Office System 2003 to już nie tylko zestaw narzędzi do edycji dokumentów różnego typu. To także zaawansowana platforma do budowy aplikacji i elastyczny system pracy grupowej.

Pakiet Microsoft Office już dawno temu przestał być jedynie zbiorem aplikacji biurowych, a jego poszczególne elementy daleko odeszły od definicji "edytora" czy "arkusza kalkulacyjnego", które zresztą same przez lata kształtowały. Office System 2003 to już nie pakiet programów, ale - po raz pierwszy naprawdę dobrze zintegrowana - platforma do tworzenia aplikacji, wygodne, działające "prosto z pudełka" środowisko pracy grupowej wyposażone w system do zarządzania uprawnieniami do informacji.

XML wszędzie

XML jest motywem przewodnim Office System 2003. W XML można użyć do formatowania całości dokumentu lub tylko jego części - oczywiście wciąż jest to tylko opcja - korzystanie z XML, choć ustawione jako domyślne, nie jest obowiązkowe. XML może służyć do definiowania szablonów dokumentów oraz sprawdzania zgodności wprowadzonych danych z założonymi regułami. Dotyczy to zarówno Worda, jak i Excela. W Excelu XML jest po prostu jednym z "naturalnych" źródeł danych dla arkusza. Postać dokumentu XML może przyjąć zapytanie do źródła danych lub jego wynik. Źródłem danych może być nawet usługa Web lub powiązana z arkuszem strona WWW . Office System 2003 nie ogranicza się do "płaskich" widoków XML - import danych w formacie XML może obejmować całą strukturę skoroszytu z zachowaniem wewnętrznej hierarchii obiektów. Dane sformatowane jako XML można także powiązać z określonymi polami w arkuszu, a następnie zapisać tylko "oznaczone" pola. To chyba najprostszy sposób na stworzenie "formatki" do wprowadzania danych.

Wprowadzenie XML zasadniczo zmienia pracę z dokumentami programu Word. Dotychczas twórca rozwiązań, których zadaniem było pobranie odpowiednich danych z formularza, musiał przyjąć jakieś założenia odnośnie do formatowania dokumentów doc. W Office 2000 i Office XP występował już format XML, jednak można go było wykorzystać do formatowania dokumentu - jego treść nie miała struktury opisanej za pomocą znaczników XML. Dzięki XML programista nie musi specjalnie się zastanawiać, w którym miejscu dokumentu jest przechowywana określona informacja. Wystarczy, że zna schemat XML Schema i wie, w jaki sposób dany element został oznaczony, tzn. w jakim tagu się znajduje.

Strukturę dokumentu Worda 2003 można zdefiniować przy użyciu XSD (XML Schema Definition Language) lub na podstawie gotowego pliku XML. Plik wynikowy może też jednak mieć formę "czystego" XML - bez informacji o formatowaniu. Zarówno w Wordzie, jak i Excelu obiektem XML może być nie tylko cały dokument, lecz jedynie ich wybrane elementy, w tym np. specjalny typ pola. Z każdym takim obiektem/polem lub ich zbiorem można powiązać transformację XSLT, która zostanie wykonana przy zapisie danych.

Kompleksowa obsługa XML w Wordzie czyni z niego jeszcze wygodniejsze niż dotychczas narzędzie do wyświetlania raportów. Tworząc raport, program może wygenerować dokument XML, który po odpowiedniej transformacji będzie można opublikować w sieci WWW lub też otworzyć za pomocą Worda, edytować, a następnie zapisywać z zachowaniem oryginalnej struktury i układu. Aby to było możliwe, w nagłówku XML wystarczy jedynie dodać tzw. instrukcję przetwarzania, wskazującą, że dokument ma być obsługiwany przez Worda. Word 2003 zawiera także funkcje czyniące z niego prosty edytor "czystego" XML.

Inteligentne dokumenty

Znane już z Office XP tagi inteligentne mogą podpowiadać edytującemu dokument możliwe czynności związane z ciągiem znaków, którego dotyczą, np. wykrytą w tekście datą, adresem e-mail czy też wręcz całym zdaniem. W Office System 2003 wprowadzono w tej dziedzinie wiele rozszerzeń. Jednym z nich jest MOSLT - mechanizm rozpoznawania słowa należącego do pewnego wyróżnionego zestawu. Mechanizm ten obsługuje obecnie wyrażenia regularne, a więc można sprawić, aby operacja mogła rozpocząć się automatycznie po rozpoznaniu w tekście wskazanego wyrażenia.

Istnieje także możliwość dostosowania zawartości menu Smart Tag, np. można ukryć opcje, które nie będą dostępne z powodu "zagnieżdżenia się" wykrytych znaczników. Smart Tag może reagować nie tylko na wprowadzony tekst, ale też np. na określone właściwości struktury XML dokumentu. Przykładowo, wprowadzenie w pewnym polu określonej wartości może spowodować, że Smart Tag będzie mieć do dyspozycji kontekstowo określony zestaw operacji. Mechanizm ten można wykorzystać np. do wyszukania ciągu znaków w bazie danych i wstawienia go do formularza Worda. Można też wyobrazić sobie inne, bardziej złożone operacje, np. gdy w wyniku znalezienia pewnej frazy zostanie uruchomiony program zewnętrzny. Oczywiście, wszystko to dzieje się bez odrywania użytkownika od wypełniania formularza.