Deser pod lupą
- 03.11.2003
Bakoma SA wdrożyła system analityczny pozwalający szczegółowo śledzić sprzedaż, ruch towaru, należności oraz mierzyć efektywność pracy handlowców i akcji promocyjnych.
Bakoma SA wdrożyła system analityczny pozwalający szczegółowo śledzić sprzedaż, ruch towaru, należności oraz mierzyć efektywność pracy handlowców i akcji promocyjnych.
Wyprodukowanie wysokiej jakości produktu nie gwarantuje sukcesu rynkowego - trzeba z towarem trafić do każdego sklepu, tak aby konsument miał do niego łatwy dostęp. Po wejściu Polski do Unii Europejskiej i zniesieniu barier celnych walka o miejsce na półce w sieciach handlowych i u dużych hurtowników może przybrać na sile. Wiedząc o tym, Bakoma SA, producent jogurtów i wielu innych wyrobów mleczarskich, już trzy lata temu podjęła się budowy własnej sieci dystrybucji, która uniezależniła firmę od zewnętrznych operatorów logistycznych. Posiadanie własnej sieci dystrybucyjnej z magazynami we wszystkich byłych miastach wojewódzkich czyni Bakomę atrakcyjnym partnerem dla firm, które nie mają własnych struktur regionalnych, i pozwala dotrzeć z jej produktami praktycznie do każdego sklepu.
Własna sieć dystrybucji to jednak nie tylko korzyści, lecz także koszty i wiele problemów, na które - zwłaszcza w "czułej" na terminy przydatności do spożycia branży - trzeba reagować niezwłocznie. Dzięki budowie sieci logistycznej liczba klientów Bakoma SA zwiększyła się w ciągu zaledwie trzech lat z kilku tysięcy do ponad 40 tys. Przy takiej skali nawet mały problem, np. z należnościami, przemnożony przez choćby 10% klientów może zakłócić funkcjonowanie firmy. W systemie dystrybucji Bakomy istotną rolę odgrywa tzw. van-selling, czyli dystrybucja produktów przy użyciu własnych samochodów wyposażonych w systemy komputerowe do obsługi sprzedaży rozproszonej. Prawie 300 samochodów działających w van-sellingu i tysiące wystawianych co dzień dokumentów (faktur, dowodów dostaw itp.) mogą powodować problemy z przetwarzaniem, a szczególnie z analizą tak dużej ilości informacji.
Słodkie szczegóły
Wdrożenie systemu analitycznego objęło trzy obszary: sprzedaż i marketing, należności oraz logistykę (zakupy wraz z dystrybucją). Dla każdego z nich stworzono oddzielny model analityczny (data mart). W dziedzinie sprzedaży, oprócz typowych analiz wyników w poszczególnych grupach i podgrupach produktów z podziałem na regiony i typy klientów (sieci handlowe, detal, hurtownie), firma śledzi np. efektywność pracy handlowców. Posługując się czasem wystawienia dokumentów rejestrowanym przez prawie 300 komputerów naręcznych Intermec Norand 4500, są analizowane: poprawność wykonania trasy, długość trwania wizyty, czas pomiędzy wizytami, a także relacja czasu poświęconego na obsługę klienta do wielkości sprzedaży i historii płatności.
W dziedzinie należności jest analizowany nie tylko bieżący stan rozliczeń - są też raporty szczegółowe skupiające się na małych problemach, analizujące np. którzy klienci kwalifikują się do negocjacji zadłużenia, dla których terminy są nieprzekraczalne bądź wobec, których toczą się już postępowania windykacyjne. W tym przypadku system śledzi zdarzenia szczegółowo, gdyż daty, kwoty, zawierane porozumienia i ugody bywają niejednokrotnie materiałem dowodowym dla sądu.
Największym wyzwaniem było opracowanie modelu analitycznego dla logistyki. "Bakoma SA prowadzi jednocześnie dwie działalności: obrót towarem własnym i towarem zakupionym u firm trzecich, które dla wygody klientów są rejestrowane na tych samych dokumentach" - mówi Jacek Wiśniewski.