Jednym z całkiem nowych na naszym rynku systemów do rejestracji i zarządzania korespondencją jest oprogramowanie RecFind, opracowane w dalekiej Australii (producentem programów jest GMB Records & Management Solutions z Lane Cove). Są one od niedawna oferowane na rynku krajowym przez firmę Mikrokom-Soft z

Wrocławia.

Komputeryzacja pracy biurowej jest jednym z ważniejszych zastosowań informatyki. Do pełnej obsługi pracy zalewanego masą papierowych formularzy, listów czy raportów biura nie wystarcza wyłącznie zapis treści tych dokumentów na takie nośniki elektroniczne jak dyski magnetyczne, optyczne czy taśmy. Lawinę papierów równie łatwo może zastąpić lawina anonimowych dyskietek, przez co modne dzisiaj hasło "biuro bez papierów - paperless office" stać się może nagle synonimem nieporządku i bałaganu, paraliżującego pracę biura. Potrzebne jest jeszcze oprogramowanie, które pozwala zapanować nad tak przechowywaną informacją.

RecFind to rodzina trzech pakietów, które różnią się możliwościami i przeznaczeniem - od prostego systemu przeznaczonego dla małych firm (RecFind - UltraLite) poprzez kompletny system rejestracji i zarządzania dokumentami (RecFind - Lite) aż do systemu profesjonalnego (RecFind - Professional), przeznaczonego dla dużych instytucji publicznych. W każdym z tych pakietów można wyróżnić moduły funkcjonalne, które pozwalają na:

- zarządzanie dokumentami

- zarządzanie kartotekami

- wyszukiwanie dokumentów i kartotek

- przedkładanie dokumentów i kartotek

- śledzenie przepływu dokumentów i kartotek

- archiwizację

- tworzenie raportów

- obsługę słownika słów kluczowych.

Obecnie na świecie działa już kilkaset instalacji oprogramowania RecFind, głównie w krajach anglosaskich - w Australii, USA i W. Brytanii. Pierwszą z nich założono w 1986 r. - obecnie największe instalacje (oparte na Unix - na platformie m.in. Sun, Unisys, HP, Pyramid, Sequent, IBM, AIX, SCO) liczą setki terminali i obsługują setki megabajtów danych. Korzystają z nich takie organizacje jak The Federal AirPort Corp., The Victorian Departament of Health & Community Services czy Queensland Lands Departament.

Systemy RecFind opracowano dla MS-DOS, Windows, Unix i AS/400. Mogą współpracować z sieciami obsługiwanymi przez Windows for Workgroups, Windows NT, NetWare, Unix i AS/400. Możliwa jest współpraca z wieloma bazami danych, w tym także z bazami rozproszonymi. Dla najprostszych zastosowań korzystających z MS-Windows wystarcza komputer PC z procesorem 386SX, 20 MB wolnego miejsca na dysku twardym, 4 MB RAM oraz MS-Windows 3.1 i MS-DOS 5.0. Firma Mikrokom oferująca programy RecFind na rynku polskim prowadzi prace na pełną polonizacją całego pakietu.

Warto jeszcze dodać, że system pracuje korzystając z architektury klient/serwer, przez co np. można wykorzystywać protokół TCP/IP do komunikacji wersji Windows z serwerem Unix. Liczba stacji roboczych, które mogą być dołączone do bazy danych jest wtedy ograniczona tylko możliwościami sieci i serwera.

RecFind wyposażono w system haseł dostępu do programu, w hasła dostępu do jego poszczególnych funkcji oraz w dziesięciopoziomową hierarchię uprzywilejowań użytkownika. Dostęp do każdego ze zbiorów jest wyznaczony przez 6-znakową maskę dostępu.

Cena typowej konfiguracji RecFind for Windows for PC Networks dla 32 użytkowników korzystających z jednej bazy danych wynosi 9450 USD. W ramach tej ceny wliczone są podstawowe usługi serwisowe. Obecnie istnieje możliwość skorzystania z ceny promocyjnej (ok. 6 tys. USD - zaś dla instytucji rządowych ok. 3 tys. USD). O

pierwszych wdrożeniach systemu RecFind w kraju postaramy się jeszcze napisać.