Wyobraźmy sobie, że jesteśmy właścicielami sieci punktów sprzedaży i potrzebujemy oprogramowania, które pozwoli nam na kontrolowanie gospodarki magazynowej w naszej firmie. Znamy się trochę na komputerach (przynajmniej wg naszego mniemania), ale osoby, które będą się zajmować kontrolą, nie mają o nich zbyt dużego pojęcia. Mamy więc nie lada orzech do zgryzienia, choć być może lekarstwem na nasze problemy okaże się - program wspomagający obsługę małych firm, który ma wdzięczną nazwę Hermes.

Instrukcja i instalacja

Wersja dystrybucyjna pakietu Hermes zawiera oprócz dwóch dyskietek dobrze opracowany i starannie wydany podręcznik użytkowania. Znajdujemy w nim także kopertę z numerem licencji i kodem aktywującym oraz kartę zgłoszeniową i umowę licencyjną, gwarantującą możliwość zakupu kolejnych wersji po korzystniejszych cenach. Instalacja pakietu nie sprawia żadnych kłopotów, zaś cenną jego własnością jest możliwość użycia "warunkowego kodu aktywującego", umożliwiającego wypróbowanie programu przez jeden miesiąc. Jeśli nam on nie odpowiada, po prostu zwracamy go, natomiast gdy mamy pewność, że jest odpowiedni dla naszych potrzeb, otwieramy kopertę i podajemy właściwy "kod aktywujący".

Pierwszy rzut oka

Podstawą działania programu Hermes są zasoby magazynowe firmy. Każde przyjęcie towaru i wydanie go z magazynu jest rejestrowane i stanowi podstawę do tworzenia różnych zestawień. Program w pełni obsługuje podatek VAT. Nie drukuje natomiast księgi przychodów i rozchodów ani też nie prowadzi pełnej księgowości firmy.

W Hermesic wszystkie dokumenty przechowywane są w postaci kartotek. Pakiet wykorzystuje następujące typy kartotek: magazynowe (wykaz magazynów, sklepów, akwizytorów), nazw towarów (wykaz nazw i indeksów towarów używanych w firmie), stanu magazynów (wykaz towarów znajdujących się w poszczególnych magazynach wraz z informacjami o ich liczbie i cenach), bilansu otwarcia (wykaz liczbowy towarów w momencie wdrożenia lub po operacji zamknięcia roku), dostawców, płatników/odbiorców, wierzycieli, dłużników, zakupów (zbiór archiwalnych PZ - dokumentów przyjęcia towarów do magazynu), przesunięć (zbiór archiwalnych MM - dokumentów przesunięcia towarów pomiędzy magazynami), faktur (zbiór archiwalnych faktur), zwrotów do faktur, zwrotów do PZ, koszty. Zgromadzone dane umożliwiają sporządzanie różnorodnych zestawień: np. dochodu, zysku, sprzedaży na paragony, faktur, PZ, MM, zwrotów, rozchodów-przychodów wszystkich towarów, sald wartościowych, stanów zerowych, stanów mniejszych niż minimalne, historii jednego towaru, obrotów z dostawcami i odbiorcami, chodliwości towarów, najważniejszych dostawców i odbiorców.

Inne właściwości

Oprócz programu głównego w skład systemu wchodzą także programy pomocnicze umożliwiające wprowadzenie danych o stanie początkowym magazynów, zakładaniu kont użytkowników i przydzielaniu im uprawnień oraz haseł. Można też archiwizować wszystkie bazy danych na dyskietki oraz porządkować dane na dysku w sytuacjach awaryjnych.

Program pozwala i na pracę w sieci lub w systemie jednostanowiskowym. Nie muszę chyba dodawać, że w obu przypadkach zabezpiecza dostęp do danych osobom nie upoważnionym, pozwalając na nadawanie zróżnicowanych uprawnień chronionych indywidualnymi hasłami. Daje też możliwość ewidencjonowania i sprzedaży towarów w jednej lub dwóch cenach zbytu (hurtowej i detalicznej), udzielania rabatów, stosowanie odroczonych form płatności, słowem - pozwala w pełni kontrolować to, co dzieje się w firmie.

Obsługa

Trzeba przyznać, że twórcom oprogramowania udało się w dużym stopniu zrealizować postawione przed sobą założenie: system jest na tyle prosty, że może go samodzielnie obsługiwać człowiek, który nie miał wcześniej kontaktu z komputerem. Obsługa programu jest logiczna. Nie sprawia nikomu kłopotu. Sterowanie pracą programu odbywa się poprzez wybór opcji z menu i wprowadzanie danych w odpowiednich formularzach. Oprócz aktualnie wykorzystywanego okna dla danych na samym dole ekranu mamy też umieszczoną linię aktywnych klawiszy, małego suflera zawierającego informację, co należy lub można zrobić oraz nazwę aktualnie wykonywanej akcji. System pomocy nie jest zbyt obszerny, ale w danej chwili mamy na ekranie wszelkie niezbędne do prawidłowej pracy informacje.

Program dzieli się na dziesięć modułów, pozwalających na szybkie i proste wykonywanie wielu operacji. Obsługa podobnych funkcji jest prawie taka sama. Pomaga to w nauce obsługi programu. Dostęp do poszczególnych części modułów jest realizowany poprzez klawisze funkcyjne.

O modułach

Cztery pierwsze moduły służą do sporządzania dokumentów: PZ, faktur, paragonów, MM, zwrotów. Sporządzone dokumenty stają się najpierw dokumentami roboczymi. Można je bez kłopotów poprawiać (dopisywać nowe towary, zmieniać ceny), drukować, anulować. Dopiero po zatwierdzeniu zmieniają status na archiwalny. Program automatycznie numeruje dokumenty.

W module piątym "Przegląd" znajduje się większość kartotek. Można je drukować i modyfikować.

Moduł szósty służy do sporządzania zestawień zgromadzonych w czasie działalności handlowej.

W module "Rynek" możemy dokonywać oceny rynku, analizując chodliwość towarów, dostawców wybranego towaru, najważniejszych dostawców i odbiorców.

W programie można też drukować ofertę handlową, a także etykiety na towary.

Podsumowanie

Wydaje się, że program Hermes może być dobrym rozwiązaniem dla małych i średnich firm. Jego obsłyga jest na tyle łatwa, że powinien sobie z nią poradzić każdy użytkownik. Dodatkowym ułatwieniem okazuje się także wprowadzenie przez producenta tzw. gorącej linii wsparcia technicznego.