Dzięki wsparciu dla XML, Microsoft Office 2003 umożliwi m.in. pełnotekstowe przeszukiwanie dokumentów i łatwe tworzenie formularzy.

Pojawienie się w najnowszej wersji Microsoft Office obsługi formatu XML jest wskazywane jako jeden z najważniejszych powodów do migracji do jedenastej już edycji programu, który oficjalnie otrzymał nazwę Office 2003. Uwzględnienie XML to kierunek niewątpliwie słuszny, umożliwiający zastosowanie pełnej gamy narzędzi i technologii powstałych wokół niego, w tym np. indeksowania, przeszukiwania lub dowolnego przekształcania plików opracowywanych przez niezależnych programistów.

Potencjalni użytkownicy nowej wersji Office chcieliby jednak wiedzieć, czego tak naprawdę mają się spodziewać. Interesujące jest w szczególności to, jakie korzyści można odnieść z translacji dokumentów na nowy format, na ile łatwe będzie przygotowanie wzorców dokumentów XML oraz w jakim stopniu nowy format ułatwi użytkownikom Office codzienną pracę: tworzenie, edytowanie, a zwłaszcza przeszukiwanie i analizowanie dokumentów.

XML w Wordzie

To że edytor Word 2003 obsługuje format XML widać już po otwarciu menu Plik. Funkcja Save As XML umożliwia zapisanie dokumentu - zarówno jego treści, jak i informacji o jego strukturze i stylu - w formacie XML, a dokładniej, w opartym na XML formacie WordML.

Polecenie Save as XML zawiera pole wyboru Save As Data Only, gdzie "Data" oznacza opis struktury pliku zgodny z regułami XML Schema. Wybranie tej opcji dla istniejącego dokumentu DOC spowoduje wyświetlenie ostrzeżenia, że dotychczasowe formatowanie zostanie utracone. Co więcej, w przypadku kontynuowania operacji zostanie zapisany pusty plik, gdyż dokument źródłowy nie zawierał żadnych informacji zgodnych z XML. Tak się bowiem składa, że transformacja do XML wymaga uprzedniej dostępności wzorców formatowania XML, będących odpowiednikami dotychczasowych plików z rozszerzeniem .dot.

Aby stworzyć wzorzec dokumentu w formacie XML, należy zdefiniować odpowiedni plik XSD - XML Schema Definition - opis struktury dokumentu zgodny ze standardem W3C XML Schema. Na razie jednak niewielu programistów może pochwalić się umiejętnością tworzenia poprawnych struktur XML. Na etapie modelowanie struktury dokumentów konieczna jest współpraca z ich późniejszymi użytkownikami, ci zaś dopóki nie zaczną korzystać z dokumentów XML, nie będą mogli pomóc w tworzeniu wzorców. Nie należy więc oczekiwać, że implementacja XML w Office przyniesie natychmiastowy efekt - wykorzystanie nowych możliwości to długotrwały proces.

Jeżeli jednak struktura dokumentu i typy używanych w nim danych zostaną już zapisane w pliku XSD, utworzenie wzorca w aplikacji Word jest łatwe. Wystarczy wybrać funkcje z menu: Tools/Templates/Add-Ins/XML Schema i skojarzyć strukturę pliku XSD z wybranym wzorcem dokumentu .dot.

Czy wprowadzenie XML pozwoli odwzorować wszystkie opcje formatowania dotychczas dostępne? Zapewne tak, pytanie tylko, ile czasu i wysiłku trzeba włożyć w przygotowanie i przetestowanie efektów translacji. Podczas tego procesu łatwo popełnić błąd. Przykładowo, jeżeli w pliku XSD dowolne pole zostanie zdefiniowane jako zwykły ciąg znaków nie obudowany znacznikami XML, podczas zapisu w formacie XML Data (w przeciwieństwie do WordML), informacje o jego formacie zostaną utracone.

Nowe możliwości Excela

Konwersja arkuszy Excel do formatu XML odbywa się podobnie jak w przypadku dokumentów edytora Word. Po otwarciu istniejącego szablonu należy samodzielnie stworzyć lub wykorzystać istniejący schemat struktury (plik XSD), a następnie powiązać odpowiednie pola istniejącego szablonu ze znacznikami w strukturze szablonu XML. W ten sposób powstaje gotowy wzorzec XML, np. szablon bilansu lub raportu.

Opracowanie formularzy i wzorców dokumentów XML również w przypadku Excela będzie zapewne procesem długotrwałym. Warto jednak podkreślić, że aplikacja była i jest wyposażona w bogaty zestaw narzędzi do analizy i interpretacji danych. Po wzbogaceniu jej w obsługę XML, użytkownicy uzyskają możliwość importowania zewnętrznych plików XML z wielu źródeł, w tym np. z baz danych, a następnie ich edycję i przetwarzanie przy użyciu wbudowanych w program mechanizmów przeznaczonych do kontroli poprawności danych w formacie XML, ich przeszukiwania czy sortowania.

InfoPath - edytor XML

Nowym elementem Office 2003 jest aplikacja InfoPath (dawniej XDocs) służąca do tworzenia, edycji i przeglądania dokumentów XML. Program ten będzie dostępny zarówno w pakiecie Office 2003 r., jak i oddzielnie.

InfoPath umożliwia także m.in. budowę dynamicznych formularzy zawierających zarówno dane, jak i logikę, np. funkcje automatycznej weryfikacji wprowadzanych danych na podstawie informacji zapisanych w bazie danych. InfoPath nie zastąpi zapewne Worda lub Excela. Może jednak okazać się przydatny do tworzenia nieskomplikowanych formularzy. Oprócz tego InfoPath może być przydatny do konsolidowania informacji zapisanych w formacie XML z różnych źródeł - innych aplikacji Office, usług dostępnych w Internecie, baz danych obsługujących format XML i innych programów.

Na razie nie wiadomo, czy InfoPath zostanie wprowadzony do wszystkich wersji Office 2003 czy tylko do niektórych.