Poczta elektroniczna staje się medium komunikowania się dla coraz większej liczby ludzi. Nie wszyscy jednak są świadomi, że jest to inna forma przekazu niż list, faks czy teleks, choć podobna do tych trzech sposobów.

Być może nadejdzie taki dzień, że każdy z nas bez swojego e-maila nie będzie już pasował do dobrego towarzystwa. Wzrasta liczba przedsiębiorstw i nawet mniejszych firm, w których poczta elektroniczna staje się podstawowym środkiem obiegu informacji. Tych, których stać na posiadanie konta w Internecie, mogą zasięg swego komunikowania się rozszerzyć na cały świat. Warto więc wiedzieć, jak należy pisać poprawnie listy w postaci elektronicznej.

Po piewsze trzeba stale pamiętać, że najważniejszą zaletą e-maila jest łatwość i szybkość komunikacji. Przede wszystkim treść i jasność przekazu, a dopiero na końcu forma. Poczta elektroniczna to swoistego rodzaju dialog, bliższy rozmowie telefonicznej niż wysłaniu faksu.

Pojedyncze literówki czy inne błędy powstałe skutkiem pośpiechu, nie do przyjęcia w "papierowej" korespondencji, tutaj są całkowicie na miejscu. Nie znaczy to, że w ogóle można nie dbać o estetykę i wygląd, ale jest to w poczcie elektronicznej sprawa drugorzędna i można liczyć na pobłażliwość odbiorcy (odpłacając mu rzecz jasna tym samym). Powyższe uwagi niestety nie odnoszą się do błędów ortograficznych - te niezależnie od okoliczności są nie na miejscu i zawsze należy ich unikać.

Korespondencja prywatna i tutaj rządzi się swoimi prawami, ale pewna prostota (by nie rzec oschłość) płynąca z samej natury elektronicznego przekazu "gołych" znaków ASCII, pozwala na uproszczenie i skrócenie formy wypowiedzi.

Mając na uwadze, że nasze listy mogą być czytane na bardzo różnym sprzęcie, znaki specjalne należy wprowadzać tylko wtedy, gdy odbiorca rzeczywiście będzie w stanie je przeczytać. Jeśli nie wiemy jakim komputerem dysponuje odbiorca, to należy sformatować naszą przesyłkę, odpowiednio dzieląc linie, tak by nie przekroczyć 60 czy 80 znaków w wierszu (klawiszem Enter wprowadzać należy explicite znaki końca linii).

Wreszcie last but not least poczta elektroniczna, choć bliska rozmowie telefonicznej, pozwala inwestować w nią tylko tyle czasu ile trzeba - nikt nie ma tutaj możliwości by nas zagadywać. Rozwój sztucznej inteligencji przyczyni się do pojawienia się w najbliższym czasie programów do obsługi poczty, zdolnych do dość krytycznej wstępnej selekcji przychodzących listów, co zaoszczędzi nam wiele zbędnego wysiłku, wykonywanego przy codziennej segregacji własnego mailboxa.

Przykazania

E-mail jest językiem pisanym. Warto więc mieć w pamięci przykazanie jednego ze znanych pisarzy: "Z tekstu należy zawsze wyrzucić to, co większość czytelników z reguły omija". Komentarz jest tutaj chyba zbyteczny - pisać trzeba tylko to, co warte jest lektury. Treść listu powinna być jasna dla czytelnika już od samego początku - przy dłuższych przesyłkach warto wprowadzić na pierwszej stronie jego streszczenie, a przy krótszych tytuł listu (czyli pole subject:).

Dobry e-mail może wiele skorzystać dzięki stosowaniu innych zasad dobrego pisania w ogóle (np. co może z pozoru brzmi trochę dziwnie, czasem warto zastanowić się jak brzmią słowa ustawione obok siebie tworzące zdanie - człowiek czytając list czy książkę częstokroć słyszy w swym umyśle, to co czyta). Trzeba pamiętać o tym, by unikać powtórzeń (słownych i stylistycznych), co pozwala czytelnikowi łatwiej skupić uwagę.

W e-mailu można nierzadko spotkać się ze swoistym żargonem i warto poznać pewne zwyczaje bądź mile widziane dodatkowe elementy listu, jak np. sygnaturę listu. Jest to plik tekstowy dołączany na końcu własnej przesyłki, z podpisem i może jakimiś wzorkami czy hasłem, pozwalający jednym rzutem oka rozpoznać nadawcę, a listowi nadaje niepowtarzalny charakter. Swoimi prawami rządzą się tzw. listy dyskusyjne i grupy zainteresowań (jak się człowiek znajdzie w nowym towarzystwie, to zanim coś zrobi, powinien zobaczyć jakie panują tam zwyczaje).

E-mail łagodzi obyczaje. Prostota i pewne odformalizowanie treści przekazu walnie przyczynia się do ocieplenia stosunków międzyludzkich. Listu wysłanego tą drogą wprost nie wypada kończyć oficjalnym "z poważaniem" czy podobnym zwrotem, ale w jakiś sympatyczniejszy sposób.

Miłego pisania