Tradycyjne systemy księgowania kosztów dają błędny obraz rentowności produktów firmy, kanałów dystrybucji i klientów. Dla firm internetowych, pracujących na niewielkiej marży, dobry system rachunku kosztów może przesądzić o ich być albo nie być. Umiejętność właściwego określania kosztów działu i firmy wg metody ABC jest dużą pomocą w pracy każdego menedżera z sektora IT. Przyjrzyjmy się tym problemom na przykładzie art.com.

Od załamania koniunktury na rynku nowych technologii w USA inwestorzy podchodzą do wszystkiego, co ma w nazwie "dot.com", z dużą ostrożnością. Wiele "obiecujących" spółek internetowych już nie istnieje, inne balansują na krawędzi bankructwa. W sporej części przypadków ich kłopoty i upadki można przypisać niedojrzałym modelom biznesu, zbyt silnemu uzależnieniu od przychodów z reklamy internetowej i oczywiście dużej przewadze kosztów utrzymania nad przychodami.

W okresie internetowej gorączki powszechnie panował pogląd, jakoby e-biznes rządził się innymi prawami niż biznes tradycyjny, jednak czas boleśnie go zweryfikował. Na koniec dnia przychody powinny przewyższać koszty, a źródła zysków powinny być raczej stabilne w czasie i wolne od ryzyka.

W firmach, które przetrwały załamanie rynku i zrozumiały zależność od zysków, liczenie kosztów stało się niemal religią - dyscypliną przesądzającą o być albo nie być.

Jednak skupienie się wyłącznie na redukcji wydatków jest również pułapką. Ci, którzy myśleli podobnymi kategoriami, popadali w poważne kłopoty i warto nauczyć się na ich błędach. Tę wiedzę można uzyskać, śledząc historię biznesu jak najbardziej tradycyjnego. Ważniejsze od redukcji jest zarządzanie kosztami, nie tracąc z oczu wartości, którą firma tworzy dla klienta. Dopiero taka perspektywa pozwala nam ujrzeć, które działania i procesy są ważne dla klientów i zysku, a które możemy poddawać reinżynierii, automatyzować lub eliminować.

Od mniej więcej lat 80. istnieją dobre i sprawdzone systemy zarządzania kosztami oparte na metodologii Activity Based Costing1¹. Od roku 2000 są one stosowane z powodzeniem również w firmach nowych technologii. Prezentacja case study wdrożenia rachunku ABC w www.art.com może być pomocna dla zainteresowanych wdrożeniem systemu zarządzania kosztami działań. Stosując tę metodę do analizy kosztów, można uzyskać ciekawe wnioski na temat strategii firmy.

Istota metody ABC

Aby dobrze zrozumieć, na czym polega siła rachunku kosztów działań ABC, warto zastanowić się nad zasadami tradycyjnego systemu księgowego. Niewiele osób wie (lub pamięta), że podstawowe i obowiązujące do dziś zasady przypisywania kosztów powstawały w latach 1870-1920, gdy koszty pośrednie (zarząd, administracja, kontrola jakości, reklama) stanowiły jedynie niewielki ułamek w stosunku do kosztów bezpośrednich (materiały, robocizna). Wtedy było całkiem rozsądne dzielenie całości kosztów pośrednich, np. według liczby sprzedanych sztuk, i określanie tą metodą rentowności produktów. Taka metoda obowiązuje do dziś - koszty pośrednie rozkłada się na produkty, np. wg roboczogodzin, lub na klientów, wg wolumenu obrotu.

Sto lat później żyjemy już w innej rzeczywistości gospodarczej, przede wszystkim ogromnie wzrosły koszty pośrednie, pojawiły się sektory usługowe, w których korzystanie z księgowej alokacji kosztów dla decyzji menedżerskich jest, delikatnie mówiąc, nieporozumieniem.

Dlaczego właściwy obraz kosztów ma tak wielkie znaczenie dla firm internetowych? Jeśli mamy kłopoty finansowe, a pracujemy na wąskiej marży wśród wielu konkurentów, to nawet niewielki błąd może się skończyć fatalnie. Aby mieć właściwy obraz kosztów i zysków, musimy sięgnąć do rachunku ABC. Jego wprowadzenie może nie tylko poprawić kondycję firmy i pomóc uzyskać przewagę nad konkurencją, może również wskazać, które kierunki rozwoju są warte bliższego zainteresowania, a więc zabezpieczyć trwanie i rozwój firmy w przyszłości.