Przemysł komputerowy traci każdego roku miliony dolarów w wyniku nadmiernych zapasów. Oto kilka sposobów, w jakie zachodnie firmy usiłują rozwiązać ten problem.

Szybkość technicznych innowacji i obniżające się ceny produktów, to główne czynniki ogromnego rozwoju przemysłu komputerowego w ciągu ostatniej dekady. Jednak te same czynniki są odpowiedzialne za to, że przemysł ten jest szczególnie podatny na powstawanie nadmiernych zapasów.

Producenci, dystrybutorzy i sprzedawcy poświęcają wiele wysiłku, by wytłumaczyć użytkownikom, że potrzebują najnowszych i najnowocześniejszych produktów. Problemy nie sprowadzają się do półek pełnych wczorajszego towaru. Sprzęt i oprogramowanie, które jeszcze kilka miesięcy wcześniej zajmowały pierwsze pozycje na listach rankingowych, nagle stały się kłopotliwe, a ich nadmierne zapasy powodują ogromne straty, które w całej branży osiągają rocznie mln USD. Straty spowodowane są zarówno sprzedażą tych produktów poniżej kosztów produkcji, jak i finansowaniem, magazynowaniem oraz innymi kosztami, jakie wymusza utrzymywanie zapasów powyżej optymalnego poziomu. Rodzi się pytanie czy koszty te są nieuniknione, czy też można się przed nimi zabezpieczyć.

Do pewnego stopnia problem wynika ze specyfiki branży. "Rynek zmienia się tak szybko, że trzeba to przyjąć jako fakt naturalny", mówi Nazir Jessa - dyrektor Luton, firmy zajmującej się sprzedażą Watford Electronics na terenie W. Brytanii. "Próbujemy minimalizować problem przez utrzymywanie zapasów na najniższym możliwym poziomie, ale nie zawsze się to udaje".

Puste magazyny, jako sposób na rozwiązanie problemu, mogą wydawać się atrakcyjne na papierze, ale inne czynniki zmuszają firmy do utrzymywania dużych zapasów bez względu na koszty i potencjalne ryzyko. Sprzedawcy muszą mieć pod ręką wystarczająco dużo produktów, by w pełni zapewnić pokrycie zamówień. Jeśli oni właśnie nie będą mogli dostarczyć produktu natychmiast, zrobi to ktoś inny. Konieczne jest również utrzymanie ciągłości zaopatrzenia. A jeżeli rabat czy specjalne oferty są możliwe tylko przy dużych zamówieniach, pokusa zapełnienia półek w magazynie jest nie do odparcia.

Problem utrzymywania zapasów dotyczy również dystrybutorów. Producenci rzadko spotykają się z luksusem produkowania na zamówienie. Warunki produkcji wymuszają na nich często utrzymywanie zapasów na poziomie zgodnym z prognozami sprzedaży danego produktu, a te nie zawsze są trafne. Natomiast dystrybutorzy bez zapasów nie mogą zapewnić szybkich i pewnych usług innym uczestnikom rynku komputerowego.

W innych, bardziej przewidywalnych gałęziach produkcji decyzje o utrzymywaniu zapasów mają mniejsze znaczenie. Jednak w branży komputerowej nikt nie może mieć pewnej wizji tego, co się wydarzy, więc i ryzyko utrzymywania zapasów jest o wiele większe. Posługując się nawet najlepszymi badaniami rynku, żadna firma nie może być pewna przyszłości, która zależy przecież od użytkowników końcowych. Stale rosnąca liczba konkurencyjnych produktów oznacza, że rynkowe przeboje jednego tygodnia już w następnym wypadają z konkurencji. Do tych problemów dochodzi jeszcze spadkowa tendencja cen. Jeżeli najnowsze rozwiązania techniczne są dostępne po coraz niższych cenach, stare produkty mają jeszcze niższą wartość i powodują dodatkowe straty.

Żródła niepokjów

Jest oczywiste, że problem przestarzałych zapasów jest przyczyną niepokoi w branży, szczególnie między sprzedawcami i ich dostawcami. Niektóre firmy, mimo obietnic, całkowicie odmawiają przyjmowania niesprzedanego towaru, czasami proponując dwukrotnie mniejszy od obiecanego zwrot kosztów. Dostawcy wzmagają swe wysiłki aby unikniknąć problemów w pracy ze swoimi sprzedawcami. "Jednym ze sposobów jest zwrócenie uwagi na moment, kiedy produkt kończy swe życie na rynku", twierdzi Peter Reay z Information Processing Systems, Toshiba Information Systems UK. Prowadzona przez firmę polityka ochrony cen pomaga sprzedawcom również wtedy, gdy sytuacja na rynku wymusza redukcję cen. "Jeżeli pomylimy się w naszych prognozach sprzedaży, Toshiba bierze to na siebie. Każdy sprzedawca, który kupił produkt w czasie pierwszych 60 dni, może otrzymać kredyt w celu skompensowania redukcji cen".

