Poszczególne platformy portalowe różnią się strukturą wewnętrzną, technologiami komponentowymi, protokołami i narzędziami. Mimo to każda na swój sposób umożliwia osiągnięcie w sumie podobnych korzyści.

Mniej więcej dwa lata temu dwie duże firmy - PTK Centertel i BRE Bank SA - rozpoczęły wdrożenia portali korporacyjnych. Każda poszła własną ścieżką technologiczną: Centertel zbudował swoje rozwiązanie przy użyciu technologii Java 2 Enterprise Edition (J2EE), BRE Bank zaś postawił na technologie Microsoftu. Każda z firm miała konkretne argumenty przemawiające za wyborem tych właśnie technologii. Efektem ich prac są jednak środowiska w wielu aspektach bardzo do siebie zbliżone. To pocieszające - dowodzi bowiem, że dokonywane przez firmy wybory technologiczne w dziedzinie pracy grupowej nie determinują końcowego efektu w takim stopniu, jak bylibyśmy skłonni sądzić.

A zatem budulec schodzi na dalszy plan, na czoło wysuwają się zaś architekci i wykonawcy. To dzięki ich inwencji solidne konstrukcje mogą powstawać z różnych materiałów. Ludzie są także nieocenieni tam, gdzie technologia nie spełnia pokładanych w niej oczekiwań. Prezentowana tu historia Microsoft Exchange jako platformy do pracy grupowej w Telekomunikacji Polskiej pokazuje, że nawet w sytuacji z technicznego punktu widzenia niezbyt komfortowej kompetentni ludzie są na wagę złota.

Produktywność wyklikana - PTK Centertel

Gdy firma posiada już intranet, wdrożenie oprogramowania portalowego może wydawać się przerostem formy. Centertelowi nie chodziło jednak o zmianę formy wyświetlania dotychczasowej treści - budowa portalu miała na celu zmianę przez pracowników sposobu pracy z szeroko pojętą informacją.

W organizacji, w której większość typowych zadań już dawno zautomatyzowano, trudno jest osiągać oszałamiające skoki produktywności. Pracownicy firmy i tak spędzają przy komputerach większość czasu pracy: odpowiadają na listy, wypełniają elektroniczne formularze, sprawdzają aktualne informacje o klientach itd. W tej sytuacji są możliwe jedynie drobne usprawnienia, np. optymalizacja przeglądania serwisów informacyjnych, personalizacja informacji itd. Jednak te usprawnienia też mogą być dla firmy opłacalne.

"Można wierzyć albo nie, ale te dosłownie pojedyncze minuty zaoszczędzone w ciągu dnia, pomnożone przez kilka tysięcy pracowników i 365 dni dają bezpośrednie oszczędności idące w miliony złotych. Pośrednie efekty biznesowe także da się przeliczyć na pieniądze: mniej czasu na rutynowe czynności to np. krótsze kolejki w call center, szybsze odpowiedzi agentów, a w efekcie lepsza ocena firmy w oczach klientów. Mobilny dostęp do zasobów portalu z dowolnego miejsca na świecie dla kadry kierowniczej czy przedstawicieli handlowych to szybsze decyzje" - mówi Tomasz Matuła, kierownik Biura Usług Wewnętrznych w PTK Centertel w Warszawie, sponsor projektu budowy portalu.

Portal stanowi dla Centertela sposób na integrowanie informacji pochodzących z różnych źródeł. To, czym góruje nad zwykłym intranetem, to leżący u jego podstaw serwer katalogowy (w tym przypadku Sun-ONE Directory Server, dawniej iPlanet Meta Directory). Stanowi on fundament m.in. systemu personalizacji treści dostarczanych na wirtualny pulpit, a także aplikacji zarządzającej definicjami schematów organizacyjnych. Wspiera także jednokrotne logowanie do aplikacji w ramach portalu. Serwer katalogowy portalu synchronizuje się z firmowym serwerem katalogowym Novell eDirectory wykorzystywanym w Centertelu do zarządzania uprawnieniami sieciowymi.

Portal służy firmie także jako warstwa integrująca wiele różnych systemów i aplikacji wspomagających pracę biura. Integracja obejmuje aplikacje zarówno działające w obrębie portalu (elektroniczna tablica ogłoszeń, wnioski, obiegi dokumentów, notyfikatory zdarzeń dla osób uczestniczących w określonych procesach decyzyjnych itp.), jak i integrujące się z nim poprzez interfejsy, np. systemy: kadrowy i help-desk czy też wewnętrzny system do obsługi sieciowych pogawędek. Lista aplikacji biznesowych dostępnych użytkownikom za pośrednictwem portalu przekracza obecnie 140, a wkrótce przybędą kolejne. Środowisko integracyjne zbudowano, korzystając z serwera aplikacyjnego Bea WebLogic i bazy danych Oracle funkcjonujących na platformie Sun Solaris.