Codziennie widzimy samochody z ogromnymi napisami Pepsi rozwożące napoje do setek sklepów. Podstawową zasadą dystrybucji, przestrzeganą w General Bottlers, jest odwiedzanie klientów zawsze o tej samej porze.

W Polsce General Bottlers jest właścicielem 7 centrów dystrybucyjnych i trzech satelitarnych, a także wespół z PepsiCo Trading - współwłaścicielem zakładu produkcyjnego "Źródło Pniewy". Obecnie GB zatrudnia w Polsce 700 osób i obsługuje 35 tys. odbiorców. System obsługi jest taki sam jak w USA: każdy klient ma ustalony precyzyjnie termin wizyty sprzedawcy, zawsze tego samego dnia tygodnia i o tej samej godzinie, ponadto każdy klient ma możliwość wyboru produktów (z 40 oferowanych obecnie) na miejscu, w momencie zakupu. Zainteresowanie GB polskim rynkiem jest uzasadnione. Stały wzrost gospodarczy i względna stabilność polityczna pozwoliły kierownictwu firmy poważnie pomyśleć o polskim rynku: osiągnięcie zachodnioeuropejskiego poziomu spożycia napojów chłodzących oznacza roczny wzrost sprzedaży o ok. 8,5 mld butelek 0,25 l do roku 2000.

Główne problemy

Do produkcji napojów potrzeba przede wszystkim dobrej wody. Ujęciem spełniającym wysokie wymagania PepsiCo okazało się Źródło Pniewy w Pniewach k. Warszawy. Tutaj odbywa się ściśle kontrolowany proces rozpuszczania koncentratów i wzbogacania ich w odpowiednią ilość dwutlenku węgla. Tutaj jest także rozlewnia. Stąd napoje trafiają do centrów dystrybucyjnych, skąd rozwożone są do poszczególnych odbiorców, którzy mogą decydować o ilości i zakupionym asortymencie na miejscu, w momencie zakupu, mając dodatkowo ten komfort, że samochód dostawczy - ruchoma filia dużego magazynu odwiedza ich zawsze o tej samej porze.

Dystrybucja napojów to także ogromne ilości opakowań zwrotnych. Aby zachować płynność sprzedaży, należy śledzić na bieżąco nie tylko ilości towarów w magazynach i ruch opakowań zwrotnych. Równie ważny jest problem śledzenia przepływu gotówki, a także bieżące informacje o dłużnikach: kto, ile i od jak dawna zalega z zapłatą. Dopiero wszystkie te informacje razem mogą dać pełny obraz o pracy, zasobach materialnych i finansach firmy.

Ted Kostecki obejując stanowisko Dyrektora Finansowego General Bottlers Poland wiedział, że bez odpowiedniego systemu codziennych rozliczeń, o sprawnym prowadzeniu firmy można będzie tylko pomarzyć.

Rozważając możliwość zainstalowania odpowiedniego oprogramowania wspomagającego zarządzanie firmą, wybrano system Platinum dedykowany raczej dla średnich i dużych przedsiębiorstw, sprawdzony już w USA. A poza tym, zagraniczni inwestorzy mają większe zaufanie do rodzimego oprogramowania.

Lokalizacja

Aby system w pełni odpowiadał potrzebom firmy, konieczne były pewne zmiany. Modyfikacji musiał ulec format wprowadzania danych - należało dostosować go do polskich warunków i specyfiki sprzedaży. Modyfikacji dokonał Qumak, na naszą prośbę - mówi Marek Korczak, Główny Księgowy General Bottlers - wprowadzając możliwość automatycznego uwzględniania wartości opakowań zwrotnych dla towarów wymagających takiej dystrybucji.

Pewnym problemem było także dostosowanie rejestru VAT (przestrzeganie sekwencyjności w wystawianiu rachunków) do specyfiki sprzedaży w General Bottlers. Przy setkach sprzedawców jest to dość kłopotliwe. Problem rozwiązano wprowadzając dwuczłonowe numery rachunków. Pierwszy człon to numer sprzedawcy (kierowcy) a drugi - kolejny numer rachunku. Przy wprowadzaniu tej informacji do systemu, specjalny moduł (napisany przez programistów Qumaka) dokonuje samodzielnie rejestracji w taki sposób, aby wszystko było zgodne z polskimi przepisami fiskalnymi.

Kolejne ulepszenie wprowadzone przez Qumak, to możliwość sporządzania dziennych raportów wyłącznie na potrzeby działów marketingu. Standardowo Platinum pozwala na generowanie raportów z danych już zarejestrowanych. Czasem jednak mogą zdarzać się opóźnienia we wprowadzaniu danych i ich wspólnej rejestracji (spowodowane np. długotrwałym brakiem prądu). Qumak dopisał odpowiedni moduł, który umożliwia sporządzanie dziennych raportów z jeszcze nie zarejestrowanych danych. Dopisano także moduł ułatwiający rozliczanie kierowcy z wielkości dziennej sprzedaży i kwoty uzyskanej z dziennej sprzedaży gotówkowej.

W praktyce

Ze względu na ogromną skalę sprzedaży, a co za tym idzie dużą ilość faktur, sprzedaż odseparowaliśmy od centrali. Odpowiadają za nią oddziały - mówi Marek Korczak - one zarządzają systemami kontroli magazynów i spływu środków pieniężnych. Zarówno moduł Należności obsługujący fakturowanie i raportowanie należności, jak i moduł Gospodarki Magazynowej, ilościowo i wartościowo kontrolujący ruchy magazynowe, znajdują się w oddziałach. W sensie informatycznym, każdy z oddziałów traktowany jest jako odrębna firma, wszystkie informacje od niej otrzymane przechowywane są bowiem w oddzielnym zbiorze plików Btrievowskich. Dane z oddziałów, Platinum bez problemów integruje z Księgą Główną w Centrali, co jest szczególnie cenną własnością pakietu. Z oddziałami rozliczamy się raz w miesiącu, chociaż planujemy przejście na cykl dwutygodniowy. Chcemy w ten sposób zachować płynność przetwarzania danych, pomimo stale wzrastającej sprzedaży. Comiesięczne zamykanie ksiąg unieruchamiało nasz serwer na zbyt długo i musieliśmy zmienić procesor (i486DX2/66MHz) na Pentium, co chwilowo rozwiązuje nasz problem. W przyszłości oczywiście nie wykluczamy unowocześnienia naszego sprzętu - stwierdza Marek Korczak.