Jednak sprzedawcy nie są całkowicie usatysfakcjonowani. Zdaniem jednych, dostawcom zależy jedynie na tym, by sprzedać każdy produkt. Inni, choć bardziej zadowoleni z polityki ochrony cen, twierdzą, że mimo wszystko nikt nie jest w stanie przewidzieć, co stanie się, gdy na rynku pojawi się produkt innego wytwórcy. Wszystko to oznacza dla nich konieczność ograniczania zapasów. Dla sprzedawców zatem ostrożne zarządzanie zapasami oraz zręczne negocjowanie wzajemnych stosunków z dostawcami - to klucz do zminimalizowania problemu.

Brytyjska firma konsultingowa Dent Lee Witte współpracuje z wieloma dostawcami i sprzedawcami z branży komputerowej. Jej pracownik Kevin McGrath uważa, że ostatnio nastąpił znaczny postęp w zarządzaniu zapasami, będący, jego zdaniem, podstawowym zagadnieniem w zwiększaniu konkurencyjności sprzedawców.

Redukcja poziomu zapasów

Zdaniem dystrybutorów, poziom zapasów utrzymywanych przez sprzedawców znacznie zredukowano. W gruncie rzeczy wielkie zapasy nigdy nie były potrzebne. Kiedy sprzedawca otrzymuje zamówienie od użytkownika, nikt nie oczekuje od niego natychmiastowej dostawy i zazwyczaj ma dość czasu, by zamówić produkt u dystrybutora. W wypadku pilnych zamówień dostawa jest możliwa nawet w ciągu kilku godzin. Sprzedawcy, którzy zaopatrują się z pominięciem dystrybutorów muszą utrzymywać większe zapasy, ale i oni zredukowali znacznie ich poziom.

Duże firmy zajmujące się sprzedażą próbują czasami wpływać na politykę zaopatrzeniową. Przyjmując chętnie każdą liczbę produktów, stają się bardziej atrakcyjni dla dostawców, co daje im silną kartę przetargową w negocjacjach. Jeśli wiadomo, że firma nie przyjmuje z powrotem nie sprzedanych produktów, sprzedawca utrzymuje małe zapasy a produkt nie jest już tak łatwo dostępny dla użytkownika.

Sprzedawcy, zwłaszcza więksi, zaczynają dostrzegać własną rolę. Branża komputerowa przypomina tradycyjny handel detaliczny, gdzie pośrednik dyktuje warunki swojemu dostawcy. Sprzedawcy mają nadzieję wytłumaczyć większości dostawców, żeby oferowali produkty na pełny zbyt lub z możliwością zwrotu, co jest powszechne w Stanach Zjednoczonych, lecz niestety nie w Europie.

Kiedy półki są pełne

Mimo najlepszego zarządzania zasobami czy porozumienie z dostawcami, problemu zapasów przestarzałych produktów nie da się unknąć. Co więc, ma zrobić firma z produktami, które zalegają na półkach? Ważne jest szybkie zauważenie problemu. Jeżeli sprzedaż produktu ....., jego cena szybko maleje i im szybciej się go pozbędziemy, tym straty będą mniejsze. Regularne przeglądy zapasów wraz z cotygodniowymi raportami mogą pomóc firmie w uniknięciu kłopotów. Niestety, większość firm popełnia błąd, utrzymując zapasy i uważając, że ich wartość wzrasta. Z cenami zaś bywa tak, że rosną wolno, lecz maleją bardzo szybko.

Sprzedawcy są zgodni, że szybkie reagowanie jest konieczne. Jeżeli tylko zauważy się powiększanie zapasów, należałoby albo zwrócić je do producenta, albo zareagować szybką zmianą ceny. Jeśli okaże się, że zapasy są stanowią produkty już przestarzałe, konieczna jest znaczna obniżka cen, nawet do 30% kosztów. Niektóre firmy zajmujące się sprzedażą mają specjalne oddziały i stale opracowywane katalogi produktów przecenionych.

Kto kupuje nadwyżki zapasów

Sprzedawcy mają często stałych odbiorców przestarzałych produktów. Nie wszyscy chcą się nimi zajmować twierdząc, że mogą w ten sposób popsuć sobie reputację. Powstają za to inne firmy, specjalizujące się w kupnie przestarzałych zapasów i tworzeniu własnych kanałów ich upłynniania. W W. Brytanii należą do nich PST z Maidenhead i londyńska Morgan Computers. Morgan sprzedaje produkty użytkownikom bezpośrednio w swoich czterech punktach sprzedaży na terenie W. Brytanii. Powoduje to nakładanie na firmę pewnych ograniczeń ze strony producentów, obawiających się niekorzystnego wpływu tej działalności na sprzedaż aktualnych nowości. Stąd, w ogłoszeniach o sprzedaży, nie umieszcza się m.in. nazwy producenta.

PST sprzedaje nadwyżki do krajów Europy Wschodniej, Środkowej i Afryki, z dala od głównych rynków producentów. Firma twierdzi, że znajduje tam ogromny popyt. Każdy produkt ma jakąś wartość i należy tylko znaleźć miejsce, gdzie da się go sprzedać.