Zamierzając zakupić zintegrowany system informacyjny, jesteśmy nastawieni na jego długotrwałą i udaną eksploatację, rozwiazującą większość problemów określanych jako tzw. 'wąskie gardła'. W związku z przewidywaną wieloletnią perspektywą pracy z tym produktem, oczekujemy od niego nowoczesnych rozwiązań, które również za parę lat nie będą trąciły myszką. Jeśli system ma funkcjonować w dużym zakładzie produkcyjnym, banku, bibliotece czy urzędzie, wówczas zakup wiąże się z niebagatelnymi wydatkami.

Jednoznaczny jest fakt, że nie możemy sobie pozwolić na nieudane zakupy, gdy w grę wchodzą tak ogromne kwoty. System ma funkcjonować przez wiele lat, przynosić korzyści z jego zastosowania i na pewno nieprędko będzie nas stać na zakup innego, w przypadku popełnienia błędu przy wyborze produktu. Chcąc uniknąć przypadkowego i nieracjonalnego wyboru, należy przedsięwziąć kroki przygotowawcze, związane z pewnymi kosztami i wkładem pracy, ale dające realne podstawy aby sądzić, że wszystko zostało przeprowadzone zgodnie z kanonami sztuki. Przedsięwzięcie to nazwane projektem zakupu systemu informacyjnego wydłuży nieco czas podejmowania decyzji o wyborze produktu, lecz jednocześnie zminimalizuje możliwość podjęcia błędnej decyzji. Należy zdawać sobie sprawę, że im bardziej kompleksowo traktujemy problem komputeryzacji, tym dokładniej należy zaprojektować zakup systemu. Można powiedzieć, że kłopoty wynikające z niedopasowania systemu do naszych pierwotnych założeń, są proporcjonalne do jego złożoności. Nie byłoby to tragedią, gdyby złożoność produktu nie była odzwierciedlona w jego cenie.

Projekt powinien być realizowany wg ustalonego harmonogramu. Poniżej przedstawiono kolejność etapów projektu:

Faza 1. Powołanie zespołu specjalistów i wyznaczenie głównego koordynatora prac.

Faza 2. Opracowanie harmonogramu prac z określeniem terminów realizacji poszczególnych etapów.

Faza 3. Sformułowanie wymagań wobec systemu.

Faza 4. Penetracja rynku.

Faza 5. Kontakty z oferentami.

Faza 6. Wstępna selekcja.

Faza 7. Sporządzenie oficjalnego zapytania ofertowego.

Faza 8. Analiza własnego zaplecza informatycznego.

Faza 9. Analiza nadesłanych ofert.

Faza 10. Szczegółowe konsultacje z oferentami.

Faza 11. Organizacja pokazów.

Faza 12. Próba wyboru najlepszego systemu.

Faza 13. Ocena realiów finansowych.

Faza 14. Negocjacje finansowe z zaakceptowanymi oferentami.

Faza 15. Synteza.

Faza 16. Wybór docelowego systemu.

Faza 17. Opracowanie wstępnego projektu instalacji.

Faza 1. Powołanie zespołu specjalistów i wyznaczenie głównego koordynatora prac

Jest koniecznym krokiem jeśli spodziewamy się odnieść sukces, tzn. wybrać system dla nas najlepszy. Wiadomo, że nikt nie jest na tyle uniwersalny, aby znać wszystkie aspekty wiążące się ze specyfiką informatyzacji dowolnej gałęzi życia. Dlatego też zespół taki powinien składać się mniej więcej w równych proporcjach z informatyków i przedstawicieli merytorycznych zastosowań. W gronie tym zaznaczają się dalsze podziały, gdyż informatycy, podobnie jak i specjaliści, reprezentują różne zakresy wiedzy. W tym, wydawałoby się dosyć przypadkowym tworze ludzkim, jest jednak duża siła wynikająca właśnie z różnorodności. Każda osoba dostrzega problemy ze swojego subiektywnego punktu widzenia, co pozwala na ich sygnalizowanie i dyskusję.

Zespół reprezentuje w pełnym rozumieniu tego słowa demokrację i wzajemnie wyrażane poglądy są korygowane na forum grupy. O tym, aby demokracja w grupie nie przerodziła się w chaos, decyduje przewodniczący, który jest koordynatorem działań całości.

Kogo wyznaczyć przewodniczącym? Wskazane jest aby była to osoba akceptowana przez wszystkich uczestników grupy, wzbudzająca szacunek, ale nie strach. Dlatego nie powinien zajmować tego stanowiska nikt z przełożonych, gdyż z racji panujących relacji kierownik-pracownik mógłby w sposób pozaformalny blokować niewygodne dla niego posunięcia. Powinien być nim specjalista o ugruntowanej pozycji i najlepiej jeśli jest to osoba z zewnątrz, nie uwikłana w lokalne układy. Musi miećpredyspozycje menedżerskie, aby sprawnie kierować pracą grupy. Pożądane jest aby był to informatyk dowolnej specjalności, gdyż większość prac projektu wymaga przede wszystkim podejścia informatycznego. Dobór pozostałych specjalistów w grupie nie musi być ograniczony tylko do osób reprezentujących zainteresowaną stronę. Nieraz wskazane jest pozyskanie osób z zewnątrz, zwłaszcza gdy brakuje odpowiednich specjalistów na miejscu. Aby praca grupy przyniosła konkretne efekty należy określić sposób egzekwowania wykonawstwa prac od głównego koordynatora. Ten z kolei musi określić sposób kontroli realizowanych zadań przez członków grupy.