Pośród programów, które pozwalają na komputeryzację pracy Urzędu miasta czy gminy, moduł wspomagający pracę Urząd Stanu Cywilnego wymaga homologacji Ministerstwa Spraw Wewnętrznych. Zezwolenia na dopuszczenie takiego oprogramowania na terenie kraju, wydaje Departament Społeczno-Administracyjny MSW.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, komputerowy system obsługi USC powinien być w pełni szczelny i niezależny od połączeń zewnętrznych - jedyną formą transmisji danych może być rozsyłanie zawiadomień na zewnątrz, do innych USC i do Systemów Ewidencji Ludności oraz ew. Urzędu Statystycznego. Ze względu na swoją przepisową hermetyczność oprogramowanie dla USC jest często oferowane jako pojedynczy moduł.

Na styczniowych Targach Komputer Expo '94 w Warszawie można było zapoznać się z pracą dwóch pakietów wspomagających pracę USC - jeden z nich to System Komputerowej Rejestracji Aktów Stanu Cywilnego ESOUSC firmy Biuro Obsługi Eksportu ESO (Łomianki tel. 633 60 31 w. 229, 232), zaś drugi to System USC, który oferowała firma Bull Polska (Warszawa, tel. 48 55 63).

System ESOUSC został dopuszczony jako pierwszy do instalacji (listopad 1992 r.) i jest już zainstalowany w kilkunastu urzędach na terenie kraju. We Wrocławiu, Warszawie Śródmieściu i Krakowie zbudowano instalcje, które liczą ok. 10 stanowisk każda. Pozostałe wdrożenia są przeważnie jedno - lub kilkustanowiskowe. Warto przy tej okazji zaznaczyć, że USC Warszawa Śródmieście zawiera wiele danych archiwalnych, które pochodzą z terenów obejmujących Kresy Drugiej Rzeczypospolitej, jednak system ESOUSC wykorzystuje się tam przede wszystkim do prac bieżących.

Jak nas poinformowano na stoisku twórcy ESOUSC, ogromną zaletą systemu jest znaczne zwielokrotnienie liczby obsługiwanych przez personel USC petentów. Urzędniczka która w USC wypisuje odpowiednie świadectwa i zaświadczenia, przed wprowadzeniem komputeryzacji potrafiła w ciągu godziny z trudnością obsłużyć 4 osoby - dzięki Systemowi ESOUSC potrafi bez zbytniego pośpiechu przyjąć 15 osób.

Jest to możliwe dzięki takim właściwościom systemu jak: automatyzacja wydruków odpisów pełnych i skróconych, prowadzenie bazy danych (Btrieve) wprowadzanych aktów, automatyczne wyszukiwanie zapamiętanych aktów wg różnych zadanych kryteriów, tworzenie różnorakich zestawień oraz (co może mieć miejsce w przypadku już istniejących archiwów) możliwość przeszukiwania jednym poleceniem danych niepełnych (skorowidzów) razem z aktami pełnymi.

Ze względu na ochronę danych stacje robocze systemu pozbawione są napędów dyskietek i portów szeregowych. Wszystkie dane są przechowywane jedynie w komputerze głównym w kopiach archiwalnych. Aby zminimalizować obszar w pamięci masowej, jaki zajmują wszystkie dane, wykorzystuje się słowniki informacji. Przykładowo, nazwisku Kowalski przypisany jest krótki, słownikowy symbol, dzięki czemu wszystkie akta Kowalskich zajmują niewiele miejsca na dysku. Jeden akt stanu cywilnego zajmuje mniej niż 1 kB na dysku. Cena omawianego oprogramowania to ok. 1000 USD/stanowisko całość pracuje w trybie tekstowym.

W trybie graficznym, pod kontrolą środowiska Windows pracuje System USC, oferowany przez Bull Polska. Jak dowiedzieliśmy się podczas Komputer Expo '94 homologacja na wykorzystanie systemu została wydana przez MSW zaledwie na kilka dni przed wystawą. Pakiet ten będzie na pewno uzupełnieniem zapowiadanego przez Bull i ZETO Koszalin, komputerowego systemu zarządzania miastem i gminą, SEZAM ukaże się na rynku w drugiej połowie 1994 r., opis SEZAMU - patrz CW 4/128). O zaletach pracy w środowisku Windows świadczy rosnąca popularność tego systemu. Dzięki tym zaletom, obsługa Systemu USC jest w miarę łatwa i szybka. Program przeznaczono do pracy na komputerach klasy IBM AT lub PS/2 (z procesorem 386, 486 oraz Pentium) wyposażonych w DOS 5.0 lub wersje późniejsze i Windows 3.1. System USC potrzebuje min. 2 MB RAM - zalecane jest 4 MB RAM lub więcej. Jest to program, który zaczyna dopiero karierę - jak przystało na tematykę związaną z USC możemy mu życzyć wszystkiego najlepszego na nowej drodze życia.