazę danych, w której można zmieniać liczbę i długość pól (formularz ekranowy jest generowany automatycznie), a następnie, po wprowadzeniu danych, stajemy oko w oko z dość rozbudowanymi mechanizmami służącymi do jej przeszukiwania. Jeżeli nic nie zmienialiśmy, możemy do WinAV wprowadzić następujące dane: kod użytkownika, numer wpisu, nazwę firmy, adres, nazwę kraju, numer kodu pocztowego, miejscowość, treść zwrotu używanego w korespondencji, klucz sortowania, 3 numery telefonów, numer faxu i telexu, datę aktualizacji wpisu oraz luźne notatki.

Zarządzanie danymi i dokumentami

W programie WinAV Profi każda baza adresowa stanowi oddzielny dokument, przy czym dopuszczalne jest zarówno kopiowanie i/lub importowanie wybranych informacji między plikami, jak też otwieranie wielu spisów adresowych jednocześnie. Możemy zatem, korzystając ze zdefiniowanych przez nas tzw. masek, tworzyć dowolne listy adresowe i wykorzystywać je podczas przygotowywania plików np. dla potrzeb seryjnej korespondencji.

Ciekawostką programu jest opcja szukaj. Po jej użyciu powstaje bowiem tzw. pula znalezionych adresów, na której wolno nam dokonywać takich operacji jak np. zastępowanie danych w poszczególnych polach lub usuwanie grup adresów, które się powtarzają. Jest to jedna z silniejszych opcji WinAV, dlatego sądziłem, iż warto ją w tym miejscu zaakcentować.

Drukowanie

Przyznam się, iż opcją drukowania nieco się zawiodłem. Za jej pomocą można co prawda drukować zarówno raporty tzw. standardowe, a więc np. całą zawartość bazy, listę adresową, listę przeglądową, numery telefoniczne itd. oraz generować własne raporty, lecz mechanizm tworzenia tych ostatnich jest pod względem przyjazności dla użytkownika raczej rodem z DOS-a i współpracujących z nim aplikacji znakowych, ze względu na bogactwo tzw. kodów sterujących.

Jednakże pewne mechanizmy Windows (np. bogactwo obsługiwanych drukarek i liczba krojów czcionek) sprawiają, iż dobrze zaprojektowane wydruki wyglądają profesjonalnie. W dodatku wszelkie wykonane przez nas ustawienia możmy zachować w osobnym pliku, więc nie ma problemu z ich późniejszym wykorzystaniem.

Import i eksport

Program WinAV korzysta z własnego formatu zapisu danych, toteż szczególnego znaczenia podczas codziennej eksploatacji nabierają wewnętrzne mechanizmy importu i eksportu. Co się tyczy danych zewnętrznych opisywany program akceptuje ASCII w układzie wierszowym, ze stałą długością pola, separatorem (przecinkiem lub znakiem tabulacji) lub pliki w formacie dBase, DIF, SYLK, Ami Pro i Word for Windows. Potrafi także wyeksportować dane ww. formatach.

Autorzy zresztą, jak się wydaje, przywiązują dużą wagę do tej kwestii, gdyż znaczną część podręcznika poświęcono sposobom tworzenia plików adresowych (do generowania korespondencji seryjnej) dla potrzeb Worda (DOS/Windows), WordStara, Ami Pro, WordPerfecta, Excela itd.

Na marginesie

Jakkolwiek program WinAV Profi może się wielu osobom wydawać niepotrzebny (wszystkie bodaj nowoczesne edytory mają własne mechanizmy tworzenia baz adresowych), jego przydatność, szczególnie w dużym biurze wydaje się być bezsporna. Duża elastyczność i szybkość pracy w połączeniu z automatycznym wybieraniem numeru telefonicznego (gdy komputer wyposażono w modem) oraz inne zalety eksploatacyjne sprawiają, iż wydaje się on idealnym narzędziem do wspomagania pracy np. sekretariatów lub działów marketingu. Tak więc choć początki pracy z tym systemem bywają niezbyt obiecujące, gorąco go wszystkim polecam.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200