Wielowalutowy dwujęzyczny system finansowo-księgowy

Gdy w styczniu kończyliśmy prace nad naszym nowym produktem natrafiliśmy w Computerworld nr 2/94 na wyjątkowo ciekawy artykuł ''Opis systemu Finansowo-Księgowego''. Specjaliści firmy Hogart przedstawili w nim cechy jakimi winien się charakteryzować dobrze zrobiony program finansowo-księgowy FK. W nawiązaniu do tego tekstu chciałbym omówić wybrane aspekty systemu finansowo-księgowego Biura Projektowania Systemów Cyfrowych, którego większość rozwiązań jest zbliżona do zaleceń Hogart, inne zaś wydają się nam szczęśliwsze.

Gdy w styczniu kończyliśmy prace nad naszym nowym produktem natrafiliśmy w Computerworld nr 2/94 na wyjątkowo ciekawy artykuł 'Opis systemu Finansowo-Księgowego'. Specjaliści firmy Hogart przedstawili w nim cechy jakimi winien się charakteryzować dobrze zrobiony program finansowo-księgowy FK. W nawiązaniu do tego tekstu chciałbym omówić wybrane aspekty systemu finansowo-księgowego Biura Projektowania Systemów Cyfrowych, którego większość rozwiązań jest zbliżona do zaleceń Hogart, inne zaś wydają się nam szczęśliwsze.

Nasz system FK jest przeznaczony dla przedsiębiorstw produkcyjnych, handlowych i usługowych. Jego dzisiejsza postać jest efektem sześciu lat doświadczeń zespołu BPSC. Na jakość oprogramowania wpłynęli także użytkownicy opracowanych wcześniej systemów, którzy przekazywali swoje uwagi i sugestie. W ten sposób powstał system obsługujący dział księgowości i dostarczający dyrekcji zestaw użytecznych raportów.

Specjalne cechy systemu to możliwość prowadzenia ksiąg w złotych i walutach obcych oraz obcojęzyczne sprawozdania. Zależnie od życzen dostarczamy program w wersjach polsko-angielskiej, polsko-niemieckiej, polsko-francuskiej, polsko-włoskiej i polsko-hiszpańskiej. Użytkownicy mogą na własną rękę zmienić język na każdy inny oparty na alfabecie łacińskim.

Wprowadzane informacje tworzą bazę danych, która pozwala analizować sytuacje poszczególnych jednostek organizacyjnych i całego przedsiębiorstwa. W ten sposób system staje się narzędziem zespołu kierowniczego firmy. W prosty sposób otrzymuje się informacje o kosztach i rentowności - syntetyzowane na różnych poziomach i profilowane zgodnie z potrzebami. Dane kosztowe mogą być przedstawiane w podziale na waluty.

Przy szerokim zapotrzebowaniu na informacje finansowe konieczne jest limitowanie dostępu do systemu różnym grupom osób. W naszym systemie selektywnym dostępem steruje administrator systemu, przyznając użytkownikom prawa do korzystania z wybranych opcji. Szczególną ochroną objęte jest wprowadzanie danych. Aby uruchomić te opcje, operator musi podać swój kod identyfikacyjny. Jest on odnotowywany wraz z każdym zarejestrowanym dekretem. Dzięki temu administrator, kierownictwo i audytorzy mogą kontrolować przebieg każdej operacji finansowej.

Koniecznymi warunkami przydatności systemu są aktualność, szczegółowość i prawdziwość wprowadzonych danych. Wielowalutowość i dwujęzyczność są w pełni przydatne po dostosowaniu programu do wymogów przedsiębiorstw z udziałem kapitału zagranicznego. Z tych powodów przewidzieliśmy możliwość dowolnego określania początku i długości roku podatkowego.

Aby zapewnić aktualność informacji, system zezwala na wprowadzanie danych za bieżący i przyszły okres rozrachunkowy.

Dowody księgowe są pogrupowane w rejestry, co podnosi wydajność pracy operatorów i poziom poprawności danych.

Do systemu wbudowaliśmy rozmaite ułatwienia, np. możliwość automatycznego tworzenia dekretów na konto przeciwstawne, automatyczne generowanie dowodów stornujących, generowanie dowodów wg wzorców itp. Z praktyki wiemy, że nadmierna standaryzacja wprowadzania danych prowadzi do zbędnych usztywnień. Dlatego też wszystkie te automaty można w dowolnym momencie włączać i wyłączać.

Dekretacja odbywa się na najniższym poziomie analityki, a agregację wykonuje system. Jest to ważne, gdyż plan kont może zawierać konta rozbudowane do sześciu poziomów.

Wprowadzone dowody księgowe można przeglądać, poprawiać i usuwać. Dopiero po ostatecznej akceptacji system przekształca je w zapisy księgi głównej. Zdarzają się przedsiębiorstwa, w których operacje księgowania wykonuje się dość rzadko. Umożliwiliśmy więc tworzenie dodatkowych zestawień opierając się na dokumentach zaksięgowanych z wykorzystaniem dowodów jedynie zarejestrowanych.

Wraz z rejestracją należności, zobowiązań i zapłat podaje się dodatkowe informacje, które w korespondencji z katalogiem kontrahentów pozwalają efektywnie analizować stan rozrachunków. System daje możliwość zapoznania się z przebiegiem każdej transakcji. Specjalne procedury pozwalają śledzić bieżącą wielkość odsetek za zwłokę. Można też symulować skutki decyzji o wstrzymaniu regulowania rozrachunków wobec wybranych grup kontrahentów i w różnych okresach. Należności i zobowiązania można analizować niezależnie bądź łącznie. Otrzymuje się w ten sposób dane o rozrachunkach z wybranymi lub wszystkimi kontrahentami. Faktury VAT, rachunki uproszczone oraz przelewy bankowe, monity i wezwania do potwierdzenia sald drukowane są automatycznie.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200