Podstawowym kryterium wyboru systemu finansowo-księgowego powinna być jego zgodność z Ustawą o rachunkowości. Dopiero w następnej kolejności kupujący powinni zwracać uwagę na pozostałe cechy systemów.

Wybór systemów finansowo-księgowych, zwłaszcza przeznaczonych dla małych firm, jest ogromny. Niestety, nie wszystkie gwarantują 100-proc. zgodność z wymogami obowiązującego prawa. Deklaracje producentów o zgodności ich produktów z Ustawą o rachunkowości są składane na wyrost. Do pewnego stopnia świadczy o tym zaledwie kilkanaście rekomendacji dla systemów informatycznych wydanych przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce (SKwP). Choć brak rekomendacji stowarzyszenia nie dyskwalifikuje programu - jej uzyskanie nie jest wymagane prawem - to pozytywna opinia wydana przez SKwP jest przesłanką, by uznać oprogramowanie za odpowiadające wymaganiom nakładanym przez ustawodawcę.

System pod lupą

Jak można przeczytać na stronach internetowych blisko stuletniej organizacji zrzeszającej księgowych, rekomendacja ma na celu jedynie ułatwienie potencjalnym nabywcom wyboru odpowiedniego produktu. Nie zwalnia nabywcy od odpowiedzialności za dokonany wybór i zastosowanie takiego produktu, który najlepiej odpowiada celom, potrzebom i warunkom użytkownika. Rekomendacja nie może być tym bardziej traktowana jako rodzaj certyfikatu czy też atestu, nie daje bowiem "gwarancji braku ujemnych skutków stosowania produktu".

Niemniej kilkanaście firm informatycznych postanowiło ponieść koszty testowania własnych produktów przez ekspertów SKwP. Kilka kolejnych planuje poddanie się takiej próbie. Jedną z nich jest krakowski CDN, który - wedle deklaracji prezesa Zbigniewa Rymarczyka - prowadzi rozmowy w sprawie certyfikowania wszystkich systemów finansowo-księgowych wchodzących w skład oferowanych aplikacji (CDN Egeria, CDN XL, CDN OPT!MA, CDN Klasyka). Traktują to przede wszystkim jako dodatkowy argument przemawiający za wyborem ich rozwiązania spośród kilkuset innych aplikacji dostępnych na rynku.

Wydanie pozytywnej opinii przez SKwP poprzedzają testy trwające od trzech do sześciu miesięcy. Stowarzyszenie opracowało model "typowego" przedsiębiorstwa łącznie z kompletem danych księgowych. Firma informatyczna, która zdecydowała się poddać próbie swój produkt, musi przeprowadzić wdrożenie systemu w "modelowym przedsiębiorstwie", poprzedzone opracowaniem analizy przed właściwym wdrożeniem. W następnym etapie rozpoczynają pracę eksperci SKwP, którzy wprowadzają dane finansowe z trzech miesięcy i prowadzą operacje zamknięcia okresu rozliczeniowego itp.

Nie ma ideałów

Po zakończeniu procedury testowej jest wydawana opinia, zawierająca uwagi co do zgodności systemu z Ustawą o rachunkowości. Po zapoznaniu się z opinią, firma informatyczna będąca autorem systemu może wykonać zalecane modyfikacje. Producent oprogramowania nie musi jednak decydować się na wprowadzenie poprawek sugerowanych przez zrzeszenie księgowych. SKwP nie wydaje opinii negatywnych o testowanych produktach. Decyzje o zaniechaniu poprawiania własnego produktu zapadają albo w sytuacji, gdy autor programu uzna sugestie SKwP za niesłuszne, albo gdy usunięcie niedociągnięć wiąże się z wysokimi kosztami. Jak przyznają przedstawiciele firm, które otrzymały rekomendacje, uzyskanie pozytywnej opinii stowarzyszenia nie jest łatwe, a liczba sugerowanych poprawek bywa spora.

Najczęstsze zarzuty ekspertów SKwP dotyczą zbyt dużej swobody, jaką systemy informatyczne zostawiają przedsiębiorstwom. Nierzadko zdarza się, że wbrew przepisom programy pozwalają na wprowadzanie poprawek do zaksięgowanych wcześniej danych czy modyfikowanie danych w zamkniętych okresach rozliczeniowych. Zgodnie z obowiązującą ustawą system nie może dopuszczać takiej możliwości. Tymczasem stwierdzenie możliwości dokonywania takich modyfikacji połączone z podejrzeniem o niezgodne z prawem praktyki księgowe może oznaczać poważne kłopoty dla przedsiębiorcy - użytkownika systemu FK. Ponadto wśród najczęstszych błędów przedstawiciele SKwP wymieniają brak w programach wymaganych przez prawo informacji i niewłaściwy sposób prezentowania wyników finansowych.

Zmiany, zmiany, zmiany

Pewnym aspektem zgodności systemu finansowego z prawem jest częstotliwość jego aktualizacji. System finansowo-księgowy musi być aktualizowany w tempie odpowiadającym wprowadzaniu zmian w prawie. Ostatnia fala dużych modyfikacji została wywołana nowelizacją ustawy. Według producentów tempo zmian legislacyjnych powoduje, że dwa razy do roku trzeba do programów wprowadzić istotne zmiany.

Częstotliwość zmian w prawie i związana z tym konieczność dokonywania przeróbek w systemach FK ujawnia pewną wadę rekomendacji wydawanych przez stowarzyszenie księgowych. SKwP wystawia swoje opinie wyłącznie dla określonych wersji programów. I tak rekomendacja jest ważna dla programu X w wersji 1.0, ale nie obowiązuje już nawet dla programu X w wersji 1.1.

W drugiej kolejności

Ustaliwszy zgodność oprogramowania z Ustawą o rachunkowości, można się zastanawiać nad innymi cechami oferowanych na rynku aplikacji. Rzeczywistość jest taka, że w kolejnych wersjach programów finansowo-księgowych trudno o innowacje. Mimo to zastanawiając się nad zakupem takiego systemu finansowego, warto zwrócić uwagę na kilka spraw.

Przede wszystkim programy finansowo-księgowe są oferowane albo jako aplikacje działające samodzielnie, albo jako integralna część większej całości - systemu wspomagającego zarządzanie całą firmą. Zaczynając od modułu FK, w miarę wzrostu firmy można dodawać moduły wspierające podstawowe funkcje, np. obsługujące zarządzanie płynnością finansową, budżetowanie czy kontroling. Właśnie w obszarze dodatkowych, analitycznych funkcji rozgrywa się głównie konkurencja pomiędzy dostawcami.

Listę producentów, którzy uzyskali rekomendacje SKwP, można znaleźć pod adresem:http://www.skwp.org.pl .